浅析ERP系统中的现代会计信息系统

陈莹颖　裴树峰

(山东大学齐鲁医院，山东　济南　250100；山东省农业科学院农产品所，山东　济南　250100)



浅析ERP系统中的现代会计信息系统

陈莹颖裴树峰

(山东大学齐鲁医院，山东济南250100；山东省农业科学院农产品所，山东济南250100)

随着信息化、数字化时代的到来，企业管理信息系统也随之发生了翻天覆地的变化，这一变革的主要产物便是ERP系统。近几年来，ERP系统在我国的应用越来越广泛。本文主要探究了会计信息系统发展的过程、现代会计信息系统受ERP系统的影响及产生的新特点和未来ERP系统的发展方向，进而分析得出，适合我国的ERP系统中现代会计信息系统方法，同时提出有效防范风险的措施。

ERP系统；现代会计信息系统；发展趋势；建设方法

一、ERP系统与会计信息系统概述

(一)ERP系统与会计信息系统的定义

ERP(Enterprise Resource Planning)，中文含义即企业资源计划，它是指一个以信息技术为基础，凭借系统化的管理思想，以企业决策层和企业员工为对象，提供决策参考、运行手段的管理平台。ERP系统将信息技术和先进的管理思想两者结合，逐渐成为了现代企业的一种常用的运行模式，其中的会计信息系统是最为重要的子系统。

会计信息系统(Accounting Information Systems)是一种运用各种现代的技术对杂乱信息进行收集、存储，然后将整合后的信息加以处理，再向使用者传递，最后用以进行会计核算的过程。从定义可以看出，会计信息系统由两个分支组成：其一是对收集起来的信息进行会计核算处理；其二是把处理后的信息加工成决策，协助使用者管理。

(二)会计信息系统的“前世今生”

从经历变化来看，会计信息系统可划分为四个阶段。

1.第一阶段：电子数据处理

会计信息系统最早出现在20世纪50年代，此时这一系统比较简单、不能够独立地调用信息数据、操作使用不方便，只能低级的处理电子数据。

2.第二阶段：会计电算化

1979年，会计信息系统正式进入电算化阶段。随着计算机计算能力的发展和使用的普及，人们开始运用计算机对收集得到的会计数据进行处理，会计信息处理进入电算化时代。但此时企业的管理者和决策者对会计信息电算化的掌握能力仍较低，因此虽然会计电算化和电子信息数据处理系统有了很大的发展，但它仍然不具备决策和管理的功能，应用范围小。

3.第三阶段：会计信息系统

完全意义上的会计信息系统，包括财务信息系统和管理信息系统。而在这一阶段，主要面临以下两个问题：一是如何完善这两个信息系统互相联系并且融合在一起的过程，二是人们可以如何对会计信息进行更好的采集、分析和利用。由于此阶段会计信息系统只局限在会计核算上，因此距离完善的现代会计信息系统仍有一段距离。

4.第四阶段：现代会计信息系统

ERP是一个现代的信息管理系统，除了对会计数据进行记录和保存外，还包括对企业基础数据的管理、整体业务流程的控制等，是一个帮助企业进行全方位经营管理办法分析的管理平台。而现代会计系统则是ERP中一个非常重要的子系统，它结合了现代化的信息技术和先进的管理思想理念，拥有ERP系统全部的功能和优势。

二、ERP系统中的现代会计信息系统的特点

会计行业的本质，是为企业提供各种各样的信息。会计的功能包括收集、处理、管理和控制信息，在此过程中，ERP系统发挥了巨大作用。

(一)ERP系统对现代会计信息系统的“六大优化”

1.优化范围：搜集信息的目标区域扩大

以前使用的会计信息系统存在信息收集范围小，获得会计数据可用性小等问题。如今针对这些局限性，ERP系统都做出了较好的优化。比如，目前的ERP系统会要求使用者将会计事项的发生科目、发生日期乃至发生地点全面且真实地记录，实现会计信息的全方位管理。

2.优化质量：录入信息的质量提高

ERP系统中有一个类似“大箱子”式的数据服务器，所有的被录入的信息都存放于此，当企业某部门需要会计信息时，这个数据服务器就从中选取出有用信息，提供给该部门使用。在这个过程中，人员参与较少，并且前期要求录入信息质量高，所以整个系统传递出的信息比较准确，使企业的管理水平得到了大幅度的提升。

3.优化效率：各部门之间的协作效率提高

企业中的每个员工都可使用ERP系统，员工对企业的现有情况一目了然，避免了无用的怠工和资源浪费。此外，使用ERP系统，可以方便财务部门了解其他部门的业务情况，在进行日常工作监控中，及时发现工作失误并加以修改。这一过程大大缩短了工作时间，提高了整体的工作效率，使各部门达到共赢的结果。

4.优化决策：促进进行财务决策

ERP系统在原始数据输入后，会直接将标准数据传送、处理，转化为标准信息，然后根据这些信息，编制、报告出企业的各种财务报表。相比人工处理，这一过程缩短了做账时间，提高了结果的准确性，企业管理人员可直接对企业财务报表进行分析和决策，财务决策的效率和质量都会因此大大提高。

5.优化处理：会计信息处理方式改变

第一，会计凭证通过计算机程序自动化生成。在ERP系统环境下，可以利用某些编译程序，将发生的经济业务设置为自动生成凭证，会计人员只需要做简单的审核即可。

第二，会计信息系统可以对业务处理的过程进行控制。企业的会计人员收集原始信息后，ERP处理系统会将自动处理。

第三，帮助企业经营者和管理者进行财务决策功能。由于当前ERP系统覆盖率广，通过互联网，可快速准确地收集到各个企业的相关资料，方便企业的财务信息处理。

6.优化输出：会计信息输出方式改变

其一，会计信息的输出形式变得不拘一格。ERP系统与互联网技术融合后，使信息传递方式并不仅局限在书面材料上，可实现多个企业的信息共享。

其二，多样化的会计信息输出内容。随着会计信息国际化发展，ERP环境下的会计信息系统也应与时俱进，添加更加多样化的内容和模块，满足不同企业，不同行业、不同国家、不同市场的多样化需求。

(二)ERP系统中的现代会计信息系统的新特色

1.新融合：与其他子系统完全融合

ERP系统不是孤立的系统，其中有着许多子系统，本文所讨论的会计信息系统便是其中的一个。目前会计信息系统，已经很好的融合到ERP系统的其他子系统中。

2.自动化：信息处理自动化程度提高

通过ERP系统的使用，会计部门的工作人员可通过互联网交流，自动传递会计信息。该方法不仅更加迅速，而且得到的数据也更加真实。

3.丰富灵活：信息提供多样化

企业会计除了要记录企业所发生的经济业务、计算企业员工薪酬之外，还有向本企业的生产者、管理者、经营者和投资者提供信息，帮助他们了解企业经济现状的职能。在ERP系统中，会计人员可以一次性地为信息使用者提供丰富的信息，帮助他们更高效地得到结论。

三、ERP系统中的现代会计信息系统的发展

(一)建设ERP系统中的现代会计信息系统的重要性

前面提到，ERP系统是一个新型的企业管理平台，可以帮助企业完成人工不能完成的复杂分析工作。因此，企业的会计信息系统建设非常必要。

1.正确认识成本管理系统

成本管理，对每个企业至关重要。现代ERP系统，可以完成对产品的成本核算、对超成本预测的部门进行警告和业务控制等工作。

另外，ERP系统还可在进行成本核算控制的同时，获取企业的各项信息，这些信息包括财务方面和管理方面，能及时向企业的管理者和经营者反映该企业的经营成果，预测企业下一步的运营方向，为企业负责人进行管理和决策，提供准确依据。

2.转变会计人员的角色

企业的会计人员在业务发生时，就在计算机上对发生的业务数据进行了录入。此时，ERP系统便会立即收到“提醒”，自动去确认业务的发生，同时自动将这些原始的业务数据转化为会计数据，并登记在企业的账目中，即进行会计记账。整个过程由计算机程序完成，大量减少了会计人员工作量，解放了会计人员的传统角色，有效提升了工作效率。

3.过渡财务部门的职能

由于当前的ERP系统完全可实现自动记账，使得企业会计和财务人员的工作量大大减轻，高端的财务人员也就更有精力着重关心于企业的财务决策，为企业创造更多的价值。

(二)ERP系统中的现代会计信息系统的发展趋势

一个企业的会计信息是所有相关企业都关心的资料。之前会计信息系统不完善，一个企业的信息基本只属于自己，其他企业想要获取真实数据比较困难。但在ERP环境下，会计信息系统实现了企业间会计信息的共享。

1.与ERP系统贯通融合

作为ERP系统的子系统之一，会计信息系统从独立产生，到与计算机进行简单的协同工作，再到由计算机进行大量的作业，当前，会计信息系统已经与ERP系统做到了默契的互相配合，甚至完美的彼此融合。

2.满足国际化发展潮流的需要

现代国际化的市场，要求企业在ERP系统管理模式下的会计信息系统，能够运行国际会计准则，处理多国外语，多种币种的经济业务。作为为本国企业服务的系统，还应该能为本国总公司提供具有可以覆盖世界的、可对比的、有用的经营管理信息。只有这样，这个会计信息系统才算得上是一个全方位的会计核算和财务管理平台，能为企业分布在世界各地的分支机构、投资者和客户等会计信息使用者提供有用信息，满足企业国际化经营的需要。

3.面向电子商务

当今社会，电子商务迅速发展。独立存在的企业会计信息系统无法处理电子订单，那么企业也会最终在电子商务的时代中被时代淘汰，因此ERP环境下的会计信息系统改革刻不容缓。会计信息系统的改革不但要考虑企业自身的生产经营，还应该充分考虑多个企业之间、个人用户与企业间的交流和使用，将拓宽系统的开放性作为先头工作进行。这一工作的进行，包括可以与计算机公司合作，开发使用适用于各种网络平台、网络协议、数据库、公共软件接口的语言等。通过这种方式，使企业更加适应电子商务时代中的交易。

四、ERP系统中的现代会计信息系统的构建

(一)ERP系统中的现代会计信息系统存在的风险

1.环境风险

在企业的经营过程中，企业的外部环境是企业自身无法控制的，但恰恰是这些外部环境，会对企业ERP系统环境下的会计信息系统造成很大的威胁。为了降低外部风险，中国对财务软件的使用有着严格的法规规范，如果企业使用的财务软件是没有得到财政部门认可的软件，或者是未规范使用系统中的功能模块，企业将面临违法的处境。

2.信息传递风险

由于ERP系统的会计信息使用网络收集和传递，数据的安全性维护是重中之重。因此需要对使用系统访问者的权限进行严格设置，否则机密的财务数据将变得透明，企业的经营管理决策和信息安全将面临巨大的威胁。另外一方面，数据信息录入可能也会产生错误的数据输入，这些情况都将导致ERP系统信息传递面临风险。

3.技术性风险

技术性风险主要指有关ERP软件设计上的风险。在ERP软件设计之初，相比安全，设计人员更重视的是它的功能性，加之编写代码的过程中会存在失误，造成系统漏洞，使该系统存在技术性风险。

(二)ERP系统中的现代会计信息系统中风险的防范

1.制定总体规划

第一，严格根据我国现行的会计准则与管理法规制定本企业会计信息系统的基本发展规划，并将这一规划执行责任主体明确。第二，结合自身运营的实际情况，安排合适的管理人员。第三，建立和健全管理系统操作的管理制度，限定会计信息系统管理使用人员的权限，要求系统管理和使用人员严格遵守企业的信息系统操作管理制度。

2.营造良好的内外环境

第一，企业应该重视会计信息系统的建设，加强对系统的认识，将会计信息系统贯彻到企业经济业务的各个环节，营造良好的企业内部环境。第二，政府部门应该制定相关的法律法规和政策，严惩违法违规的行为，切实做好监管工作，保障会计信息系统的安全性，塑造一个良好的社会外部环境。

3.优化规范会计业务流程

第一，根据企业的业务特点，从总体出发，分析企业现有的会计业务流程。第二，在会计信息数据录入到ERP系统后，再次重新进行组织建设，更好地实现会计业务流程的顺畅。

4.提高信息传递的准确性

第一，对于企业的初级财务人员，要重点培训计算机操作能力。对于中级财务人员，要重点培训系统分析能力，掌握通过案例，梳理出财务数据之间的内在关联的能力。对于高级财务人员，要重点培训完善和维护系统的能力，从而保证会计信息系统运行的稳定性与安全性。第二，建立专门的ERP系统技术保障机构，聘请相关的管理专家和信息技术专业人员对企业的ERP系统相关设备进行维护，保证会计信息传递的顺畅。

5.提高技术水平

第一，采取多种网络安全技术，从软硬件角度保证会计信息系统的安全性。第二，提高系统操作者的专业知识水平和ERP系统软件的操作水平。第三，加强与软件开发公司的交流和沟通，在ERP软件使用前，对软件进行充分的测试，及时对查出的系统问题进行漏洞修补和软件升级。

6.提高工作人员道德素质

第一，对企业员工进行培训，让员工了解ERP系统的正确使用方法。第二，加强员工的职业道德建设，从根本上规避道德风险。第三，运用其他电子系统，建立身份识别模式，保障会计信息系统的安全。

五、小结

随着信息技术和互联网的飞速发展，企业所使用的会计信息系统也不断更新换代。在ERP系统被企业广泛应用的大环境下，企业的会计信息系统不仅能进行会计核算和财务管理，更增加了对企业进行内部控制和整体调控等功能，这使得企业财务部门的职能越来越完善，同时工作任务也得到了减轻。另外，ERP环境下的现代会计信息系统不光能预测风险，还可化解风险，可针对企业的不同情况作出风险应对方案，进而实现企业经营决策管理和财务管理的高度集成。

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本文系山东省卫生厅医药卫生体制改革研究课题(YG-201522)