民办高校图书馆图书采购预算优化建议

丁华

（黄河科技学院图书馆，郑州 450006）

民办高校图书馆图书采购预算优化建议

丁华

（黄河科技学院图书馆，郑州 450006）

就民办高校图书馆编制图书采购预算时经常出现的问题，进行具体的分析并提出采购预算优化的建议，以期加强图书采购预算编制工作，使图书采购能持续、健康地发展，能合理有效分配购书经费，均衡学院各学科、各专业的需求，更好地为民办高校图书馆文献资源建设事业提供保证。

民办高校；图书采购；预算分析

民办高校图书馆因学校办学性质决定图书采购经费是非常有限的，但因学院专业设置，读者的信息资源需求量大，怎样用有限的经费预算完成图书采购任务满足读者需求，依据现有馆藏结构、馆藏质量来完善图书馆馆藏资源，是摆在每个图书馆采购人员面前的问题。在多年的图书采购管理工作中，笔者认为做好这项工作，需要图书馆建立起经费预算编制的数据分析、分配监督、评价机制，对文献资源投入经费的能效做出准确评定，使图书馆的经费得到更为合理的分配和使用。民办高校普遍存在基础差、起步晚、投入少、实力弱，与公办院校相比差距很大，所以在培养人才方向上要有自己的特色。民办高校图书馆作为学校的文献信息资源的中心，地位非常重要，不仅要分担科研的任务，而且还要辅助教学。在这种背景下，如何做好图书采购预算编制，使采购金费得到更为合理的使用成为一件非常重要的工作。

一、图书采购预算编制中存在的问题

首先，有很多的图书馆在编制预算时不准确，不是很合理。缺乏科学的预算编制，设置的类目过于单一，受制于传统财务预算编制理念的约束，没有达到规定的标准。这些情况都是由于编制预算所使用的财务预算比较落后，预算结果没有反映出工作中实际操作情况，在预算实施的过程中，也没有落到实处。根据相关制度的规定，图书馆在编制预算时，应该采取零基预算，可是，在实际工作操作中，还有为数不少的图书馆都是以前一年度的采购预算为依据，仅凭经验或历史惯性做出局部调整。这样做很明显方法是比较落后的，在实际操作过程协调能力也比较差，具有很大的随意性，随时出现的问题都会影响预算的结果，很容易造成预算和实际财务收支不相符。因此，编制科学的图书采购预算，有利于合理有效地进行经费分配，均衡学院各学科的需求和发展。

在执行预算过程中没有建立年度审查工作。虽然文献资源购置经费预算很紧张，但是在进行预算编制时，很多图书馆只重视预算的数额，以及由谁来执行预算，却没有重视审计工作。例如，有一些高校图书馆在一年的开始，并没有太多的工作，而到了年终阶段才发现还有很多任务未完成，一年的工作量都积压在年终来完成，造成每一年度整体的工作量不平衡。之所以出现这种情况，主要是因为在执行预算时，没有进行时时审查工作，往往到了年终，图书馆才会意识到是执行出了问题。还有一些图书馆也编制了采购预算，但执行过程中随意改变预算支出项目，随意地增加了很多支出项，在改变采购预算支出项目的时候并没有认真经过充足的论证。同时，对于图书馆来说，除了制定科学的财务预算外，还要制定合理的经费划拨原则，但是有不少领导还没有意识到这一点。目前，民办高校的采购预算经费的划拨有多少，都是由校领导来决定的，这就造成了经费的不确定性。要想切实地解决这个问题，只有经过努力得到学校领导的认可，按时足额地划拨采购经费来保障图书馆经费的连续性。

二、民办高校图书制定采购预算时面临的困难

一般来说，图书馆采购经费增加的速度远远赶不上图书价格增长的速度，民办高校图书馆因学校办学性质决定图书采购经费是非常有限的。民办高校采购经费这么有限，如何编制合理的采购预算，使购书经费能够发挥最大的效能，采购到品种丰富、优秀的、适合广大师生的图书，满足学校师生的阅读需求，是每个图书馆馆员都应该思考的问题。民办高校在校师生人数的不断增加，在国家“大众创业、万众创新”的时代背景下，促使学生必须主动改善自己的知识结构，完善自己的知识面，对当代大学生的综合素质要求也在不断提高，这更是对图书馆的采购工作提出了更高的要求。全国每年新书出版品种大量增加，面对品类繁多的图书，准确快捷地采购到适合高校学科发展需求、满足广大师生个人需要的图书，是衡量图书馆采购人员工作能力的重要指标。

三、购书经费的使用现状

在实际的图书采购工作中，图书采购应根据学院图书馆馆藏资源、读者需求、学院发展，完善图书馆馆藏资源的工作。因此，科学合理地做好图书采购预算就显得尤为重要。图书馆传统的购书方式是采用先选书再进行审批购买，这样做的弊端就是：采购图书会因参加现采会人员的人数、个人责任心决定了图书采购数据的质量和数量。如，省级现采会有100多家出版社参展，在相同的时间内，我们邀请到的负责任的代表可能会采集几百条数据，责任心不强的代表采集的也就只有几十条或几条。时效性，采购图书的书目数据需要汇总、查重、审批、招标等程序。书商配货后还要经过十几道编目加工程序才能够上架供读者借阅，这么多的环节对一些时效性较强的图书，就显得过于漫长。

为此，民办高校图书馆的采购工作要立足于本校的办学目标和发展规划，坚持有利于学科建设的需要，有利于专业建设的需要，有利于科学研究顺利完成的需要，有利于全面提高大学生综合素质的需要。做好图书采购预算工作，更好地为学校的教学科研服务。采购方式要随着学校每年各学科在总学科中所占的比率来进行调整，要随着学院的教学改革、发展规划中出现的新情况重新制定图书采购方案，使有限的购书经费发挥最大的效能。

四、做好图书采购预算工作的建议

（一）合理定位，确保藏书结构

民办高校图书馆因学校办学性质决定图书采购经费是非常有限的，怎样用有限的经费预算完成图书采购任务满足读者需求，依据现有馆藏结构、馆藏质量来完善图书馆馆藏资源，就必须做到透明、公开、制度化和有序性。我们可以根据学院的学科发展，学校定位、特色专业、新增专业等因素相互协调优化选择组合。馆藏整体结构应充分考虑读者的实际信息需求，合理有效地分配采购预算经费，均衡各结构层次的需求和发展，使图书馆的馆藏最大限度地满足教学和科研的要求，加强馆藏图书的特色建设，合理公平地发展。结构一旦确定，就可以最大限度地发挥文献资源建设的效能。

（二）有效编制图书采购预算，发挥最大效能

图书馆应使经费发挥最大效益。为了有效利用经费，图书采购人员可以通过网上搜索当前热门的优秀图书；通过咨询各院专学科的专家，确定学科发展所需要的图书；通过调查，了解读者需求的图书，以充分利用有限的图书购置经费，尽可能多地购买符合学校发展需要，符合读者所需要的图书，使馆藏图书的结构更加合理，并最大程度地保证入藏图书的质量，提高图书的利用率，使有限的经费发挥最大效益。

（三）合理编制采购预算，建立年度采购评审机制

图书采购计划是图书馆在馆藏资源建设采购工作在一定时间范围内的行动指南。它可以为图书馆采购工作提供清晰的思路，有助于保持系统、稳定的采购方向，减少文献选择的随意性，可以为采购工作的经费分配提供依据。我们可以依据民办学院的发展规划来确定图书馆馆藏文献资源建设的原则，合理制定图书馆的中长期发展规划，合理制定不同类型文献购置经费的使用比例，以各学科的需求及发展为第一原则，根据服务对象的发展方向和近期的科研需要，依据各学科在总学科中所占的比例来确定图书的采购时所占的份额。对专业建设必需的主干课程和学校每年新增专业作为重点选购；对基础性公共选修课以及自然科学和人文社科类图书可作为一般性选购。采购前有计划，采购后也要有一定的汇总分析评审。在分析的基础上，动态调整采购计划，使图书馆的馆藏资源建设进一步做深、做细，做到更加精准。

（四）建立文献资源满意度评价体系

民办高校图书馆还应该建立起科学的馆藏文献资源满意度评价体系，采购经费的预算分配是一项非常复杂的工作，只有建立了文献资源满意度评价体系，使高校图书馆购买的文献信息资源的质量得到真实、准确、客观的评价，合理有效地编制图书采购预算，为今后的馆藏资源建设，平衡各学科之间的购书需求，最大程度地提高教学科研的需求提供更多依据。使经费的使用也更加合理，更好地提高文献资源经费的使用效果，使民办高校图书馆的馆藏不断优化，更能符合学校发展的需要和读者的实际需求。

五、图书采购预算方法

笔者对省内几所综合类院校图书馆的采购预算进行了调研，总结为以下三种方法：第一种，以上一年度的图书采购预算经费为依据，结合本年度学校经费下拨情况，凭经验或历史惯性来考虑文献价格上涨因素和馆藏资源结构变化情况，来确立下一年度的采购预算。第二种，采用专业的公式来编制年度采购预算，通过分析各种影响因素，利用公式定量分析确定所需经费的方法，来计算并确立经费的需求情况。第三种，综合以上两种方法根据学院的实际情况，按照学院学科发展，在校师生人数等情况来确定年度采购预算，在实际的操作中先拿出一定数额的资金作为预留资金，按照编制的预算进行学科分配，用这部分预留资金来进行平衡，以免在执行过程中出现预算和实际不符的情况。

总之，随着信息化、数字化时代的来临，图书馆在做好图书采购预算时，要做好科学合理的经费分配，有效地分配有限的购书经费，这样可以均衡各学科发展的专业需求，使馆藏能够更大地满足教学科研的要求。我们在采购前做足现有馆藏的数据分析，按照图书采购预算进行合理分配，做到图书采访前有分析，采访中有准备，采访后有总结这种长效机制，利用各种渠道优势互补，建立一种开放、动态、合理采购体系，使图书采购能健康发展，更好地为图书馆的持续发展提供保障。

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［责任编辑吴明宇］

G258.6

A

1673-291X（2016）25-0090-02

2016-07-08

丁华（1971-），女，河南滑县人，助理馆员，从事图书馆现代化建设研究。