浅谈如何做好机关档案的收集和利用工作

朱小艳，张福华

（山东省日照市人民防空办公室，山东 日照 276800）

浅谈如何做好机关档案的收集和利用工作

朱小艳，张福华

（山东省日照市人民防空办公室，山东 日照 276800）

机关档案是领导决策的依据，是机关各项工作查考的凭据。做好机关档案的收集和利用工作，对于提高档案管理水平、发挥档案对工作的促进作用具有十分重要的意义。本文就如何加强机关档案收集和利用进行了深入探讨，以期提高档案管理工作水平。

机关档案；收集；利用

档案是机关活动的历史记录，直接、客观地记录了形成者的真实活动情况，具有原始记录性，具有法律效用，是国家信息资源的重要组成部分，可以为机关开展工作、进行决策提供依据和咨询材料，在社会建设和经济发展中发挥了举足轻重的作用。在档案管理工作中既要重视各种档案载体的保管与保护，更要重视档案资源的开发与利用，以实现信息资源共享，提高计划和决策的科学化，克服官僚主义和盲目性，提高机关工作的效率。下面结合笔者自身多年的档案工作经历，就如何做好档案收集和利用谈几点体会。

1　增强档案意识，扎实做好档案资料收集工作

收集是做好档案工作的基础，是实现档案集中统一管理的基本手段。要把分散形成的文件材料整理成齐全完整的档案，就必须不断强化档案意识，规范档案工作程序，明确质量要求。及时收集，档案资料完整齐全；鉴选得当，为科学管理档案打下良好基础。要做到维护档案的完整与安全，把有保存价值的档案都集中管理起来，必须做好以下几个方面。

1.1提高全体干部职工的档案意识

档案资料的形成不是由一个人，一个部门或者一个科室完成，它形成于单位的每一个工作人员的每一项工作的各个环节中，这就要求每名工作人员充分认识到，自己既是档案的形成者，又是档案利用的直接受益者，更是档案收集的责任者，从而切实增强档案意识，在具体工作中及时将形成的档案资料进行收集，确保档案资料的安全、完成、规范。

1.2完善机关档案收集归档制度

目前档案收集工作形势并不乐观，很多部门和个人对档案资料的收集工作认识不足，存在怕麻烦的抵触意识，存在不愿移交的想法，存在谁形成归谁所有的做法，造成很多有保存价值的档案没有及时归档，甚至造成遗失、损坏。针对档案资料收集难的问题，要建立归档制度，明确归档范围、归档时限，在工作中产生的文件材料处理完成后，不得由承办部门或个人保存，必须移交档案管理部门统一管理归档，任何部门和个人不得以任何理由拒绝向档案管理部门移交对单位有价值的档案材料，在确保数量的同时保证质量。

1.3关注档案的形成过程

档案管理人员不仅要把已形成的文件收集齐全，还要关注文件的形成过程和办理情况，对程序不全，制式不符合要求的及时提醒办理人员更正，并对移交情况进行督促，及时发现把有价值的档案当一般资料处理等情况的苗头，从源头有保护、规范档案的意识。

2　增强服务意识，积极做好档案利用工作

档案工作的根本目的就是开发档案信息资源，服务经济建设。只有做好档案利用工作，才能带动整个档案工作的发展，才能使档案的价值得以实现。档案人员要破除落后保守的“重藏轻用”的思想，积极开展利用，根据不同的利用要求，有针对性地提供档案，认真研究档案利用工作所面临的新情况、新特点，解决好利用工作中的新问题。开展档案利用工作，不是仅靠档案管理人员的主观意愿能完成的，必须遵循客观规律，做到如下几点。

2.1熟悉室藏档案，充分掌握和了解本单位开展各项工作的需要

单位档案利用工作面向每位干部职工，利用需求各有特点，而且随着时间的变化，利用需求也会发生变化。档案数量庞大，尤其个别需求者对文号、题名，甚至年份一无所知，只记得有哪一项规定，而且往往时间紧急。这就要求对保存档案的内容、数量、保存状况、存贮地点十分清楚，真正做到如数家珍，才能为利用者及时、准确、迅速地提供档案；档案人员还要研究利用者的需求，从事哪项工作的人员需要哪方面的档案，工程建设、计划财务、组织人事，等等。档案管理人员要进行研究、分析、总结、分类，作出科学的预测，让利用者与利用档案对号，从而为更好地开展利用工作创造条件。

2.2正确处理利用与保密的关系

正确处理好档案利用与保密的关系是充分利用档案的关键环节。在利用工作中，要始终坚持“利用服从保密”的原则，既能保证利用者对档案的利用，又能保证保守档案机密，保护档案安全。坚持保密原则与更好地开展档案利用是一致的，档案因其自身的特点，往往有些内容是需要保密的，需要在一定范围内控制使用。一是通过开辟专门的阅览场所向利用者提供密级档案，便于较好地控制档案的利用范围。凡密级档案尤其机密绝密档案一律不外借，不复印，不允许阅知范围外的人员查阅。二是对密级档案进行分类。加强对绝密、机密档案的日常管理，利用者必须经业务分管领导及档案保密分管领导的审批后借阅；三是增强档案管理人员及利用者的保密意识。档案人员要有较强的责任心和高度的保密意识，要有严谨的工作作风，经手档案利用次次有头有尾，有借有退，利用有登记，严格按程序执行，并对利用者作出保密要求。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.121

G272；G273.5

A

1673-0194（2016）20-0178-01

2016-09-20