医院财务人员如何参与设备采购谈判

文/刘凤娟

医院财务人员如何参与设备采购谈判

文/刘凤娟

医院日常工作中涉及到的设备采购品种多、金额大。随着政策的放开，医院自主采购的范围和金额越来越大。在这种情况下，财务人员如何参与设备采购谈判，把好采购谈判关就突显重要了。

政府采购；谈判；预算

众所周知，医院开展医疗、教学、科研需要大量的设备支撑，以利于提高医疗质量、教学水平和科学研究。设备支出是医院的一项重大开支，不但资金投入量大，运行成本高，而且更新换代快。随着社会医疗保险覆盖面扩大以及就诊条件的日益改善，相关设备的投入将持续增长，设备采购仍是医院非常重要的一项工作。

根据相关评审规则及制度的要求，医院要成立装备委员会或采购招标小组，负责医院物资设备的采购工作，主要由单位领导、财务人员、采购部门负责人等成员组成。尽管国家已在不断规范设备采购工作，但因采购管理、预算管理等政策变化快，采购人员素质参差不齐，各医院谈判能力差距大。从财务管理角度看，财务人员应不断加强政策的学习，及时了解政策发展动向，同时要在采购谈判中发展重要作用。

一、政府采购变化趋势

我国政府采购实行集中采购和分散采购相结合，采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，并以公开招标为主。采购集中采购目录以内的或者限额标准以上的货物和服务类项目，必须执行政府采购制度。但在执行过程中，一些地方过于强调以公开招标和集中采购为主，导致公开招标数额标准和分散采购限额标准过低，集中采购目录过泛，不能体现成本效益原则，也严重影响执行效率。

随着政府采购的不断发展，非招标采购方式日趋完善，为进一步优化政府采购，加快预算执行进度，提高采购效率，各地政府采购限额标准普遍提高，并放宽零星项目自行采购范围。例如：厦门市自2008年至2014年，公开招标限额均为30万元。2015年根据品类性质不同，集中采购限额从10万元或20万元原则上统一提高到30万元。分散采购限额标准从30万元提高到50万元。2016年货物、服务类公开招标的数额标准由50万元提高到80万元；采购人采购政府采购目录以外且在采购限额标准以下的货物、工程和服务，由采购人自行采购。

可见医院采购灵活性提高，自主权越来越大，所以财务人员更应紧跟政策变化，应用财务知识，加强采购过程管理，以符合财经法律法规和本部门、本单位财务管理规范。

二、设备采购谈判应关注的重要事项

(一)关注设备供应商实力

现实操作中很多医院供应商的资质审核主要由采购部门完成，但财务人员作为谈判组成员之一，采购谈判时不应局限于所学的财务知识或者财务方面的谈判，应怀着财务人的职业敏感，配合采购部门严格审核供应商资质。审查时主要从供应商提供的相关证件、产品介绍、业务开展范围和区域、业务量等，有必要时应要求其提供财务报表加以分析判断。

(二)关注设备供应商谈判代表的资格

供应商在谈判时一般由法定代表人或授权人参加，如法定代表人参加，则须提供法人代表资格证明书、法人代表身份证；如法人授权业务员参加，则须提供法人代表资格证明书、法定代表人授权委托书、授权人身份证参加谈判会。如果没有严格审查谈判代表的资格，有可能会出现业务员出的承诺是无效的，或者出现医院的谈判意向价格被套到等不利情况。

(三)关注采购谈判项目是否经过论证

可行性论证是设备采购论证的重要内容，财务人员在参与设备采购谈判时，应关注所需采购的设备是否已经过可行性论证，相关论证手续是否齐全，拟购设备是否有利于提高医院的经济效益和社会效益，以免盲目采购给医院带来不良影响和损失，从而产生财务风险。在采购专用医疗设备时，还应关注设备所对应的医疗收费项目，以及将要使用的耗材名称、规格型号、单价、供货商等。若拟购医疗设备在当地物价规定里没有对应的收费项目，那医院将面临无法准确收费的风险，所采购的设备将无法正常开展工作。

(四)关注设备预算情况以及资金来源

1.拟购设备有无预算。

设备采购涉及医院的整体规划和预算管理，一些医院预算编制准确性差，对于预算外或超预算项目没有执行严格的预算调整程序，导致设备采购随意性大，偏离预算管理目标，财务风险加大。财务人员在参与采购谈判时，应严格把关拟购设备有无预算依据。根据《中华人民共和国预算法》(2014年修正)第十三条：“经人民代表大会批准的预算，非经法定程序，不得调整。各级政府、各部门、各单位的支出必须以经批准的预算为依据，未列入预算的不得支出。”。

2.拟购设备预算资金来源。

2011年《医院会计制度》中要求医院应当在固定资产明细账中登记每项固定资产原价中财政补助资金、科教项目资金、其他资金的金额及其所占的比例。其他资金主要是单位自筹资金等。所以财务人员在参与谈判时，应关注拟购设备的预算资金来源，以便于会计准确核算。

(五)关注谈判价格

1.谈价时的角色扮演

医院设备采购需求大，资金紧张，财务人员在采购谈判中应充分发挥“管家婆”、“金算盘”、“铁公鸡”等特点，尽可能地为医院节约采购成本，使有效的资金得到最大的成效。

2.采购价格与预算金额的关系

在谈判时，很少能做到采购价格等于预算金额。当采购价格小于预算金额时，使用单位自筹资金的，属于控制在预算内，不需调整；使用财政资金的，就会产生项目支出结余资金，在统筹用于编制以后年度预算之前，原则上不得动用。因特殊情况需要在预算执行中动用项目支出结余资金安排必需支出的，应报财政部门审批；使用科教资金的，则应报科教项目主管部门给予项目经费调整；若一种设备同时使用单位自筹和财政资金，或是单位自筹和科教资金的，应先完成财政资金或科研资金的采购预算，不足部分再使用单位自筹资金。当采购价格大于预算金额时，属于超预算项目，应先履行严格的预算调整审批程序后再采购。

(六)关注付款方式

财务人员在谈判时应懂得利用付款方式取得良好的谈判效果。设备采购涉及的付款方式主要有：第一、预付一定比例的设备款，待设备验收合格后再支付部分款项，并留一定的尾款；第二、没有预付款，在设备验收合格后支付大部分款项，并留一定的尾款；第三、验收后由供应商提供履约保函，或是交一定比例的质量保证金后，医院再全额支付设备款；第四、验收前支付一定比例的设备款，验收后由供应商提供履约保函，或是交一定比例的质量保证金后，医院再全额支付设备款。财务人员在参与谈判时，应联合谈判小组，根据不同资金来源区分对待，以取得最佳的谈判效果和资金运作。

三、提高医院财务人员采购谈判能力

(一)利用“传帮带”，以老带新尽快培养财务人员谈判能力

“传帮带”是以老带新的工作方法，是一种既简便、又有效的人才培养的方法。有很多知识是财务人员无法在学校里学到的，必须在实践中学习才能获得。医院要有充分的意识培训财务人员谈判方面的能力，给一些财务人员进入后就要加紧这方面的学习的机会，加强科室内部交流与沟通，加紧谈判能力的锻炼和培训。

(二)利用岗位轮换不断提高财务人员谈判能力

根据《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会[2012]21号)第十条第四点：“内部控制关键岗位工作人员的管理情况。包括是否建立工作人员的培训、评价、轮岗等机制；工作人员是否具备相应的资格和能力。”采购是医院的关键岗位之一，负责参与采购谈判的财务人员应定期进行轮换，不但能减少舞弊的发生，同时有利从整体上提高财务部门谈判水平。

(三)加强各项政策学习

近几年医院财务制度、医院会计制度、内部控制规范、预算法、2014年修订的《政府采购法》、《政府采购法实施条例》、《政府采购非招标采购方式管理办法》等政策不断出台或重新修订，财务人员应紧跟政策的步伐，不断加强政策学习和更新知识结构，能将采购相关政策充分应用到谈判工作中，在谈判中体现财务人员的实力，以及树立财务人员的专业形象。

[1]黄发强，吴龚.卫生计生系统政府采购法规汇编及解读[M].北京：企业管理出版社，2015.

[2]王振宇，樊俊芝，刘辉.新医院财务会计制度详解与实务操作[M].北京：中国财政经济出版社，2011.

(作者单位：厦门大学附属心血管病医院)