企业实施ERP管理的内部控制思路初探

2016-12-31文/王超

财会学习 2016年22期

文/王　超

企业实施ERP管理的内部控制思路初探

文/王超

随着科学技术的飞速发展，网络技术和通信技术在全球企业中日益受到重视，企业资源计划(ERP)管理在企业财务系统的运用获得了越来越多的肯定。ERP管理不仅能够对企业采购、生产、销售、质量管理等子系统的核心业务进行集成化处理，还能够极大的提高会计电算化的处理效率和企业的竞争力，但是ERP的有效运行需要企业规范的内部控制作支撑。因此，本文重点阐述了企业实施ERP管理条件下，会计信息系统的内部控制策略。

ERP；内部控制；会计信息系统；制度

一、ERP管理与内部控制概述

(一) ERP的基本含义

ERP是企业资源计划或企业资源规划的简称，是一种来自国外的现代企业管理方式。所谓企业资源计划是一种集成本管理、采购、财务服务、销售、质量管理和生产制造等功能为一体，确保企业各项资源实现合理、有效配置，避免了资源浪费和闲置，发挥各资源模块的最大效能，从而为提高企业的市场竞争力，扩大企业的经济效益和社会影响力创造条件。它适用于各个类型的企业，无论是离散性还是流程性。

(二)企业内部控制的基本含义

企业内部控制是指由公司的管理人员和普通员工共同参与、共同实施，以期实现内部控制目标，改善经营管理方式，明确职责权限划分，帮助企业提高经营效率效果、实现战略目标以及保障财务报表遵循相关法令和真实可靠性，加速企业协调发展的一种制约式的管理机制。它不仅仅局限于企业的内部管理控制，还贯穿于整个企业的各个部门和生产经营活动。

(三) ERP与企业内部控制的关系

首先，ERP是企业实施内部控制的重要工具。ERP是企业管理信息系统的重要分支，是为企业特定的管理模块服务的。会计系统作为企业管理的核心模块之一，其内部控制机制的设计、实施和开展需要有效的ERP管理信息系统的支持，因此，ERP与内部控制之间在目标的实现上具有高度的统一性。

其次，企业内部控制是确保ERP有效运行的前提。一方面，内部控制的过程中，ERP作为输入环节的重要工具，如果输入的数据出现纰漏，会造成企业决策的错误判断，另一方面，ERP的实施会面临着来自系统的安全风险，因此，只有建立完善的内部控制机制，才能确保ERP系统有条不紊的运行。

二、 ERP系统实施对企业内部控制要素的影响

企业实施ERP系统使得企业的信息与沟通、风险评估、监督、控制活动和控制环境五大要素有了新的特征，同时也产生了新的问题。

(一) ERP系统实施对信息与沟通方面的影响

收集、处理和传递内部控制相关信息是企业内部控制对信息与沟通的根本要求，有效的沟通和共享信息能够有效的提高企业各个部门的工作效率，减少了人力、物力和财力的浪费。ERP系统的实施不仅仅提高了员工的自身业务素质，使员工积极的面对工作，提高了员工的积极性和企业的整体效益。

(二) ERP系统实施对风险评估方面的影响

风险评估对一个企业来说至关重要，它通过不断重复的根据环境变化来识别、分析相关风险来实现对风险的预测评级，以此来制定相关的应对措施，避免企业的损失。ERP系统的实施虽然可以自动生成企业信息，减少人为介入，使企业的业务操作规程和岗位划分更加清晰，加大了篡改的难度，降低了经营企业的风险。但是，ERP系统的实施也给企业带来了一定的风险。ERP系统实施的过程中会导致企业环境相对开放，而相对开放之后会增加很多无法预测的风险，导致企业在控制风险的内容和方法上必须做出很大的改变。

(三) ERP系统实施对内部监督方面的影响

企业内部监督主要是制定内部控制监督制度，明确企业内部机构的职责和权限，规范内部监督的要求、方法和程序。ERP系统的实施既可以为企业提供持续有效的监控，也可以进行实时监控，形成实施监控报告，帮助控制风险。使得企业内控力度更大、范围更宽一级控制程度更深。但是也存在一定的风险。

(四) ERP系统实施对控制活动方面的影响

控制活动主要是为了保障企业的程序和政策得以顺利有序的执行，它包括绩效控制、财产保护控制、会计系统控制、岗位职责不相容管理等。ERP系统的实施一方面可以很容易的做到职责分离和严格的授权审批，节省了人力、物力。另一方面很多没有权限的人可以通过计算机软件对公司机密数据进行截获，加大了风险控制的难度。

(五) ERP系统实施对控制环境方面的影响

控制环境是企业建立高效控制内部制度的前提，主要包括企业文化、治理结构、内部机构设置、内部审计机构设置等。ERP系统的实施加强了企业业务的透明化，明确了企业责任控制和相互制约及监督机制，提高了控制效率，同时还改变了企业的利、责、权的分配不清的状况，有效的将责权分配到具体的岗位。

三、基于ERP管理模式的企业会计信息系统内部控制策略

(一)建立ERP系统与内部控制联合管理理念

在企业会计信息系统中应用ERP管理，需要有健全、完善的内部控制机制的保障。会计信息系统的从业人员作为任务执行主体，需要树立较高的ERP系统与内部控制联合管理理念。

因为，ERP系统的引用和实施，能够帮助会计从业人员快速、全面的获取业务信息，从而有助于财务人员利用数据信息来科学、合理的评价企业的生产经营情况；其次，企业会计信息管理人员和其他部门的管理人员也要充分的利用ERP系统来健全各个部门、各个子系统的内部控制，从而使企业全员对ERP系统与内部控制联合管理的重要性有进一步的认识。

(二)优化ERP系统下会计内部控制的整体环境

1.建立能够推进内部控制实施的组织机构

为了确保ERP管理机制下，企业会计系统内部控制的稳步实施，需要建立一套符合企业发展要求、能够促进内部控制实施的组织机构。组织机构的设置要规范、具体，层次鲜明，因此，可以根据企业的实际情况和发展特点，合理的设计管理层级和幅度，例如，可以依法设置股东大会、董事会、监事会、经理等。

2.建立完善的会计系统内部控制制度

随着ERP系统的深入执行和使用，企业会计工作的实施势必会变得更加规范化和严格化。为了提高ERP系统的运行效果，加强企业会计系统内部控制制度的完善是十分必要的。

首先，企业内部控制制度的构建，需要囊括不相容职务相分离制度、授权审批控制制度和会计系统控制制度；

其次，对跨级业务处理而言，要逐步规范业务操作流程，特别是实物资产核算、应收账款管理等方面；最后，要想充分实现ERP下内部控制的有效性，不仅要健全制度，还要及时监督制度的实施、落实情况。

3.建立有效的ERP岗位责任制

建立有效的ERP岗位责任制能够大大的提高内部控制的实施效率。在进行ERP岗位设置的过程中，要准确把握不相容职务分离制度的精髓和要义，合理的赋予相关人员职责权限，并对岗位人员进行有效的组织和控制。

首先，企业可以根据自身的组织架构设置情况，对职能岗位进行划分，例如，将出纳、财务、审计等岗位归为基本职能岗，将采购、生产、销售、物流等归为ERP系统岗。

其次，为了有效的实现岗位制约和牵制，要交叉设置岗位，从而使各岗位之间既互相联系，又相互制约和监督。

最后，要对不相容的岗位进行合理的设计和规划，如出纳人员不能兼任会计档案的保管、会计记账和会计审核工作。

(三)增强ERP系统下会计信息系统的维护和管理

会计信息系统的健康运行是保障会计业务处理工作有序开展的前提，因此，企业要针对会计信息系统的维护管理工作制定全面的日常维护计划。另外，要善于总结、记录维护工作中出现的问题，对维护数据的安全管理要到位，定期进行数据备份，并积极建立有效的维护操作管理系统，从而提高ERP系统下会计信息系统的可靠性。

(四)加强内部审计，降低ERP环境下内部控制的风险

内部审计工作的开展需要以“精简高效”为总原则，即精简流程、提高效率。ERP环境下实施内部审计，需要ERP系统、会计操作人员的共同参与和配合。首先，重点审查会计信息的真实性，要求内部审计人员能够熟练的运用会计信息系统中的审核操作；其次，对ERP操作人员的操作规范性进行审核；最后，健全审计制度，加强审计工作的执行监督，从而全面降低ERP环境下内部控制的风险。