企业职工参与档案管理工作的探讨

龚亚珍

[摘  要]21世纪档案事业正处于跨越式发展的重要时期。面对新世纪，挑战和机遇并存，压力和动力并存。企业档案工作更应与时俱进，进一步解放思想，更新观念，才能使企业档案管理获得无限生机、永葆活力。实践表明，档案管理创新有赖于管理运行机制的创新，有赖于扎实的档案基础工作的保障，有赖于高质量的档案信息的整合，更有赖于全体职工的共同参与。本人结合档案管理工作实际，对全体职工参与企业档案管理工作作一探讨。

[关键词]企业职工  档案管理  探讨

中图分类号：F272;G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）24-0356-01

一、企业档案管理存在的问题

新形势下许多企业在认真实施《档案法》的同时，不断加强企业档案管理运行机制的探索和研究，促使企业档案管理水平与服务效率的提高，突破传统的企业档案管理模式，走出了一条企业档案管理的新路子。但是，也有不少企业存在着这样或那样的问题和困难：一些企业档案室少档少卷空荡荡，各部室文件资料堆积如山，档案难找和失落现象时有发生;一些企业档案还比较混乱，很难理出头绪;一些企业档案室资料丰富，却无人问津，档案室成了保管室等等。

分析上述问题发生的原因，可以认为起源于思想认识和工作观念。目前有的企业从干部到职工对企业管理工作和档案工作之间相辅相成、相互制约、密不可分的关系认识没有引起足够的重视，认为档案是档案管理人员的事情，与企业管理没多大关系，当然也得不到应有的关心。不少企业只注意发挥档案员的主导作用，而忽视全体职工的主体作用。因此，确立企业职工的主体地位，充分调动广大职工参与档案管理积极性，以广泛地开发和利用档案，有必要对企业职工参与档案管理的运行机制进行研究和探索。这对于进一步贯彻《档案法》，改进和加强企业档案工作，推动企业档案事业的不断进步，具有重要的理论意义和实践意义。

二、企业职工参与档案管理的必要性

档案是历史的真实记录，它是企业发展工作中的一项基础性工作，同时又是一项服务性工作，是服务于企业各项工作的工作，它不单是档案人员的事情，更是全体职工应共同关心的事情。江泽民同志早在1987年就指出：“档案工作是一切工作的重要基础，有很多问题没有档案就说不清楚，要狠抓这项工作。如果现在不重视这个问题，我们将要负历史责任。”

档案工作与其他工作相比，具有明显的滞后性，是在其他各项工作完成后进行，相对来说开展工作较为被动。要改变被动局面，这就要求档案人员和全体职工共同参与，确立参与的观念，了解企业的总体规划、工作计划及其重大事项活动过程，从中认识、掌握各类文件材料的形成规律，对应归档的文件材料做到心中有数，减少工作中的盲目性，克服有什么收什么，交什么归什么的被动状态。档案人员参与企业各项活动和全体职工参与档案管理活动，一方面了解企业的中心工作，掌握不同时期企业对信息的不同需求，以及各类人员的需求特点和发展趋势，另一方面全体职工了解了企业档案的产生途径和收集管理方法，从根本上实现企业档案管理的及时性、主动性和完整性。实践证明，企业职工参与档案管理工作，能有效地促进和加强企业档案业务基础建设，形成企业档案管理的良性运行环境。

三、企业职工参与档案管理的基本原则

1、主体性原则

企业职工是企业一系列活动的主体，也是企业档案管理工作的主体。企业一切管理活动离开了全体职工的参与和支持，管理就事倍功半，效率低下，企业档案管理工作也如此。企业职工参与企业档案管理应是份内事，而且有能力参与企业档案工作的管理。

2、科学性原则

企业职工要按照档案工作的有关规定，依法参与企业档案管理，实事求是地提供档案。在档案整理过程中，应进行鉴定，去伪存真，剔除一些没有保存参与意义的、临时性的、与企业管理工作无关的资料，克服“有文就是档”的现象。

3、应用性原则

档案的价值在于应用。企业职工应当与档案室保持经常的接触，随时向档案室索取档案，利用档案，为改进工作和促进自身发展服务。档案得到了合理的利用，反过来会激发企业职工参与管理档案工作的积极性。

四、企业职工参与档案管理的运行模式

企业职工怎样参与企业档案管理？实践表明，它的运行模式应该是：随时收集、及时归档，帮助整理、形成体系，加强利用、实现价值。

1、随时收集，及时归档

企业档案种类繁多，其中许多材料都是在工作中随时随地形成的。如计划总结、领导讲话、会议记录、活动照片等。不及时收集，就容易遗漏、残缺。因此，要求企业职工配合档案人员随时收集，及时归档。对任何具有保存参考价值的文件材料，任何人不得占为已有。收集工作中，一要注意材料内容全面性，二要注意工作规范统一性。

2、帮助整理，形成体系

从企业档案形成规律出发，以每年为一周期，对收集的文件材料进行鉴定、分类、整理、立卷和归档，组成有序的档案体系，便于查找和利用。这项工作除了档案人员为主进行外，可由企业职工共同参与完成。因为企业职工对各自部门的活动比较熟悉，哪些材料的保存具有参考价值、哪些材料应当长期或短期保存、哪些材料以后会被经常利用。让企业职工帮助整理档案，使他们了解、熟悉、掌握档案工作的形成规律和操作方法，在企业内营造良好的企业档案管理氛围。

3、加强利用，实现价值

向全体职工开放档案并提供利用是档案工作的最终目的之一。企业职工可以在需要的时候按照借阅规定利用档案。档案在企业管理工作中有如下作用：一是为全体职工职评、考核、评优、评奖提供依据和凭证;二是为编制企业大事记、开辟企业历史陈列室提供素材;三是为各部室工作总结和计划、决策作参考;四是便于各级领导对企业管理工作进行检查评估。

五、企业职工参与档案管理的保障机制

全体职工参与企业档案管理，有一个由被动到主动，从生疏到熟练的过程，这个过程是否能够完成转变，得建立一套强有力的保障机制。

1、领导重视

企业领导班子的档案意识如何，能否做好档案管理的带头人，在很大程度上影响甚至制约着全体职工参与企业档案管理的开展。

企业领导班子把档案工作纳入企业议事日程，定期进行档案工作研究，使档案工作与企业各项工作紧密结合，这给企业档案工作依靠全体职工的共同参与管理起到积极的促进作用。

2、措施有力

要使全体职工参与档案管理工作，光凭企业领导的重视和支持是不够的，应在政策措施上予以保障。

1）组织落实

企业档案工作是与全体职工一系列工作同步进行的，而档案工作毕竟又有自身目的、规律，为使全体职工参与档案管理工作持久性，必须建立专门的档案管理机构，抓好组织网络建设，把各类档案的具体管理分工落实到各主管部门，这种辐射式的档案组织，适合一个企业档案管理的实际。

2）制度保证

企业应制定档案室规章制度，分工作目标、组织机警、职责范围和管理制度等项内容。这样，使全体职工参与企业档案管理有章可循。

3）财力投入

企业按综合档案室建设要求，配置档案专用库房和办公用房，配备档案箱柜及工作设备设施，并落实八防措施。定期发布企业档案信息，让全体职工及时了解企业档案管理的新动向。

3、良好氛围

社会心理学认为，积极的舆论因其代表了群众正确的倾向性观点和综合观点，能起良好的个体行为导向作用，使个体产生从众行为。企业可以通过行政发动、榜样示范等手段，营造“全体职工是企业档案管理主体”的局面，使全体职工踊跃提供档案，主动利用档案。

六、结语

综上所述，企业档案管理工作的运行是一个动态的运行环境，是企业全体职工参与的工作，工作面大，参与人员多，只有在不断解放思想、更新观念的前题下才能实现。全体职工共同参与的运行模式对企业档案管理工作必将产生积极的影响。我们在全面审视企业档案基础工作同时，要不断探索、不断研究，在企业档案管理的方式方法上寻求切合实际的方案和做法。

参考文献：

[1] 范巧燕.企业档案管理.经济管理出版社.2008年.

[2] 李伟文.现代企业管理.西南交通大学出版社.2008年.

[3] 覃兆刿.企业档案的价值与管理规范.世界图书出版司.2010年.