浅议企业应收账款对账

文/卢克胜

浅议企业应收账款对账

文/卢克胜

随着社会经济的发展，企业规模的扩大和市场经济的深入，赊销成为企业销售的主要方式，应收账款的规模会日益扩大，企业的财务风险会逐步增大，而要管理好应收账款，对账是应收账款确认的重要工作。本文将结合企业实际情况，从应收账款对账中存在的问题出发，根据企业实际解决方案进行探讨，为各个企业做好应收账款对账给予参考。

应收账款管理；对账；策略

本企业是一家从事电子清洗和焊接材料的供应商，客户群覆盖全国及国内知名企业在东南亚的加工基地，销售采用信用赊销方式，欠款客户达五千多家，应收账款规模比较大；应收账款确认采用先对账函确认，再安排开具发票的方式，对账是企业发货后，应收账款管理的承上启下工作，所以只有做好对账工作，才能开具发票确认和客户的债权债务关系，也才能为后续的应收账款催收做好基础工作。

一、企业应收账款对账管理的现状

由于该企业业务员较多，客户群庞大和地域分布广泛，财务人员有限，业务人员精力有限的现状，企业在财务部设置了对账科，安排了足够的专业对账人员，专门负责对账和开具发票工作；又针对中小客户较多，有些客户有专门的对账人员，由财务或采购负责；有些客户要求在他们开放的ERP平台上对账，有些客户要求用他们自己的特殊格式对账，有些客户没有要求甚至不用对账只要开具发票即可；有些客户对账要求附销售合同或协议、订单、送货单或入库单等资料；客户对账的截止日期也不尽相同。根据企业的现状，结合内部控制的制衡性要求的原则，企业采用“财务主导、业务配合、财务业务管理人员监督”相结合的分工模式，取得了很好的效果。

二、对账过程中遇到的问题及解决措施

(一)对账的前提准备

在引进新客户时，要求业务员签写新客户信息调查表，其中就有客户对账时间要求，对账人员联系方式，对账单的传递方式及是否有格式、时间特殊要求，这些客户信息会在企业ERP系统中备注，以便于对账员开展日常工作，然后根据业务员所属部门，给相应的对账员对账权限，保证不同的对账员仅知晓自己所管理的客户信息，以保证客户信息的保密性。同时，也要求客户提供企业营业执照、组织代码证、税务登记证、开户银行许可证、一般纳税人资格证书复印件，以便于评估企业的信用情况和开具发票时使用。

(二)客户要求在他们的ERP平台上对账

此类客户都是企业的VIP客户，占公司相当一部分经营业绩，也是管理比较规范，规模较大的公司，企业会配备业务能力强、有丰富经验的对账员，按照客户的要求培训熟悉客户的ERP平台，对账要求，建立客户联系档案，录入客户的采购人员、仓库人员、物控人员、对账人员及财务人员的相关资料，按照要求在指定的时间段内在客户的平台上完成对账工作，并根据不同情况核对库存，核对是否存在在途物资、是否有破损损耗，并根据回款及发票开具情况核对和客户往来明细账，确认欠款总额。对存在的在途物资由业务员和物流确认，及时核实破损损耗，并按照公司规定流程处理。

针对客户对账单截止时间不同及回函不及时的现状，企业在建立新客户时就已经要求做了备注，以便于对账员知道客户截止在15号、20号、25号、30号或满月对账，在相应的对账日期，对账员按照客户的对账格式或按照公司统一的格式发给了客户，一般给客户一周回应时间，之后如果客户确认可以开发票，对账即为完成，对账员及时安排开票开具发票并及时传递给客户，完成对账的对账流程；对于客户没有及时回复的，首先由对账员打电话、发邮件、发信息回访客户，询问客户对账完成情况；其次，每周统计没有回函的客户名单及对账信息，提交给对账主管，按照不同部门列出清单给业务经理，由业务部门在早会上宣导，要求业务员再催客户。

(三)对账单格式

绝大部分客户没有特殊要求，企业从ERP系统中导出月度对账单，核对订单后，由审核人员审核后签字盖章，对账员传递给客户确认；对于客户有特殊格式要求的，对账员按照客户的特殊格式，手工作好对账单后，由审核人员审核后签字盖章，对账员再传递给客户确认；对于客户发明细对账的，对账员把客户明细和企业系统数据比照核对，无差异即交审核人员审核后签字盖章确认；对于在客户ERP平台上对账客户，要按照客户要求的期间及时核对收发货明细及往来账目，按时确认。

(四)对账方式

由于在建立新客户时，就已经规范和备注了客户的对账方式，对于重点的、有条件的VIP客户，客户开放了ERP的对账客户端，对账员可以在其上面自主对账；绝大部分客户，都有专用的企业邮箱用于对账联系，有个别客户使用qq邮箱、经办人员个人邮箱、传真等远程对账方式确认对账；对于个别较近的重点客户、业务量较大、容易存在争议的而客户，如果条件许可，可以由财务、业务或财务和业务一起现场确认对账；对于交易频繁，比较近的，经办人员比较熟悉的客户，也可以要求送货员或业务员在方便的时候带去审核无误的对账单，到客户那里确认，比较方便和直接，减少中间环节，提高工作效率。这种多渠道的对账方式，极大地方便和客户的对账，提高了工作效率，满足不同客户的对账要求。

(五)对账内容的确定

这是对账员最重要的工作，主要是根据客户的订单(订单号)、销售合同或协议，企业的销售出库单(签字盖章)或客户的入库单核对产品名称、数量、单价、金额；核对是否存在在途产品、退换货产品、赞助、品质扣款、标签费用、费用、破损或合理损耗等，同时也可以核对是否存在品质保证金及返利情况。对于寄售客户，要核对上期结存量、本期发货量、本期使用量、期末库存量等情况，还要分期核对欠款往来账。

(六)对账确认方式

针对客户较多，客户规范程度不同，原则上要求客户在对账单上签字盖章(公章、财务专用章、对账专用章)确认，但对客户付款情况比较好，信用程度比较高的客户，客户经办人员签字确认、企业对账专用邮箱回复确认，亦可以视同已经确认，安排开具发票；对于个别交易金额比较少，信用额度较低，赊销期限比较短或付款比较及时的客户，客户相关人员口头确认后可以安排开票。现实情况是客户对账单的额确认是比较麻烦的事情，确认情况不容乐观，且发生货款争议时，对账单的确认是一个非常重要的证据，所以我们再给客户对账单是注明要求签字盖章回传，并要求对账员在收到不规范的对账单时再三沟通，如果仍不能解决的，列出客户名录，提交给业务部门沟通评估，争取最大限度地区的客户的谅解并配合做好对账确认工作，为后续货款回收提供证据支持。

(七)对账差异的处理

对客户在对账过程传递来差异，对账员要第一时间根据授权情况通知业务员进行处理，并和客户沟通好开具发票时如何体现，确认后及时安排开票员开具发票确认应收账款；对于经常性且合理的差异，由业务员提出申请，相关授权人员签字后，按照正常业务每月处理；对于偶发性的差异，客户应该出具相应的业务差异函件，由企业授权人员审批后，对账员签写对账差异调整申请单处理，以保证企业往来账款的准确性。严禁对账对出现的差异久拖不汇报、不处理或擅自处理，严肃对账纪律。

三、对账的重要性

由于企业业务员较多，难免出现浑水摸鱼的情况，个别业务员使用虚假的客户信息建立新客户，并说服信用审批人员一定的信用额度，利用大部分客户订单不签字盖章的漏洞，采取伪造的订单或申请无订单送货，业务员申请自己送货，又百般阻挠对账或要求自行去和客户对账，利用信用期套取现金进行舞弊交易，如果在对账环节能够规范管理，查漏补缺，由对账员对交易金额大、初次合作或客户联系方式不清楚、业务员自己送货客户、信用期限较长的而客户等列为重点客户，在对账函不能及时回复或催问无果的情况下，安排对账员上门现场对账，可以发现客户的真实情况，经营情况，防止舞弊情况的发生；在和客户核对当月货款的时候，再核对和客户的整体欠款情况，可以发现个别业务员收到货款后不及时上交企业的舞弊情况。

四、结束语

由于企业的应收货款，数量比较多，金额比较大，占企业流动自己份额比较大的现状，应收账款管理是企业资产管理中非常重要的工作，而对账环节在企业销售业务中起着承上启下的作用，是对客户从信息建立、订单交付、送货签收等环节的总结和检查，是开具发票，确认客户欠款的必要环节，是催收货款的基础；特别是对于客户数量比较多，发货频率比较高，货物种类比较多的企业，组织好对账工作尤为关键。也只有加强对应收账款对账的管理和监督，才能保证企业合理的现金流量和较高的销售利润，维持企业正常运行和健康发展。因此，加强对企业应收账款对账的管理已经成为企业经营管理者的必修课。

(作者单位：深圳市同方电子新材料有限公司)