小议中小互联网企业的客户服务管理

2016-12-30李雨静

市场周刊 2016年8期

李雨静

小议中小互联网企业的客户服务管理

李雨静

在激烈竞争的市场里，客户有更多的机会去选择不同的公司产品来满足自身需求。也随着技术和产品的发展，客户对公司产品及服务的要求越来越高，为此，需要在客户和企业之间建立更多的沟通桥梁，而客户服务管理就是建立这一桥梁的最好方法与手段。对于互联网时代里出现的中小互联网企业而言更应如此。

中小互联网企业；客户；客户服务管理

一、客户服务管理中存在的问题

客户服务管理是指企业为了建立、维护并发展顾客关系而进行的各项服务工作的总称，其目标是建立并提高顾客的满意度和忠诚度，最大限度地开发利用顾客。客户服务是一个过程，是在合适的时间、合适的场合，以合适的价格、合适的方式向合适的客户提供合适的产品和服务，使客户合适的需求得到满足，价值得到提升的活动过程。

客户服务管理是了解与创造客户需求，以实现客户满意为目的，企业全员、全过程参与的一种经营行为和管理方式。它包括营销服务、部门服务和产品服务等几乎所有的服务内容。其核心理念是企业全部的经营活动都要从满足客户的需要出发，以提供满足客户需要的产品或服务作为企业的义务，以客户满意作为企业经营的目的。纵观现有市场中的中小互联网企业，或多或少在客户服务管理中存在以下几个方面的问题：

（一）管理层的重视程度不够

公司员工都应有自己的岗位职责。管理者应尽的职责就是管理自己部门内的大小事务，包括员工的工作内容及工作状态等。对于中小互联网企业而言，公司整体规模比较小，组织机构相对简单，管理者需要管理若干个部门，凡事做不了亲力亲为，只有通过每天的报表总结来了解公司整体概况。对于公司工作人员的工作态度存在如敷衍了事等的现象，管理者却不能完全了解，这是管理者管理上的一个弊端。加上事务繁杂，导致管理层对每天报表的重要性不能详细的讲解，没有对员工完成该项工作的必须性和重要性进行详细阐述。由此带来的客户投诉、不满意售后服务、失去了同行业的竞争优势、最终导致客户的流失等负面影响的不断涌现。

（二）业务员的工作积极性较差

第一、中小互联网企业对员工的提成经常要扣押一个月，有的时候，即使到了第二个月，也未向员工及时发放提成，导致业务员的积极性变低，工作效率自然就变差。第二、公司业务员没有进行自我激励，每天和不同的客户打交道，可能每天都被客户拒绝多次，工作中不免会碰到各种各样的挫折和失败，很多时候员工甚至会对自身的能力产生质疑，员工有时不会及时的对自我进行鼓励，导致工作质量明显降低。第三、公司同事间可能会存在的不和谐的关系，人们做事，看重最多的就是“天时”“地利”“人和”，而“人和”是这三者里最重要的原因。中国的传统文化和几十年的“单位制”制度使公司职员很注重工作中的人际交往，希望自己能够被人喜爱。公司的老员工经常欺负打压新员工，工作中无法构造良好的人际互动和工作氛围。

（三）服务质量有待提高

服务质量是在企业与消费者之间能否相互信任的重要因素，是消费者能直接感知到的，也是消费者对企业及产品的第一认知。中小互联网企业往往对员工没有进行过系统的培训，工作期间客服人员可以做自己的私事，比如看视频、玩游戏等；公司的业务员对自己的拓展业务没有熟练的掌握，销售过程中不能解答顾客的疑虑；有些员工的素质水平较低下，背地里讨论贬低客户的现象时有发生；员工的服务意识薄弱，做不到面带微笑、语气平和的和客户沟通，导致中小互联网企业的服务质量不高。

（四）部门分工不明确

中小互联网企业主要由管理层、客服部门、业务部门、接待部门等部门组成，有的业务部门分为口碑部门和外卖部门。部门设立是存在问题，缺少财务部门和售后服务部门，受公司本身规模的限制，售后服务部门可临时成立，售后服务职责没有进行合理的分工，导致部门间相互推脱责任；没有财务部门的设置，导致公司账目成本管理无法正常进行，财务管理混乱。在各部门的职责分工上，也有许多不合理的现象，就业务部门来说，口碑和外卖是网络推广的两大业务，问题是口碑业务员不能做外卖业务员的业务，但外卖业务员可以做口碑业务员的业务，部门分工的不明确，导致口碑和外卖两个部门在合作期间，产生种种不愉快现象。

（五）售后服务意识淡薄

中小互联网企业没有设立售后服务部门，很多售后服务工作都是由公司业务员来完成，但是业务员的工作重点不在这里，也没有树立正确的售后服务意识，签订完合同后就不去跟踪客户，有时经常出现送货不及时的现象。在客户向业务员反映业务方面的问题的时候，或者客户要终止合同的时候，业务员的处理方法又是不理睬，或者在与客户纠缠不清的时候给主管的电话，就不管了。最终导致客户投诉事件频发，客户满意度较低。

二、优化客户服务管理的方案

（一）提升管理层的重视度

中小互联网企业的管理层应了解客户服务管理是以了解与创造客户需求，以实现客户满意为目的的管理方式。公司创造客户的价值体现在客户服务管理中。公司管理层对员工的工作质量和客户服务质量应该有明确的要求，从员工的角度去设立合理的要求，尽量做到亲力亲为，可以对优秀的员工提供晋升机会，提供优质的客户服务管理，才能让企业在激烈竞争的市场中拥有主动权。

（二）提高业务人员的工作积极性

1.让职员参与讨论

这样做可以勉励员工，也能表明公司非常在意职员的想法，能让职员感受到公司的尊重，和自身的价值的存在。在公司职员工作态度消极时，通过开会讨论等多种形式消除阻碍，提高职员工作的积极性，实现双赢。

2.明确赏罚

部门发布任务的时候，一定要明确此次任务的具体要求、负责人和任务完成时间。领导需要经常和职员沟通，肯定并表扬他们做出的成绩和取得的成果，激发职员的工作热情。

3.培养职员全局观念，形成多米诺效应

创造一种和谐的工作氛围，能够充分提升职员的工作积极性。让员工认识到自己的存在对公司的发展是至关重要的，从而提高工作效率。

（三）重视销售细节

1.业务员的着装

做业务拓展的人员，在工作中能够西装革履不仅能体现公司良好的形象，也能够让自己足够自信。

2.对业务员定期进行培训

业务员对新业务项目的真正了解需要一定的时间，前提是在接受培训的前提下，业务员对业务的了解程度，也关系到业务的成败，如果在销售过程中，客户提出问题，业务员不能及时正确解答客户的疑虑，会让客户觉得业务员不够专业。

3.随身携带记事本

初次访问客户时，认真记下客户的语言，不仅会促使客户更多地说出他的需求，也能让客户感受到自己在沟通过程中受到的重视和尊重。在业务员整理客户资料的时候，记事本也是一个提供客户信息的重要工具。这样下来，销售工作开展起来就比较顺利。

（四）明确各部门的职责

公司的每个部门都应有明确的岗位职责，要使企业正常的运行，明确各部门的职责显得尤为重要。各部门的职责主要包括责任、权利、利益三方面的内容。中小互联网企业需要设立独立的财务部门，确保资金的正常流通和运转，保证企业正常经营。口碑部门和外卖部门的业务范围应该明确规定，避免抢业务的事情发生。为了避免部门矛盾、责任推脱、利益冲突等现象，公司要明确各部门的岗位职责，否则公司就会没有组织动力，职员就会失去工作激情，企业便无法正常开展业务。

（五）完善售后服务

1.设立公司售后部门，完善客户服务体系

公司只有把服务质量提高到一个高度，形成独特的售后管理体系，才能得到客户的信任。客服人员及时处理客户反馈，售后部准确解决客户问题，最后把问题的处理结果反馈给客户，尽量使客户满意。在整个售后管理体系里，需要注意的两点有：一、客服部和售后部的信息传达一定要保持畅通。二、公司的售后服务人员必须用最短的时间解决客户的问题，要根据客户反馈问题的不同类型进行分类，以便于各部门可以随时查看问题的处理状况，提升客户服务满意度。

2.增加客户问题的受理途径

科学技术在高速发展，客户电话投诉已经不能满足互联网时代的需求。中小互联网企业可以在公司网站用发送邮件等方式来满足客户反馈问题的途径，提升客户服务体验，提高公司形象。

3.建立客户资料档案

中小互联网企业的售后部门需要根据客户等级的差别，给每个客户建立独立的档案，目的是为了拓展新的业务，以此来完善公司售后服务工作。在大数据化时代下，通过对每个客户提出的问题经过分析整理，建立客户资料档案，来帮助公司适时优化产品及一系列服务，保证公司更快地适应变幻莫测的市场。