关于民政社会救助档案管理的思考

2016-12-27洪坦秋山东省威海市文登区龙山街道办事处

大陆桥视野 2016年18期

洪坦秋 /山东省威海市文登区龙山街道办事处

关于民政社会救助档案管理的思考

洪坦秋 /山东省威海市文登区龙山街道办事处

社会的救助工作对维持我国的稳定发展有着非常重要的作用，它不仅是我国社会保障中的最后一道防线，同时也是解决我国民生问题的重点内容。民政社会救助体系的构建所涉及的文件材料非常复杂，而且数量庞大，如何进行民政社会救助的档案管理工作已经成为了档案管理着重点研究的课题。在本文中，笔者将对目前我国民治社会救助档案管理中存在着的问题和解决对策进行详细的分析，希望可以给相关工作者提供一些参考。

社会救助；档案管理；存在问题；管理对策

一、民政社会救助档案管理工作中存在的问题

通过对相关文献研究以及结合笔者多年工作实践来看，现阶段在民政社会救助档案管理工作中主要存在着以下四方面问题：

（一）档案管理意识不强

档案管理意识是档案管理工作这所必须具有的基础条件，但在目前的民政社会救助档案管理工作中，管理意识欠缺的情况还比较严重。由于受到“轻档案，重业务”传统思想的影响，许多民政社会救助档案管理人员都不重视档案知识以及档案管理的法律法规，甚至还有部分的领导干部认为档案管理工作只是管理人员的个人事情，这种思想的存在非常容易导致档案资缺少、档案管理混乱的情况出现，大大降低了档案资料的保存寿命。

（二）档案资料缺失或不全

由于民政社会救助工作所涉及的内容非常官广泛，使得档案的资料的数量越来越大，而且在其管理工作中，还存在着比较严重的各自管理问题，不同业务的部门、科室都存在着各自为阵的情况，无法实行统一的管理，非常容易导致档案的缺失。不仅如此，在档案的收集、整理过程中，许多部门的都存在着归档资料遗漏的情况，这就加大了民政社会救助档案管理的难度。

（三）档案人员专业知识缺乏

在近些年中，我国的有关部门虽然已经逐步建立起了有档案管理工作的规章制度，当在实际工作中，制度的落实程度并不是很高，导致规则制度的实际作用没有能够充分的发挥除了“名存实亡”的情况非常明显。之所以会出现这样的情况，主要有两个方面的原因：第一，相当一部分的档案管理人员的专业知识不足，缺乏档案管理和档案开发建设的基本知识；第二，部分档案管理工作者认为，档案管理工作就是简单的对相关业务资料进行收集、整理，不明白什么样的档案资料需要上交，也不清楚怎么样才算是科学规范的管理。

（四）档案利用效率不高

民政社会救助工作具有较强的专业性，而且涉及部门繁多，档案的种类、数量都比较复杂，部分档案是为广大群众直接提供服务的，当在实际的档案使用过程中，存在着比较明显的利用效率不高的情况，许多需要经常使用到的档案资料的使用程序过于复杂，在加深档案的缺、错漏等情况，使得档案的利用变得更加困难，从而大大降低的民政社会救助档案的使用效率。

二、加强民政社会救助档案管理工作的对策

针对现阶段民政社会救助档案管理工作中所存在问题，要想确保救助档案得以发挥其巨大作用，笔者认为民政部分应当采取以下对策将此项工作做好。

（一）强化档案管理意识，注重资料的系统化收集

要全面提升民政社会救助档案管理工作的科学性及规范性，首先，必须强化档案管理工作者的管理意识，让领导干部、管理人员等从根本上意识到档案管理工作的重要性。与此同时，还应该加强档案管理法律法规的宣传工作，让民政社会救助的档案管理工作变得更加科学严谨，根据管理制度去进行档案管理的每一项工作，有效的提升工作人员的积极性、自觉性，严格的进行归档资料的上交工作。除此之外，还应该动员所有工作人员都参与到档案的收集工作中，尽最大的努力去保证档案资料的准确性与完整性。在档案资料的使用过程中，必须进行严格交接登记工作，以便清楚的知道档案的使用动态。

（二）加强队伍建设，强化业务素质

随着民政社会救助工作的不断深入，档案资料的数量也在不断增加、内容也变得越来越的富。同时档案资料的载体形式也逐渐多样化起来，管理手段也变得更为现代化。现代化的民政社会救助档案管理工作要求档案管理人员必须具有较好的专业知识和业务水平，并能够数量的运用现代化设备来进行相应的档案管理工作。从长远的问题上看，加强档案管理的队伍建设，强化管理人员的业务素质是一项非常重要的工作。首先，应该通过开展各种专业技能的培训来提高相关工作人员的管理意识和也是素质，并进行定期的民政历史、民政实践、民政理论等相关内容的学习，突出档案管理工作的针对性与超前性。其次，合理的进行管理工作经验交流会，促进管理人员间的学习和提高，为提升档案管理工作的效率打下良好的基础。第三，对档案管理工作者给予一定的重视和关系，其中包括政治、生活、工作等方面上的支持和奖励，积极的去了解工作人员的需求和困难，并采取有效的解决措施，这样不仅可以提高档案工作人员的积极性和主动性，还有利于管理队伍的稳定。

（三）完善管理制度，并强化制度的落实

档案管理制度是档案管理工作的重要指导，为此应该在深入贯彻并实施《档案法》的同时，还应该不断的完善有关的档案管理制度，并建立起一个健全的保密制度来维护和档案资料的完整性和隐私性。不仅如此，还应加强管理制度的落实工作，让档案工作符合规章制度中的要求，同时还要求并档案管理工作向着朝标准化、规范化、科学化以及现代化的方向发展。重视档案管理工作的各项业务，并将其归入到民政工作目标考核当中，让民政社会借助的档案管理事业能够与民政的业务共同发展，共同进步。

（四）注重档案的利用，提高档案的实际意义

档案的收集、管理等工作都是为了可以更好的对其进行利用，所以在加强民政社会救助档案资料的管理中，还应该注重档档案资料的利用，让档案资料可以更好的服务于社会。建立统一的档案管理部门，让各部门、个科室中的档案资料可以进行统一的管理，这样不仅个可以简化档案的分析、整理过程，也可以提高档案的使用率。同时，还可以剔除档案使用过程中的一些不必要步骤，例如：档案使用的逐级申请等，从根本上去简化档案管理、档案使用的步骤，让民政社会救助的档案规律工作更规范，让档案的更具有实际意义。