基于信息化背景下的工资流程输入控制方法

2016-12-28刘晴晴

金融经济 2016年18期

关键词：校验工资工作者

刘晴晴

(武警后勤学院院务部财务军需处，天津　300309)

基于信息化背景下的工资流程输入控制方法

刘晴晴

(武警后勤学院院务部财务军需处，天津300309)

在企业会计信息系统中，工资流程作为其关键的一部分，发挥着重要的作用。在重新组合业务流程后的工资支付系统已归属于人力资源管理系统中，在COBIT背景下，输入控制作为企业会计信息系统内部控制中主要环节，应对其高度重视。基于此，本文深入研究了信息化背景下控制工资流入输入的方法，希望能够促进我国各大企业的健康有序发展。

信息化；工资流程；输入控制

工资流程作为企业会计信息系统重要的一部分，直接影响着企业的整体运作水平。工资支付是一种常用的系统，此系统可以处理常规应收款项和付款系统，但实际处理中，工资支付系统有很多问题。基于此，本文分析了在信息化的今天，控制工资流程输入的主要方法，希望能够完善企业会计信息系统。

1.企业工资流程内部控制的不足

1.1 工资支付业务的问题

无论哪种类型的企业，都需要设计出与供货商需求相符的付款程序。在工资支付程序中，由于员工级别不一样，工资支付程序也有所有不同。比如：各员工间会按照月份、工龄等计算工资，在支付工资程序中，还要有相应的会计分录，方便记录扣款、罚款状况。但在采购交易过程中，付款程序并不需要这些处理会计分录的程序。因此，通用付款系统与工资支付系统是有区别的。在发放员工工资中，应对其控制，在合并利用采购业务和工资支票时，舞弊工资支付现象经常发展。通过有关研究调查表明，在处理连续的交易时，应采用通用付款程序系统。一般状况下，都是定期支付工资的，大多数企业都是30天支付一次工资。这种周期性的付款，将此过程中与通用付款系统相结合，难免会出现高负荷。也正是由于工资系统运行并不是持续的，而是有规律的，因此工资系统更适宜利用批处理形式、顺序文件。在信息时代的今天，输入控制对于推动企业稳定有序发展起到了重要的作用，无论在哪个环节中，出现信息输入错误，都会影响着企业工作的正常进行，因此有必要充分解决好工资支付业务中存在的问题，唯有将这些问题很好的解决，才能完善企业工资流程内部控制，推动企业的良好有序发展。

1.2 工资支付子系统的不足

在业务组合流程后的工资支付系统中，此系统隶属于人力资源管理系统管理，此系统中收集、处理与员工有关的信息，包括员工关系、工资率、扣款、工资单等信息，但这些信息都是动态的，因此，人力资源管理系统应支持实时访问，在员工某项信息更改时能够及时记录。采购付款系统同工资支付系统的功能类似，但也有区别。在工资支付系统中，许多操作都需要实时进行，存储的工资数据可以通过访问文件来实现，操作部门只需利用联网技术就可以实现传输任务和数据。在信息化环境的大背景下，许多国际公司主要以COBIT为内部控制标准框架。COBIT也就是信息及相关技术控制目标。一般情况下，公司的内部控制可分为两类，一类是应用控制，另一类是一般控制。这里的内部控制主要指的是会计信息系统。应用控制又可具体的化分为输出控制、处理控制以及输入控制3个控制环节，这三个控制环节所发挥的作用都是不同的，所实现的功能也是有很大的差异，但这三个控制环节是互辅互成、缺一不可的。

2.输入控制的对策

2.1 录入编辑的控制

运用考勤卡数据实时工资支付系统中，在录入中一旦出现错误，在第一时间内就会被发现，这种方法能够最大限度上降低录入数据的错误率。如：在工作者录入员工编号后，在员工文件中，系统将员工一些基本信息自动检测出。在检查录入信息时是否有空白处，通常都会使用数据遗漏检查技术，如果在发现数据值有空白处，内控系统会自动判定输入不准确，拒绝接收。如：某个公司明确规定出员工每一周工作时间最多为42个小时，在录入周工时字段时输入了45，内控检验程序会自动发出警告。检查接收输入数据阈值中，会应用范围检查，其主要功能为检查信息是否有小数点移位错误。比如：某企业明确规定出每一小时工资范围在20-180元，内控检测程序在对检测工资单上对应字段值中，检测是否员工工资是否符合具体规定。有效合理性的检查程序通常适用在输入字段值与接收值的对比。测试录入编辑控制程序逻辑作为一项很关键的工作，审计工作者能够决定出是否要凭借于其他补偿性控制来保障减少所需的测试环节。如：在开发、维护测试系统中，审计工作者可以对原始程序的设计、测试的控制等进行检查。此项工作的进行可帮助审计工作者判定出程序出现错误之处，进而减少测试的工作量。但是，虽然开发和维护系统控制水平较低，但是审计工作者结合自身多年工作经验，认为数据编辑控制测试尤为有效合理。出现这种情况，究其原因在于计算机重复操作根本不会出现错误，而人工重复操作很容易出现错误。在这样的状况下，内部控制测试中集成测试框架(ITF)能够让设计工作者实施明确的、高效的校验逻辑测试。这就要求工作人员要明确了解所有校验程序，并构建起一套完整的测试交易。分析测试结果我们就可以了解到哪些错误是可以绕过校验程序且不会被发现。这份测试结果分析报告为审计人员提供了可靠的依据。审计人员由此可以确定实质性测试的范围，时间安排以及性质。还有一种方法，可与之相媲美，那就是黑箱法。此法主要是通过检查错误日志和错误清单来为审计人员提供可靠依据。数据的输入、改进、重新输入的过程都将记录在错误日志和错误清单上。虽然，错误日志和清单不能全面的反映未经发现的错误，但在某种程度上，也为审计人员提供了一定的指导，对于后续的实质性测试也是很有意义的，为后续实质性测试工作的开展奠定坚实的基础，但随着信息化进程的夹具，应对错误日志和清单进行改进，实现发现所有错误的功能，这样既能够减轻工作者的工作任务，也为审计工作者进行审计工作提供出更加科学有效的数据，想要实现这一点，还需要有关工作者的不断研究。

2.2 批控制的应用

通常情况下，在管理录入工资数据中，批控制得以普遍使用，受到了各公司员工一致认可和追求。批控制实现了一次性录入员工工资的功能，贯穿在处理数据的始终。在内控系统中，一批记录大约有120条，结合每批对比传送单子中录入的汇总信息，起到如下几点保证作用：(1)处理所有已经输入数据；(2)输入错误数据，被拒绝，对其进行处理。在运行中，相关因素影响批控制运行时，，将会多次处理记录。批控制测试提供了在管理层中被判定高准确性、高完整性的证据。审计工作者调查出现错误的状况，并明确导致错误发生的原因，在了解错误出现的原因后，才能因地制宜的解决错误，避免此种错误的再次发生，提高企业的经济效益，进而推动企业的可持续稳定发展。

2.3 员工控制的应用

在录入好员工信息后，人事部门将信息提交给支付工资部门。所涉及的文件对工作者每一小时扣除工资、职务分类、工资等级等进行改变。在减少核算工资错误次数上，员工授权信息扮演着不可替代的角色。为避免不怀好意的工作者提交考勤卡这一现象的发生，工资支付部门工作人员应仔细核对考勤卡和未授权员工清单。在信息时代的今天，工资流程内控程序负责核对每条出勤记录，对不符合的出勤记录应实时拒绝，并发送警告信息，待高级领导介入后，展开实地的调查。完整的、准确的将员工身份上交给支付工资的部门，并对员工授权过程实施监督，在实地监督中，必须要按照具体规定严格进行，避免员工出现舞弊工资的情况，这种情况的出现很容易影响到公司的整体发展。利用ITF方法，审计工作人员可以对员工身份的真实性进行评估。测试过程中应建立虚拟的员工出勤文件，但这一文件必须是授权过的，出勤文件中包括两项纪录，即：符合条件人员的记录、不符合条件人员的记录。同时，员工基本数据的准确性、完整性尤为关键，即便已经授权的员工文件是没有任何效用的，第一时间准确运转的工资支付程序，并不能验证公司工资的发放。

2.4 GDIS的应用

为了可以提高校验程序输入率，GDIS输入系统被我国很多大型公司所使用，此系统由集中校验模块、错误报告、错误报告和错误文件等部分组成。交易日志是对全部通过校验的交易的长久的GDIS结合各个用户的实际需求，设置出相应的使用参数。如：在检查工时工资标准时，录入参数值为“8-160”。有的大型企业在输入一些数据中，会有比较特殊的数据，此时需要输入系统应非常灵活，允许用户可以个别定义以及二次开发特殊校验程序。