二级教学管理体制下民办本科高校教务秘书队伍建设

冯楠

[摘要]随着办学规模的不断扩大，民办本科高校办学水平不断提高，推进二级教学管理是必然趋势。作为教学运行中具体执行和实施者，教务秘书在二级教学管理中占有重要的位置，其能力水平对教学管理有着很大的影响。规范民办本科高校二级教学管理，提高教学质量，建设一支高水平高素质的教务秘书队伍是关键。

[关键词]二级教学管理；教务秘书；队伍建设

一、民办本科高校教务秘书工作现状

（一）人员配备不足、职责不清、工作量巨大

由于民办本科高校办学条件和资金投入问题，教学条件和管理人员配备不齐全，教务秘书通常是一人身兼数职。民办本科高校通常每个院（系）仅配备一名教务秘书，不论是几千人的院（系）还是几百人的院（系）都如此。与公立院校相比人员明显配备不足，公立大学一般设有教学秘书、行政秘书和科研秘书等职务，在民办本科高校这些角色都由一人扮演。民办高校教务秘书既要承担日常教学管理工作，又要负责科研、行政事务等多种工作，同时承担行政职责和教学管理职责，往往成为院（系）小教务处和办公室负责人，这就造成教务秘书职责不清定位不明确。随着民办本科高校办学规模的扩大，教务处将二级教学管理工作重心下移，越来越多的工作任务交由学院（系）负责，但是教务秘书并没有相应的增加，这就导致工作量加大，工作起来力不从心。教学管理工作具有时效性的特点，教务秘书一个人承担多种工作分身乏术，严重影响学院各项教学措施的及时下达与执行，对教学管理工作造成很大的影响。

（二）业务水平不高，缺乏培训机会

教务秘书队伍流动性大，难以形成一支长期稳定的教学管理队伍。青年教师占绝大多数，缺乏教学管理工作经验。师范院校教育管理专业毕业后从事教务秘书工作的教师在教务秘书队伍里占的百分比很小，多由本科毕业或者研究生毕业后直接担任，很多人所学专业与所从事的教学管理工作不对口，缺乏教学管理理论知识。半数以上的教务秘书没有学习过专业的教学管理基础理论知识，对于现代化教学管理理念认识模糊，掌握不了教学管理的发展趋势和规律。教务秘书在上岗前也没有经过系统的培训，完全靠日常工作中个人经验摸索。在日常教学管理工作中大量繁杂的行政工作占用了大部分时间和精力，与学校行政部门、科研部门、教务处和学院内部的各个部门都有工作上的往来，高强度的工作量在心理上容易产生压力和焦躁情绪。教务秘书没有更多的时间去学习和思考教学管理工作改革方法与创新，更没有时间去撰写学术论文和科研课题研究。没有创新的教学管理理念就无法在实践中运用先进的教学管理方法和手段进行管理，如此往复陷入恶性循环中，长此以往会对教学管理质量造成很大影响。

（三）对教务秘书工作重视不够

大多数民办本科高校在管理过程中依然采用院级教务部门“一把抓”的集权式教学管理模式，二级教学管理只是流于形式，没有真正将权利下放到各二级学院。在二级教学管理过程中，教务处依然在教学管理过程中过多过细的参与日常教学管理工作。院（系）教务秘书往往沦为“传话筒”，仅仅起到传话的作用。民办本科高校更重视教师和学生的发展，不重视教学管理。教师和学生为主体，教务秘书是辅助者。与一线教师相比，民办本科高校教务秘书地位和待遇比较低。工作强度与待遇不成正比，造成心里不平衡辞职现象普遍。教学管理工作被视为行政日常工作，种种对教务秘书工作错误的认识和观念，直接导致其地位和作用不被重视。

二、教务秘书在民办本科高校二级教学管理中的重要作用

（一）领导的助手和参谋

民办本科高校实行二级教学管理体制，将管理权力和重心下移。更多的教学工作都是由院（系）完成的。由教务秘书配合院（系）主管教学工作的院长或者系主任开展各项工作。由于院（系）领导既要承担教学任务又要处理行政性实务，时间和精力有限，日常教学工作的具体实施者就是教务秘书。这就要求教务秘书发挥聪明才智，能够做好领导的助手和参谋。教务秘书在教学活动管理中，参与和协调各项教学活动，组织和实施教学计划，建立并归档教学档案。二级教学管理不仅仅是涉及到所在学院在的教师和学生，也与全校其他各行政部门和教学单位之间发生联系。所以在遇到各种教学问题时教务秘书就必须提供好的建议，做好本职工作完成各项教学活动的安排和落实，如培养方案设计、开课计划、教学任务落实、课表编排、考务工作、教学大纲教学日历编写、毕业论文毕业实习、实践教学等。教务秘书不能够仅仅是是机械地完成工作，要以饱满的热情主动完成。教务秘书身处教学管理第一线，获得信息快速准确，当发现各种教学问题时主动向领导反馈，避免工作被动出现教学事故。无论是做助手还是做参谋，都要强调一个“主动性”，当好助手和参谋，既要细心耐心更要创新，主动性与行之有效的工作方法缺一不可。

（二）信息的桥梁

在日常教学管理中，教务秘书作为学校和教师、学生之间的桥梁，具有“上传下达”的作用，及时准确的向学校和师生传递各种教学信息。要将学校、教务处的教学要求传达给院（系）师生，将教师和学生反馈的各种教学方面的问题和意见传递给院（系）领导和教务处。并积极收集教学中各个环节的反馈信息，对教学过程中出现的新情况进行调查研究。当有教师和学生有关于教学方面的诉求时，通常会第一时间反映给教务秘书。这就要求教务秘书有积极的工作态度，及时向领导汇报老师和同学的意见建议。密切关注事态的发展，为领导提供合理化建议。这也是构建和谐校园、和谐师生关系的关键。在教学运行中要协调好各院系、部门关系，协调教师的课程安排，最大程度化的合理利用教学资源，保证教学活动正常有序运行。

（三）为师生和教学服务的作用

教务秘书的日常工作离不开师生这个群体，良好的服务意识是开展工作的关键。教务秘书要与教师相互配合工作，得到老师的支持和理解信任。自觉建立服务意识，以饱满的热情主动为师生服务，利用一切教学资源为老师和学生的教学活动提供便利条件。当教师和学生在教学和学习时遇到困难时，应当及时给予帮助，像对待自己的事情一样尽心尽力地想办法解决问题。在与学生打交道时戒除焦躁情绪，尤其是考务工作与学生的切身利益息息相关，必须有高度的责任感和责任心。比如在试卷复查、各种考试信息咨询、查询重修补考成绩等工作中要有热情和耐心。本着“一切为了学生，为了一切学生，为了学生一切”的目标来进行服务工作。在为教师服务时，尽量在不违背教学规律的前提下，给教师提供工作上的方便。对任课教师提出的各种要求，如调串课、病事假等事情，努力解决，力争做到让大多数教师满意。在工资发放、福利待遇方面积极维护教师的利益，让老师安心上好每一堂课。

三、加强教务秘书队伍建设、规范二级教学管理

（一）思想和业务能力提高

民办本科高校的教务秘书任务多、工作量大、精神负担重。若没有过硬的业务能力容易造成工作漏洞，久而久之必酿成教学事故。只有熟悉二级教学管理相关内容和规章制度，才能做到有条不紊的管理日常教学工作。即使遇到突发事件也不会手忙脚乱，能够及时正确地处理各种情况。在现代化教育飞速发展的今天，二级教学管理对教务秘书的现代管理技术手段有了新要求。教务秘书应该能够熟练地使用各种教学管理软件，不但可以及时快速地获取教学信息，更可以省去传统的人工操作的重复工作，这样也有利于提高工作效率。

（二）组织协调能力提高

教务秘书在日常工作管理中，不仅要与所在院系师生、领导联系，又要与教务处、其他院系打交道。民办高校教务秘书工作性质的特殊性，不仅从事教学管理工作，还要处理一些行政方面的事物，这就需要与学校其他行政部门有工作上的往来。这就要求教务秘书善于协调各种关系，有处理突发事件的能力，具备良好的人际关系和团队协作能力。对于每天繁杂的日常工作有积极乐观的心态，遇到困难沉着冷静勇于担当。用科学的方法提高管理效率，用真诚赢得老师和学生的信任，牢固树立服务育人、管理育人的理念。

（三）创新发展能力提高

随着民办本科高校二级教学管理的逐步落实，对教务秘书的素质也有了更高的要求。作为院（系）一线教学管理人员，教务秘书必须从思想、业务能力和自身素养等各方面加强学习，跟上时代的发展。在学习《教育管理学》、《高校教学管理机制研究》等教学管理专业知识的同时，掌握国家下发的最新文件精神，例如通过对《国家中长期教育改革和发展规划纲要》等文件的学习了解最新教育改革和发展动态。在以就业市场为导向的今天，民办本科高校也在不断的调整办学理念，这就要求教务秘书也能成为一专多能的应用型人才。教务秘书应该积极参与各种科研项目和教学改革规划项目，撰写教育教学管理类的论文。要学以致用将理论运用于实践，在实际工作中得出发现问题解决，总结出一套适合自己的管理方法。在工作中具有创新思想、开拓意识，才能提高管理能力和创新能力，将教学管理工作打开新局面。

（四）提高工作地位、建立奖励机制

民办本科院校考评机制与公立院校相比不健全不合理，奖惩机制不区分岗位和岗位职责，对原本待遇就低的教务秘书更没有触动。在职称和学历方面教务秘书与教师没有区别，唯独工作地位和津贴待遇方面存在一定差距。付出的辛苦劳动与所得回报不成正比，会对教务秘书积极性产生很大影响。规范二级管理应制定合理健全的考核机制，不能单纯地将教师考核方式照搬到教务秘书身上，应该设立适合教务秘书的考核方法和奖励机制。提高教务秘书的工资待遇，充分调动工作积极性，使其全身心地投入到教学管理工作中去。

（五）提供多种途径的业务培训

民办本科高校应该重视教学管理人员的业务培训，尤其是教务秘书这种一线教学管理人员。应当将教务秘书培训纳入师资队伍培养中，有组织有计划地对教务秘书进行培养。提供和创造培训的机会，增加岗前培训，积极组织各种学术活动参观学习，与兄弟院校的同仁沟通学习先进的教学经验和理念，开阔教务秘书的眼界。这样既让教务秘书感到有尊重与信任，有良好的职业发展，又提升了个人素质和管理水平。

随着民办本科高校二级教学管理不断推进，对教务秘书的管理能力、业务水平、自身素质也有了更高的要求。规范二级教学管理，提高民办本科院校教学质量，教务秘书的能力水平是关键。教务秘书必须充分发挥主观能动性，对本职工作兢兢业业，努力提高业务能力和创新能力，跟上学院的发展成为一名优秀的教学管理人员。打造一支高效率高水平的教务秘书队伍，提高管理水平和效率，使民办本科高校二级教学管理规范化、科学化、现代化。