简析公务卡使用管理过程中的问题及对策

2016-12-31王娟瑛

财会学习 2016年10期

文/王娟瑛

简析公务卡使用管理过程中的问题及对策

文/王娟瑛

摘要：通过公务卡结算制度，能够对财政支出进行规范的管理，减少行政事业单位在现金支付方面使用的频率，从而达到加强财政监管的目的。事业单位要对公务卡的使用引起重视，从营造良好的刷卡环境，加强公务卡使用的制度建设，创新公务卡使用机制，强化公务卡使用规范等方面入手，切实提高公务卡管理的标准化程度。本文以公务卡结算制度的重要作用作为切入点，对公务卡使用和管理过程中存在的问题和加强措施进行了分析。

关键词：公务卡；使用管理；存在不足；加强措施

伴随经济建设速度的加快，我国财政支出的规模也显著增加。为了控制我国财政支出的规模，提高财政监管力度，我国政府推出了公务卡结算制度。通过公务卡结算制度，能够对财政支出进行规范的管理，减少行政事业单位在现金支付方面使用的频率，从而达到加强财政监管的目的。目前，公务卡结算制度已经在全国范围内得到了很好的推广。

一、公务卡结算制度概述

公务卡结算工作主要指的是在行政、科研等事业单位中，工作人员用来进行单位财政活动的信用卡。通常来说，商业银行根据事业单位的行政和规模对事业单位的授予对应的信用额度，事业单位的人员通过公务卡进行财务支付活动，事业单位负责对公务卡进行报销和还款，同时事业单位和商业银行共同对相关的财务活动进行实时的监督。

现代的信息化技术是公务卡使用和管理的重要技术基础，通过公务卡的使用，事业单位财务活动的规范性显著增强，同时还可以有效的提高事业单位财务活动的透明度，推进反腐倡廉建设。通过总结，公务卡的使用主要具有以下几个方面的重要作用。首先，公务卡的使用能极大的提高财政监管质量。事业单位的工作人员在进行刷卡消费时，消费的时间、地点以及消费的内容和金额都及时的被我国财政集中支付系统记录，从而使滥用公款的现象得到了一定的控制。其次，公务卡制度降低了现金的支付和使用频率，简化了事业单位的财务活动流程，减少了事业单位中凑票报销以及其他一些违规套现情况的发生。最后，公务卡的使用也为银行的发展提供了更广阔的空间。公务卡的使用能够完善银行卡的使用功能，同时代理银行也可以围绕公务卡开展更多的针对事业单位的金融业务，完善了信用卡使用体系［1］。

二、公务卡使用管理过程中存在的缺陷

（一）缺乏对公务卡战略作用的认识

当前，很多事业单位的工作人员都对公务卡的战略作用认识不够。首先，很多工作人员自身都办理了信用卡，因此，对于公务卡的使用比较排斥，处于怕麻烦的心理而不办理公务卡。其次，当前很多事业单位的公务人员出差应用较多的还是传统的消费方式，缺乏提前消费意识，同时担心单位的财务人员没有按时还款，造成资金的信用水平下降。最后，有的公务人员出于对泄漏个人信息的担忧而不办理公务卡［2］。

（二）公务卡的使用环境不够完善

公务卡的推行需要良好的使用环境，而目前我国公务卡的使用环境情况是不均衡的，特别是一些偏远地区，例如我国西部省市的偏远乡镇都缺乏刷卡条件，没有设置相应的POS机，从而导致不能使用公务卡。另外，一些小型的餐饮、酒店以及零售商店等，出于成本费用的考虑不愿意设置POS机，也给公务卡的使用造成了不便。

（三）公务卡的审核工作还要加强

目前，公务卡的审核管理工作还有较大的加强空间。当事业单位进行还款工作时，我国财政集中支付系统通常对公务卡的相关信息进行形式化的审查，而对报销的内容、用途等缺乏实质性的审查。另外，在原则上公务卡使用应该做到“专人专卡、一人一卡”，但当前我国有的事业单位在使用公务卡时，还存在一人使用多卡情况的存在。

（四）公务卡的使用范围还有待增加

公务卡的使用范围还有很大增加的空间。根据公务卡的使用规定，工作人员不仅要提供正规的发票，同时还要有刷卡凭证。而当前网络信息化技术非常发达，火车票、机票、酒店、饭店等的订购在网上就可以比较快捷的支付，而如果得不到签购单又无法进行报销，因此公务卡的使用还有待完善。

（五）对公务卡的监督管理有待加强

公务卡的使用能在一定程度上防止腐败情况的发生，但由于当前公务卡监督制度不够完善，因此公务卡的使用还存在较大的漏洞，例如公务人员可以通过和商家串通，达到虚开发票、公款消费等目的。

三、优化公务卡使用管理的途径

（一）宣传公务卡使用的重要作用

政府财政部门和事业单位要宣传公务卡使用的重要作用，从而提高事业单位工作人员对公务卡的认识。具体来说，宣传公务卡使用的手段包括网络宣传，图册宣传，开展公务卡使用专题讲座，对事业单位工作人员进行培训等。通过宣传，要帮助事业单位人员建立良好的公务卡使用习惯，为公务卡的使用营造良好的氛围。

（二）营造良好的公务卡使用环境

公务卡的使用需要良好的刷卡环境，因此政府部门要配合银行机构推广POS机的使用。尤其是对于我国经济不够发达的地区，例如我国中西部等偏远城镇的机场、车站、酒店、饭店、超市等都要设置POS机。政府可以通过减免手续费，适当补贴等方式来提高POS机的推广力度，从而为公务卡的使用营造良好的使用环境。

（三）提高公务卡使用的制度建设水平

我国各级政府的财政部门要和当地代理银行进行积极配合，从而提高公务卡使用的制度建设水平。首先，在办理程序、公务卡信用额度以及公务卡的使用范围方面进行详实的规定，对报销流程要做出明确指示。其次，要对政府审计和纪检单位提出要求，要加强对公务卡的审计，审计的内容包括公务卡使用、事业单位的现金管理等，对于发现的问题要及时进行通报。最后，公务卡的使用也要遵循灵活性的原则。例如，中国科学院上海应用物理研究所是我国著名的核技术研究机构，该机构很好的响应了国家的号召，施行了卓有成效的公务卡使用制度。同时，该机构很好的遵循了灵活性的原则，对于单位研究生来说，是不能使用公务卡的，因此给研究生设定了一定的现金使用限额，从而方便了工作的展开。

（四）对公务卡支付的方式进行完善

信息化技术的发展对于公务卡的使用管理具有较大的冲击，特别是网络支付的方便性对公务卡使用的影响较大。目前，火车票、飞机票、酒店、饭店等的预定通过手机、计算机等就能够比较轻松的实现，而由于网络预定缺乏签购单，因此造成公务卡使用的不便。所以，财政部门要和代理银行积极合作，提高公务卡网络使用功能，对于相关的签购单制度进行适当的调整，从而保证公务卡能够被正常使用。

（五）加强公务卡使用的管理规范

事业单位要加强公务卡使用的管理规范。具体来说，事业单位可以从以下方面规范公务卡的使用：①要加强公务卡的日常管理工作，制定日常管理流程，严格按照流程标准开展工作；②对工作中的关键节点，例如报销环节进行严格的规范化管理，并建立良好的权力制约制度；③加强追责机制的建设，对于出现的问题要明确责任，并进行相应的惩罚；④提高事业单位的现金管理工作，对于现金的使用严格控制；⑤事业单位要开展自纠自查工作，对于违反公务卡使用规定的行为进行纠正和查处，严格防止一人多卡现象的存在；⑥政府财政部门要配合代理银行对公务开使用进行技术上的优化，对操作流程进行适当简化，定期清查无效公务卡，并做好公务卡信息系统的更新工作［3］。

（六）推行公务公开机制

推行公务公开机制也在一定程度上推动了公务卡的使用。公务卡的使用不仅可以优化事业单位的工作效率，同时也有利于反腐倡廉工作的展开。而推行公务公开机制，能够很好的提高事业单位财务活动的透明度，从而有效减少违法犯罪的发生，这给公务卡的使用提供了良好的条件。

四、结束语

公务卡结算制度是我国事业单位的重要创新，也是财政改革需要经历的必然阶段。在实际工作中，事业单位要对公务卡的使用引起重视，对公务卡的战略作用进行有效的宣传，从营造良好的刷卡环境，加强公务卡使用的制度建设，创新公务卡使用机制，强化公务卡使用规范等方面入手，切实提高公务卡管理的标准化程度，从而为推动我国事业单位更好的发展做出贡献。

参考文献：

［1］刘敏慧.公务卡使用管理中存在的问题及对策［J］.中外企业家，2014（29）：84.

［2］王晴川.公务卡使用和管理过程中存在的问题与对策研究［J］.交通财会，2014 （10）：32-34.

［3］左丽敏.公务卡使用和管理过程中存在的问题及对策［J］.时代金融，2015 （14）：221+225.

（作者单位：中国科学院上海应用物理研究所）

上接（第166页）

存模块，进行备品、配件基础设置，停止手工仓库账簿记录。在基础资料仓库项目中设立备品、配件等代码，将原仓库中100多种的备品、配件的基础资料设置好。

2.设置物料备品、备件的初始余额数据。将原仓库中的所有备品、备件期初数据录入到物料中，在仓库模块中进行备品、配件的明细核算

3.每月末财务中心会计及仓库保管员、仓库会计对备品、配件进行盘点，若有差异，分析原因。

启用金蝶K3供应链系统中的仓存模块后，备品、配件的差错金额大幅减少，提高了财务数据的准确度。

（五）ERP背景下，信息业务权限管理改进

因东友商品砼企业ERP管理软件分层管理的特殊性，这就要求企业根据管理者需要设立权限管理。如总经理、副总经理能全面了解东友商品砼企业ERP管理软件全部数据，但是不能查阅金蝶财务数据。财务总监可全部查阅金蝶软件财务数据，也可全面查看东友ERP商品砼管理软件数据；生产调度不能查看采购模块；过磅员只有过磅的权限，其他权限无；试验室只有录入BOM的权限。不同部门的操作员查看其他部门资料时只有查看的权限，没有修改的权限，通过权限管理防止数据外传，保证数据的安全性。

（六）正确处理好东友商品砼企业ERP管理软件和金蝶K3供应链财务软件的关系

东友商品砼企业ERP管理软件侧重于日常全面管理，金蝶K3供应链财务软件侧重于财务。财务数据核算一般不宜放在东友ERP商品砼管理软件中核算，但通过制定权限后，财务可以查看，也可引用ERP中的采购模块数据。财务中心使用金蝶K3供应链财务软件，自成一体，核算整个企业的财务成果。

两个软件相辅相成，ERP商品砼软件能加强企业的采购、销售的订单、合同管理、生产产量管理，发货管理等等企业的日常管理工作。金蝶K3供应链财务软件能加强财务成果的集成化管理。两者统一于企业的管理体系中。