档案信息化建设与档案管理的几点思考

2016-12-30熊伟

中国管理信息化 2016年18期

关键词：档案管理信息化资源

熊伟

（核工业档案馆，北京 100822）

档案信息化建设与档案管理的几点思考

熊伟

（核工业档案馆，北京 100822）

档案信息化建设工作与事业单位实际的发展进程息息相关。本文主要探讨了档案信息化建设工作的内容、信息化建设存在的问题、电子文件鉴定的矛盾以及完善档案信息化建设与档案管理工作的途径。

档案；信息化；管理；资源；电子文件

0　引言

当前，信息化俨然成为了发展的手段之一，档案信息化建设工作要想和新时期的发展需求相适应，需要对档案资源信息进行充分的挖掘，全面提高事业单位的档案资源利用率，为事业单位的发展奠定坚实的基础。

1　档案信息化建设工作的内容

1.1档案信息资源建设

在档案信息资源建设的过程中，主要涉及了多媒体数据库、档案全文数据库的建设工作，为了进一步规范电子文件归档管理，必须对传统档案开展相应的数字化管理活动，提高档案信息资源利用的质量、效率，进一步增加档案信息资源的类型。

1.2基础设施建设

在基础设施建设中，软硬件基础设施被作为档案信息化建设工作的基础，有力支撑着档案信息资源的利用、开发。在一定程度上促进着档案信息的交换、传输，达到资源共享的目的。

1.3标准化建设

为了达到档案信息化建设目标，还需要进一步加大档案信息化体系建设的力度，对相关工作流程进行约束，比如：对档案信息资源的查询、描述、应用、管理工作，进行明确规定，逐渐实现对电子档案规范化管理的目的。

2　信息化建设存在的问题

2.1数据的异构性

一般情况下，档案馆接收到的电子档案来自不同的部门、单位，但是大部分的单位间的数据库都是异构的。因此，复杂的内部结构、特殊的属性、各式各样的数据来源、特殊的处理手段给入馆档案资料的信息化建设工作带来一定的难度。

2.2高度的分散性

所需要的资料大多数分散在各个经济单位以及管理部门中，围绕一个主题的资料难以有效地进行整合。档案馆，即信息资源直接的拥有者，需要面对庞大的信息量，怎么样对信息展开科学的应用、管理，如何及时对有价值信息进行筛选，怎么样对信息进行深度的挖掘、加工等，成为了如今信息化建设工作中的重要课题。只有良好地保存档案实体，才能实现档案的最大价值，比如：税务局、建设局均存在财务报表，在展开单位移交工作中也需要涉及财务报表，难免在之后的入馆移交工作中发生信息重复，出现无差异化的数据资料。一般情况下，档案价值的判定需要融入浓厚的主观意识，同时主体对档案实际的价值客观性以及价值大小进行判断。但是该种判断通常仅仅只是单纯地在客观、主观的矛盾内挖掘出来的平衡点，而具体的价值判断结果也只是矛盾双方相互不断转化、调和的表现。

3　电子文件鉴定的矛盾

当前我国正处于时代大力发展、环境不断变迁的时期，电子文件鉴定的矛盾也在进一步变换形式，尤其是在鉴定电子文件的工作中，具备了新的表现形式。再加上电子文件的出现，在一定程度上给已经融入了悖论意义的档案价值的鉴定活动带来了一定的难度。在现代化的电子环境下，需要在文件转化成档案前展开档案鉴定工作，把鉴定工作提前，需要在鉴定对象还未确定前，就展开相应的鉴定。鉴于此，对于电子文件而言，需要提前设置鉴定环节，在文件实现前，依据系统对电子文件进行截获，同时展开鉴定，并且加大控制力度，避免由于恶意、无意的删除、更改而造成的信息失真、损毁等不良情况的出现，进一步保证有档案价值的文件能够至始至终处于档案工作的范围内，让档案工作人员对其生成情况进行有效的掌控，从而维护电子文件的真实性。

4　完善档案信息化建设与档案管理工作的途径

4.1加强档案管理数字化的建设

为了达到建设资源共享及档案信息化的目的，资源的建设工作成为了一项必不可少的工作内容。所有的档案工作均需要围绕着资源建设而开展。现如今，基于我国实际的信息化程度，档案管理工作最为主要的任务就是加强档案管理的资源共享及数字化建设。首先，进一步提高档案管理的数字化程度。在相关原则的基础上，完善实际的工作方案，加大监督的力度，提高档案工作的数字化建设程度。与此同时，一方面，在符合人们日常应用要求的条件下，优化档案数字化所需要的文件目录，加大物力、人力的投入力度；另一方面，完善电子档案、纸质档案二者结合的管理机制也是一项重要的工作内容之一，在实际的档案管理工作中，有效地纳入二者的双归档形式。对于有明确规定的图片类文件而言，需要在关联储存相关制度的基础上，展开工作，达到全文检索的目的。其次，进一步加大档案资源的共享力度，严格依据国家制定的相关规定，逐渐完善档案信息管理体系，采取行之有效的对策，同时在该管理体系的前提下，将办公应用体系和管理体系进行有机的融合，进一步帮助信息的生成、分类、归档。按照先易后难的顺序，有效履行档案管理机构的职责，应用条块结合的手段，提高档案资料的实时性，完善档案信息系统的文件目录，优化档案信息化的建设工作。

4.2优化档案信息化的工作系统

相关工作系统是档案信息化工作必不可少的保证。这就需要进一步对档案信息化的工作系统进行优化。首先，管理机制要有一定的明确性，保证在运行过程中能够展开持续完善的工作。合理应用档案管理办法，构建科学的电子型档案管理制度，促进不同单位、部门的相互配合，完善电子档案的管理工作。与此同时，在严格遵循相关法律法规之余，相关的档案部门还需要进一步运用行政管理职能，在实际的档案管理工作中，应用合理的手段，对信息化方法加强应用，提高档案信息化建设工作的配合度，有效构建一个和谐的合作系统。其次，进一步对相关的法律、法规进行规范、完善，保证档案工作的科学性，比如：相关的工作者需要对档案信息化建设工作所涉及的方案进行策划，完善具体工作的职责目标，确定与规定任务相关的工作内容，优化绩效评价系统，帮助档案信息化工作得以稳定、顺利地展开。

4.3对档案信息服务手段进行创新

档案信息化建设其实就是为了进一步提高档案的利用效率，这就需要强化档案信息远程查阅利用服务的能力，进一步创新档案信息的服务手段，构建一套完整的档案信息网上公开评估系统。依靠各级档案单位，再依托链接手段有效整合相关资源，进一步优化档案信息资源网，达到一站式网上查阅档案信息的目的。

4.4优化、完善技术支持与资金保障系统

管理技术是档案管理工作中的一项关键因素，而充足的资金是先进设备得以应用的保障。鉴于此，在档案信息化建设过程中，需要科学的技术方法给予支撑，还需要投入足够的资金。在保证档案信息化体系稳步运行的同时，还可以确保档案资源的可靠性。首先，应用相应的对策优化基础设备，将档案信息化建设中的资金纳入财政的预算中，同时融入基本的建设、维护费用。应用服务外包、合作开发的手段，支持相关的档案研究管理技术。其次，对相关的软件、硬件设施进行更新，同时也需要对正在应用的设施进行不断更新，为档案信息化工作创建一个充裕的工作环境。