档案信息化管理措施

曹　晶

（中国石油化工股份有限公司华北油气分公司 档案管理中心，郑州 450000）

档案信息化管理措施

曹晶

（中国石油化工股份有限公司华北油气分公司 档案管理中心，郑州 450000）

在社会的发展变化中，信息作为最重要的资源之一，发挥着创造性的作用，而档案管理就是对信息整合、处理等一系列工作的总和，在信息化的今天所起到的作用也是无法取代的。但是档案管理自身具有的工作环节众多、工作量巨大等情况也阻碍了档案管理信息化工作的优化、完善。本文分析了档案管理信息化工作存在的问题，并提出了相应的解决措施，以供参考。

档案管理；管理信息化；信息

在信息时代下，社会中充斥着各种各样的信息，令人们眼花缭乱，无法辨别真假，无法及时准确地加以利用，因此，当前各个行业对信息管理的要求愈发严格。这使档案管理信息化工作面临着的重大机遇和挑战。因此，要加快档案管理信息化进程，促进档案管理信息化技术手段不断优化升级，发挥档案管理信息化的积极作用，满足人们对档案管理信息化的要求。

1　档案管理信息化

1.1档案管理信息化概述

档案管理的信息化是指在管理作为信息重要载体的档案时，全面地应用现代化的信息技术，如网络技术、图文技术等对档案信息资源进行安排、管理与配置并最终实现资源共享的过程。档案管理信息化是将原本的纸质版档案转化成电子数据予以保存，更好地实现了档案的保存，同时能够进行信息资料的自动化查取，从而达到为人民群众服务，推动社会向前发展的目的。

1.2档案管理信息化中存在的问题

首先是档案管理的信息化相比起传统的档案保存增加了安全风险。在网络的飞速发展之下，互联网的使用已经遍及社会的各个角落，在如此大面积使用之下，随之而来的就是网络安全隐患的增加。这会导致一部分不法分子伺机窃取、攻击甚至是篡改档案信息，这样的情况一直困扰着档案管理人员，威胁着人民群众。

其次是档案管理人员的素质差强人意。档案管理信息化工作自身的专业性和复杂性，使档案管理工作对相关人员的素质要求也在不断提高。而当前的实际情况是，档案管理工作人员的整体素质不高，管理意识不强，同时，档案管理信息化工作的方式方法与时代脱轨，不适宜于时代的要求。

最后是档案管理不够规范，信息质量不高。主要表现为档案名录细则不够细致、档案分类不够准确，对于档案标号没有统一的标准，在档案管理信息化工作的具体实施中常会带来更多的麻烦。另外，档案管理信息化后电子数据的易更改性和不稳定性等特征也降低了档案管理信息的最终质量，无法保证其真实性。

2　提高档案信息化管理的水平

2.1提高档案管理工作团队的整体素质

针对当前工作人员整体素质不高的情况，要做的不仅是逐渐培养他们的专业素质，加强他们的工作能力，还要建立更严格的选用机制，将真正有相关技术能力、高素质的人选到档案管理工作中。此外，还要借鉴国外成熟的技术和管理理念，并并在具体的实践工作中探索自身独具特色的工作道路。每一位档案管理工作人员必须熟练掌握电子档案的管理方法，相关的网络技术、图文表格技术等工作技能。从而正确判断档案保密程度和开放程度，保证档案分类、编号等工作的标准化，实现档案管理信息化在信息共享方面的积极作用。

2.2转变档案管理人员的思想态度

档案管理的重要性不言而喻，但是实际上一些从事档案管理工作的人，却并没有从内心重视这份工作。所以，应当加强对档案管理工作人员的思想教育，帮助他们理解自身行为对社会的重要性。唯有转变档案管理工作人员的思想态度，令他们从内心热爱档案管理工作，才能使工作人员注重自身工作行为的规范性和科学性，在整理有关信息时更加全面细致、小心谨慎。另外，还要培养档案管理工作人员的责任感，形成认真负责的工作态度，并要求工作人员始终以热情的态度进行服务。

2.3制定档案管理的统一标准，重视档案的安全问题

首先，要以国家有关部门的权力为依托，制定一个档案管理工作的统一标准，将实际操作中涉及的问题明确展现出来，对行业内所有单位的管理行为予以统一约束。以此令档案管理各个环节中电子数据可以实现真正的标准化和有效性。其次，要不断发展科技，对档案管理信息化工作进行改革创新，使档案管理的工作方式能够符合时代发展的要求，满足人民群众的需要。同时，还要将更成熟先进的科学技术应用到档案管理信息化工作中，提高管理工作的专业性。最后，就是要在政府的帮助下，令行业内更多的单位在进行档案信息化管理时配备足够专业科学的器材。

以上是针对档案管理信息化中存在的问题所提出的管理建议。但是保证信息化档案的安全性和真实性，还需要涉及统一协调所有的环节，使其相互协调配合，才能达到更好的效果。

3　结 语

在时代的飞速发展进步下，如何将信息更及时有效、真实安全地传达给人民群众是档案管理所面临的重要问题。笔者建议利用高科技技术实现档案管理信息化，使档案管理工作更全面、更高效，更好地为人民群众生产生活服务。因此，在实际工作中，要及时处理档案管理中存在的问题，不断革新档案管理工作方式方法，令档案管理工作顺应时代发展，发挥出应有的作用。

主要参考文献

［1］崔淑艳.浅谈档案管理信息化的必要性及管理措施［J］.黑龙江史志，2014（5）.

［2］赵万辉.高科技时期档案管理信息化的管理措施探讨［J］.黑龙江史志，2014（1）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.130

G270.7

A

1673-0194（2016）14-0179-01

2016-06-02