浅谈高校档案数字化建设

2016-12-31杨思炜

中国管理信息化 2016年16期

关键词：档案管理数字化建设

杨思炜

（陕西中医药大学，陕西咸阳 712046）

浅谈高校档案数字化建设

杨思炜

（陕西中医药大学，陕西咸阳 712046）

在信息迅猛发展的时代，高校档案信息化建设已经成为高校档案工作中的一项重要内容。本文阐述了高校档案数字化建设的重要性，分析了目前各高校现状，提出了几点推动高校数字化建设建议。

高校；档案；数字化；建设

近年来，随着计算机网络技术的飞速发展，现代社会已经进入了信息时代，网络信息技术已经逐渐渗透到各行各业中，在档案管理领域里，也开始使用大量的新技术来改善传统的档案管理方式。因此档案数字化被越来越多的档案管理部门所重视。档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字影像技术、数据库技术、多媒体技术及存储技术，把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。作为高校的档案管理工作者，了解并将高校档案数字化实施起来、推动起来将是目前工作的重要任务之一。

1　高校档案数字化建设的重要性

1.1便于档案无限制存储

目前大多数档案还是以纸质为载体的形式存在，这些档案被装订整理成册或装盒，保存在档案馆（室）库房的档案柜或档案架上，既受存储空间的限制，也不利于保存，时间长了容易造成档案的损坏。这种传统的档案存储方式，需要大量的存储空间来支撑。但若将纸质档案进行数字化加工，那么存储起来就方便多了，只需要一台服务器和电脑，一旦存储空间不够，还可以继续扩容，节省了空间，也不受时间的限制。

1.2节约成本

传统的档案在归档、整理、存储的过程中需要投入很多，用到的档案、办公用品举不胜举，归档时不仅效率低，也浪费空间。一旦实现档案数字化，很多东西只需要一次投入就可以多次重复使用，也节省了库房空间，同时档案管理员和归档者的工作量也减轻了，工作效率得以提升。

1.3方便利用

传统档案利用过程中，需要档案管理者先查找档号，再翻阅档案柜，拿出来纸质档案再进行复印，过程相当繁琐。档案数字化能够解决这一问题，只需要电脑和打印机，在系统数据库中检索出所需要的档案资料，然后直接打印。既利于查找也利于复制，更不会损坏到原始档案，同时提升查询利用效率。

2　高校档案数字化建设的现状

2.1思想意识上不够重视

多数高校的管理层和广大师生员工还没有意识到档案工作的重要性，高校的档案管理工作依然停留在传统思想观念上，缺乏相应的档案常识和知识，在思想上、行动上均不够重视。因此，许多高校的数字化建设工作也很难得到有效的支持。

2.2经费投入不够

建设需要投入，高校档案数字化建设也是如此。提到投入，管理层考虑的就是收取回报的问题。档案数字化建设又恰好是一次性投入很大，短期回报又很小的一类。因此，很少有大学的管理层能做到一次性将大笔资金投入到档案管理工作中去，所以目前有很多高校的档案馆（室）都是因为资金缺乏而导致档案数字化进程缓慢。

2.3建设过程中的安全隐患

在档案数字化加工、存储过程中会遇到如泄密、计算机网络病毒的恶意攻击，或者无法预知的数据丢失等问题，都会影响到档案的安全与完整。大多数档案管理人员都是文科出身，缺乏技术知识，档案管理系统维护、更新不及时也会导致数据安全问题。

2.4数字化质量参差不齐

大多数高校没有专业的数字化加工设备，档案内容是十分繁多，大多数都采用数据化加工外包给公司完成，由于不同的公司资质水平各有不同，因此很难保证数字化加工的水平和质量。

3　推动高校档案数字化建设的几点思考

3.1加大宣传，改变思想

通过有效宣传来改变大家的传统观念，让大家意识到数字化建设给工作带来的好处和便利，从而得到大众理解和支持。宣传不能是蜻蜓点水式，而应深入渗透和灌输这种思想和理念，从管理层和领导入手，从真正的档案利用需求者入手，才能更快的转变大家的思想观念。

3.2加大资金投入

加大资金投入也是需要上层管理者支持，巧妇难为无米之炊，通过上面提到的宣传使领导改变观念，进一步获得资金上的支持。这需要高校档案管理者们的共同努力。

3.3保障信息资料安全

档案数字化建设过程中，对于数据加工的外包公司，首先，要签好保密协议，确保档案资料在数字加工过程中信息资料不泄露，涉密文件和数据不泄露、不丢失。其次，在档案利用过程中，为了防止数据资料不被篡改或覆盖，必须要设置好管理系统权限，并对档案信息副本进行严格管控。最后，为防止系统数据库中的数据丢失，一定要及时做好数据备份，并做好异地备份，以防意外发生。

3.4建立质量监控机制

高校档案管理工作人员要提前制定好相应的数字化加工流程和细则，积极和外包公司沟通，确保在每一个工作程序完成后，要有检查、监督以及验收机制。