论高校档案信息资源的开发和利用

李媛媛

（辽宁省交通高等专科学校，沈阳 110122）

论高校档案信息资源的开发和利用

李媛媛

（辽宁省交通高等专科学校，沈阳 110122）

随着社会的发展，档案信息资源在越来越多的领域体现其利用价值，当然高等教育领域也不例外，高等院校自建校以来，长期的办学实践和教学活动积累了大量的档案资源。这些档案资源不仅仅是高校日常管理活动的真实写照，而且它们也具有非常重要的开发和利用价值。只有对高校的档案信息资源进行科学合理充分的利用，才能为高等院校的发展提供更加可靠的参考及科学依据。对于高等院校来说，档案信息资源的开发与利用不仅关系着高等院校的发展，而且还会接关系到档案信息化建设水平，同时它也是衡量学校管理水平的重要标志之一。

高校；档案；信息资源；信息化；开发；利用

1　高校档案信息资源开发和利用的重要意义

高等院校档案信息资源的开发和利用的重要意义，一般来说有三点：第一，当高等院校领导层面进行某一些重大问题的决策时，或者是制订年度计划、发展规划等重大事宜时都需要有本校的一些档案信息资源作为参考，以这些信息资料为依据，能制订更合理的计划和作出更准确的决策；第二，高校档案信息资料记载了高等院校最真实、最原始的，包含教师教学活动、学生情况等各种信息，高校将这些资料通过各种渠道展现给学生及教师，有利于高等院校各项工作的开展；第三，高校档案之中不仅包含了教师教学活动的资料，还有学生各种信息的记载，教师通过翻阅这些信息，可以及时地了解到自己在教学活动中的不足之处，认真反思，及时改进，促进教学活动顺利高质量的开展，另外，教师还能够通过信息资料了解到学生的不足在哪里，然后对教学内容进行调整，来解决这种问题。

2　高等院校档案信息资源开发和利用中存在的问题

2.1思想观念存在误区

在传统的档案管理工作中只是进行简单信息的整理和归档，在服务方面也相对比较被动。从目前的情况来看，高等院校的档案管理工作虽然具有严格的规范和标准，但是档案管理人员对于信息资源的价值和作用缺乏认同感，同时也缺乏对档案现代化建设资源共享的创新理念，管理人员的工作也是为保管而保管，对于保管的重视度要大于利用。档案信息资源的优化整合与开发利用工作不能满足社会的需求，进而成为阻碍高等院校发展的重要因素。

2.2缺乏资金投入

由于缺乏专项的资金投入，造成了高等院校档案保管数据库规模较小、结构不合理等一系列问题，很难能满足档案信息资源建设合理完善的需求。另外，缺乏资金的投入，造成了高等院校档案管理部门信息化现代化建设所必需的软件及硬件设备落后或者是缺乏，阻碍了高等院校档案管理的现代化信息化建设。

3　加强高等院校档案管理信息资源开发与利用的几点建议

3.1高等院校档案管理工作人员需要更新观念

现在的档案管理工作人员受到传统的档案管理意识影响，认为档案信息资源是为保管而保管。另外，档案管理工作人员缺乏强烈的市场竞争意识及优胜劣汰的风险危机意识，缺乏开拓创新的意识，安于现状、不思进取、贪图安逸、使高等院校档案馆中保存的一些信息资源的潜在的价值不能够被充分的发掘和利用。所以，高等院校档案管理工作人员应该克服这些传统的陈旧的档案管理思想，及时更新知识、转变传统的观念，审时度势，从传统的老旧的思维中摆脱出来，积极探索，勇于竞争，抓住机遇，化被动为主动，积极地发挥主观能动性和创造性，努力地探索档案信息资料开发和利用的新模式，为高等院校档案信息管理工作的发展提供动力。

3.2建立健全高等院校档案开发利用管理机制

高等院校档案资源开发和利用的首要前提就是保证高等院校信息资源的真实性及完整性，而只有建立健全高等院校档案开发利用管理机制才能够保障信息资源的真实性和完整性。那么建立健全高校档案开发利用管理机制，首先就是高等院校档案管理部门坚持集中统一的管理原则，对于具有一定保存价值的信息资料应该有专人去进行集中收集和统一的管理。其次，就是应该完善高校答案管理规章制度，这也是做好管理工作的重要基础。因此在新时期新形势下想要做好高等院校档案管理工作就应当构建一套适用于高等院校的科学合理的且操作性比较强的档案规章管理制度，坚持按照规章制度办事，克服工作中的随意性，将服务工作落实到实处。最后，就应该将高等院校档案信息资源的开发和利用纳入到学校的发展之中，避免工作人员因为调整而受到影响。

3.3做好高等院校档案信息资源的宣传和服务

在新的时期加强高校档案信息资源开发和利用的目的就是能够更好地为高等院校的师生以及有需要的社会人员提供更好的服务，但是如果高校档案信息资源的开发率已经非常高，但是师生以及社会人员的知情人员却不多，那么利用率也达不到，所以做好高等院校档案信息资源的宣传和服务是高等院校档案信息资源开发和利用中的非常重要的一项工作。这样档案信息资源的开发率和利用率会同时上升，高校档案信息资源也能够被充分的利用。

加强宣传和服务首先应该加大物力和财力的投入，提高档案馆的公共服务水平，扩大高等院校档案管理部门的影响力和吸引力。然后应该开展多方面、多种类、多渠道的宣传活动，也可以通过举办展览、讲座等向高校师生及社会人员宣传档案工作，让更多的人能够认识了解到档案工作。

开发和利用档案信息资源是档案管理工作中的最终目的，高等院校档案管理人员应该不断更新理念，提高管理水平，充分挖掘档案信息资料，从而为高校师生及社会人员提供更好的服务。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.131

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