论企业档案的知识管理

张　蓉/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

论企业档案的知识管理

张蓉/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

当今社会的发展如同高速公路一样，迅猛飞速，原因就在于大多数的人们不用再担心物质的生活，生活温饱已经基本解决，那么人们就开始了进行精神文化的追求，人们精神文化在不断的充足，不断的吸收，人们获取信息的来源与途径多种多样，共享的信息全面而丰富，使人们不仅开阔了眼界，也开阔了思想，成就了个人的发展，也同样成就了企业的发展，所以现在的知识体系统已经不仅仅是一个人的或一个企业的，现在已经成为了全社会的甚至全球的。那么在这样知识高速发展且共享已经全球化的时代，对我们档案事业也造成了很大的冲击，那档案事业产生了变革性的发展。

企业档案；知识经济；知识管理

领传统档案工作走向电子化、信息化，促进数字档案馆的形成来代替传统档案馆，对档案工作如何进行信息处理及管理，对档案工作如何进行信息开发以带来更大收益等。我们可以通过以下几点分析一下：

一、现在的经济是市场经济也是知识经济

我们需要有丰富的专业知识及普及知识，才可以通过现代化的手段，现代化的方法去评诂和分析市场，了解市场的需求，市场的偏向，现在市场的特点等，我们要把知识运用在生产、经营、分配、决策等企业发展的各个环节中，当前，决定企业的命脉除了经营资金重要，还有就是知识在企业经营中的运用，知识已经成为了企业最重要的决定性的战略性的潜在资源，而汇集这些知识，总结这些知识，就是我们档案工作的重要性所在，企业的档案管理是反映企业的组织形式，企业的制度及机构形成及目前状态，是企业管理状态及历史状态的反映，档案的知识管理随着社会的进步，社会的发展，不断的优化和进化，将企业在经营管理过程中所凝结的知识，先进的管理思想，经验，高效的工作方法，实践过程以及经过实践的结论中有保存价值的资料全部记录和保存下来，我们可以通过档案中所包含的数据和知识，来做为日后分析和判断的依据，用来给企业发展指明方向，同时也会改善企业的知识环境，当然提高档案的服务效率和深度也是一个十分迫切的要求，要眼上时代的发展，就必须要提高档案的工作效率，扩大档案工作的服务范围，加深档案工作的服务深度。

二、企业的知识管理特点

企业的知识管理是反映在档案管理的工作之中的，那需要企业的档案管理需要有一些突破性发展，具有一些新的特点：首先，知识管理要求对档案管理职能拓宽，由于企业的快速发展，企业的不断变革，就造成了企业必须不断的适应市场的要求，不断的优化，在优化的过程中企业无论是在管理方法、企业专业管理、企业知识管理、企业对于信息化的技术的使用、企业对于大数据的分析、企业经营者经营理念的更新与变化，都需要不断的变化，这样也就造成了档案工作知识理念随之发生变化，这些变化主要表现在以下几个方面：第一个方面，知识管理的变化引发了企业档案管理职能的变化，从过去只有档案实体的管理到现在转型成为目前档案管理已经实现数字化、电子化，数字档案馆已经趋向于成熟，所以利用电子档案实现知识的开发并利用，通过并行分析相关档案数据，实现大数据的汇集及分析，来预见和分析出未来的市场发展及走向，可以方便企业提前做好准备投入到市场大战中，为企业带来了潜在的经济效益。第二方面，企业档案管理的智能化服务，这项工作的实现，首先是要先实现档案的电子化管理，实现数字档案馆，只有将实物档案电子化，将电子档案集中在一个相当于数据库的电子库中才可以实现智能化的管理及服务，包括生成电子档号，电子装盒，电子库架，电子上架等，都可以通过数字档案馆来实现智能化操作及管理，当然查询也可以通过智能系统来实现智能化的管理与调用。最后，我们要加大馆藏，档案馆藏的优化与完善是档案工作的核心和重点，那么增加馆藏最重要的手段不是增加实物档案，而且加大力度去建设数字档案馆，也是深化知识管理的重要环节，我们可以通过收集积累，或通过与其它相关单位的档案馆进行信息化对接，这样可以实现电子档案的共享，不需要投入任何的成本，就可以扩大了馆藏，我们再查询时更扩大了查询的内容及范围，为企业的生产发展更提供了充足的资料及分析的依据。

三、企业档案馆的知识管理

企业档案的管理需要更加专业、细化，需要通过现代化的管理，使档案利于查询和调用。传统时期的企业档案，完全是实物性质，无法整理还是后期的装盒，以及移至库房进行上架，完全都是靠人力完成，不仅浪费人力、物力、财务，更加浪费时间，档案工作的主要精力大部分都错放在了档案的收集与整理上，只有一少部分放在了归纳与查询上，但是根本没有放在档案中信息与知识的再进一步的开发或收集整理。当前时代，档案工作的目的，不是只为了收集，而是通过收集的档案为企业的生产经营提供服务，所以我们必须想办法将人力、物力、时间，从烦重的体力工作中解放出来，将更多精力投入到档案的分析、总结中，更深一层的挖掘出档案中的有用的信息及相关知识，用于企业的生产经营之中，给企业带来潜在的经营效益。所以数字档案馆的应用便是现在最要优先完成的工作，将电子的资料数据通过有关系统对接接入数字档案馆中，通过电子系统将相关资料进行核对，保证无整无误，且从前人号编写档号需要消耗掉到一到二个月的时间，而现在通过数字档案馆只需要大约半个小时左右就可以完成，传统时期最费体力的装盒、搬移、上架、手工打印盒内目录及备考表的工作，以及将这些表格装入相应的档案盒中的工作，这些一般需要消耗掉几个月的时间，使用数字档案馆以后只需要几天的时间就可以完成以上的工作，盒内目录及备考表，都是系统自动生成，只需要几分钟的时间就可以完成，最后的上架工作，也是通过建立电子库房的电子库架，然后将电子盒直接点击到相关架位上就完成了上架的全部工作。从前几个月才可以完成的工作，最多几周就可以完成，不仅提高了工作效率，也空出了更多的时间，用于档案的分析利用，以及通过档案分析出档案中所包含的相关知识及可借鉴的经验，通过先进的设备及现代化的管理分析手段，结合多媒体及办公设备，可以获取到大量的相关数据，这些大数据可以更好的服务于企业，为企业的经营发展提供源数据动力。

四、结束语

总之，社会的发展促进了档案事业的发展，知识的广泛传播及深入分析及使用，使社会发展的更加快速，社会的全速发展也需要更多的知识再填充，否则快速的发展会让社会无力可撑，而获得知识的渠道之一就是通过档案，通过档案的分析得用得到其中的历史数据与信息，理清相关档案的联系，了解相关数据的关联性，才可以得到我们想要的结果，所以只有档案工作发展的更强大，才可以给社会提供更多的知识和产生这些知识的依据，才能更有助于社会及企业的进步，推动社会及企业的生产力的发展。