企业档案管理发展的信息化之路

韩春霞

（深圳市春晖信档案技术服务有限公司，广东　深圳 518000）

企业档案管理发展的信息化之路

韩春霞

（深圳市春晖信档案技术服务有限公司，广东深圳 518000）

随着经济全球化日益发展，提升核心竞争力已成为在新时期企业管理的重中之重。为了更好地满足社会发展的客观要求，作为经济运行的主体，企业必须把档案管理信息化建设放在核心位置，不断完善企业档案管理模式，加快档案信息共享和利用的步伐。以此，不断提高企业运行效率与质量，使企业档案馆管理更好地走上信息化道路，更好地发挥自身的作用。

企业；档案管理；信息化；道路

在新时代下，计算机网络技术持续发展，被应用到不同行业、领域中，渗透到企业发展的全过程。在企业日常管理过程中，档案管理已成为不可或缺的重要组成元素，发挥着不可替代的作用。同时，在计算机互联网技术作用下，信息化理念已被融入到档案管理中，冲击着传统企业档案管理。在此过程中，要多角度、多层次分析各种主客观因素，采取各种有效措施，促进企业档案管理发展的信息化建设。以此，确保相关工作的顺利开展，促使企业走上健康持续发展的道路。

1　企业档案管理信息化的必要性

档案属于一种重要的信息资源，是企业、组织、机关在社会活动中直接形成的不同形式与载体的关键性历史记录，比如，音像、文字。在社会市场经济体制不断完善的浪潮中，社会信息化脚步日益加快，现代企业必须意识到开发、利用档案信息资源的重要性，要以社会市场为导向，优化利用各种先进技术，注重档案管理信息化建设，提升自身的核心竞争力。

就企业档案管理信息化建设而言，以计算机、网络硬软件为基点，优化档案管理模式，具有鲜明的“无纸化、规范化”特点。在企业日常工作中，档案管理信息化建设是非常必要的。第一、档案管理信息化能够提高日常工作效率。在实现微机处理后，企业档案信息不需要集中立卷，不用受到时空限制，随时整理各类档案文件，及时做好归档工作。在分散工作量的基础上，能够随时更新、完善档案信息，为检索利用档案信息资源提供便利。在微机网络管理过程中，大大缩短了档案文件插入时间，简化了工作流程，减少了档案管理人员的工作量，极大地提高了档案信息的准确率，还提高了档案管理工作效率与质量。第二、保持了企业档案信息的原貌，实现了分级管理。在档案管理过程中，各种先进设备被应用其中，比如，扫描仪，在原文扫描作用下，整个档案文件瞬间变进入到对应的软件系统中，成为一种电子格式文档，能够更加直观地再现档案原文。同时，在实现分级管理之后，只需要结合实际情况，合理设置权限，明确使用者调阅档案信息级别，便能有效保护档案信息，具有其保密性。还能全面而真实地记录下所有档案调阅具体情况，为实现责任倒查在做好了铺垫。

2　企业档案管理信息化建设措施

2.1制定档案信息化标准规范

在企业档案信息建设过程中，标准规范、规章制度都是不可或缺的重要元素，是提升企业档案信息资源价值的首要前提。在运营过程中，企业需要结合自身实际情况，构建完善的档案信息化管理机构，在强化档案管理人员档案信息化管理意识的同时，规范他们的日常操作，确保档案管理工作顺利进行。要不断健全已有的档案信息化管理制度，逐渐提高制度体系的执行力，为实现档案信息化管理提供重要的法律保障，使档案信息化管理更加规范化、科学化。

2.2注重档案管理信息化人才的培养

想要促使企业档案管理更好地走上信息化发展道路，必须注重内部人员的系统化培训，培养档案信息化管理方面的专业人才。在日常工作中，企业要以社会市场为导向，适当提高企业档案管理信息化人才招聘要求，进行必要的岗前测试，合格者才能被录用，优化调整内部档案管理人员结构，提高档案管理队伍的整体质量。在此基础上，企业要定期对内部档案人员进行系统化地培训，对他们进行再教育学习，学习档案信息化管理的必备知识以及相关学科知识，比如，法律、管理，不断优化他们已有的知识结构体系，逐渐提高他们的档案信息化管理综合技能。此外，还要加大档案管理信息化的宣传力度，使档案管理人员充分意识到其重要性，能够与时俱进，转变思想观念，强化他们的档案管理市场意识，不断加快档案管理信息化建设步伐，更好地顺应时代发展的客观规律。还要优化各种先进的技术，从不同角度入手做好档案管理信息化队伍建设工作，不断提升企业档案信息资源的综合价值，保证企业的顺利运转。

2.3优化档案管理硬、软件设施，做好档案安全保护工作

在档案管理信息化建设道路上，需要全面而客观地分析各方面影响因素，优化配置硬软件实施。为此，企业需要综合考虑自身实际情况，开发适合本行业、本部门的专门型档案利用软件，优化相关的硬、软件设施，比如，交换器、信息安全系统、数据库管理系统，确保档案信息化管理工作的有序进行。此外，在信息化建设过程中，需要通过不同途径，采用多样化的方法，优化利用各种先进的技术，比如，数据加密技术、认证访问权限技术，加强档案信息的储存安全，并借助防火墙技术、网络监控技术，全面做好系统保护工作，使相关的网络系统处于安全、稳定运行中，有效防止外来因素破坏相关运行系统，影响档案信息资源的准确，造成严重的经济损失。

3　结语

总而言之，在新时代下，企业必须把档案管理信息化建设放在重要位置，充分发挥档案信息的作用，不断完善企业日常管理，提高管理效率与质量，也能更好地顺应时代发展地客观规律，促进企业的全面发展。但企业档案管理信息化建设是一项系统而复杂的工程，周期较长，难度较大，需要动态化监督社会市场动态变化，不断优化档案管理模式，优化利用档案信息资源。以此，在减少企业运营成本的基础上，实现最大化的运营效益，使企业能够在激烈的市场竞争中走上长远的发展道路，拥有更好的发展前景。

主要参考文献

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［2］毛丽萍.知识管理对档案工作的启示［J］.档案学研究，2011（4）.

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.11.116

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1673-0194（2016）11-0194-02

2016-02-29