论现代化档案发展趋势

郑晓薇/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

论现代化档案发展趋势

郑晓薇/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

现代社会，对于档案的定义已经发生了改变，从前档案只是被定义为记录历史发生真实情况的记录仪，只是供大家了解历史发生的过程和当时的真实情况，并没有将档案做为可以分析的数据的行列，现在的普查、调研等工作其它就是为了了解目前针对某一个专项问题的真实情况，但这些调查的结果不应只是为当前解决问题而做，而是应该将这些数据聚合，通过这些人们所说的大数据来进行客观的分析，从而使人们从中找到一些规律与经验，使我们再面对相似问题时做到有证可循，而不是无从下手，所以当下社会对档案的认识和定义已经发生了巨大的变化，它是记录大数据的源头，记录仪，是反映社会中发生各种情况及信息的存储器，是提供大数据的依靠。

档案管理；信息化；综合素质

前言

当前社会快速发展，特别是信息化的迅猛发展，我们的档案事业也跟随着社会的脚步，快速的电子化、信息化，通过互联网、电脑、各种先进的电子设备，档案工作开始电子化、无纸化，档案管理工作开始信息化的变革，作为新一代的档案工作者，必须明白我们面对的现代化档案管理的要求，档案管理现代化的趋势，我们要努力提高专业技能，努力学习各种现代化的办公设备，熟练掌握电脑操作，明确相关档案管理规定、要求，及相关的法律法规，以及实现档案管理的现代化、规范化。

一、档案工作将要面对无纸化、信息化

历史档案工作者每于面对最多的就是纸，档案最多的载体也是纸，但是使用纸载体也存在着劣势，比如档案工作人员要花费大量的体力去整理及搬运他们，需要存放他们的地方，而且需要将这此纸的档案为了保存要装订、装盒，为日后的查询工作也带来了影响，纸质档案因为查询的原因，也不利于原件的保存。但当前如此科技高速的社会，我们的原始档案工作就已经无法跟上步伐，所以我们要跟随新时代的步伐，将我们的档案工作电子化、信息化、网络化，当然最变革性的变化就是要实现档案的无纸化。随着电脑及网络的普及，无纸化办公已经成为趋势，无纸化办公已经可以实现。当前许多企业其实已经开始了变革，比如，文件的审批是通过网络及公司内部办公网进行审批和流转，不再需要人为的去找各级领导签字或审批，仅通过内部办公系统及网络，就可以完成文件的审批和传阅，这样不仅简化了文件在传送过程中的各种手续，又使文件传递的更快、更安全、更及时，时间和地域上的阻碍已经彻底消失。这种变化就是信息化和办公自动化所带来的，当然，我们的档案工作也面临着很大的挑战，为档案工作人员带来了巨大的挑战。

二、档案管理将面对虚似化

档案是终是为了提供查询，提供服务，这是档案工作的最终目的，但是档案馆是最要的就是馆中的档案数量也就是馆藏数量，但是光凭借一个档案馆是不够的，这就需要我们通过网络来实现馆际互连，达到档案共享，这种互连是没有地域的限制，可以在一个市，可以在全中国，可以在全亚洲，可以跨过海洋实现全世界，实现互连的档案馆信息都是共享，这样我们可以在最短的时间查询到我们需要资料，而且还可以做为大数据统计及分析的数据源，节省成本、费用、人员、房屋，减少也企业的投资成本，档案的管理水平和使用深度和广度即得到了提高。

三、档案将实现数字化

由于现代社会摄影产品、扫描产品、缩微产品都十分先进，这些产品和技术都为我们可以实现档案馆数字化提供的有力保证和基础，通过这些产品的应用及互联网、办公自动化设备，可以将档案馆中的历史文件通过扫描及拍照将其转为电子文件，或是通过缩微技术将大量的纸质档案内容缩微至很小的载体上做为电子文件保存，进行缩微保存，这样我们就可以通过计算机及互联网进行识别、管理这些电子文件，档案最终的目的是提供查询服务，当档案数字化后，查询将变得十分简便，我们只需要在计算机中输入相关的查询条件，可以在几分钟内快速的查询出结果，可以查询工作不再受时间，地点的限制，查询也来的档案也不再是图文分离的档案，而是图片并茂的档案资料，使人们简单明白，可以结束用文件对就图纸才可了解查询信息的时代。

四、档案将实现信息及网络化变革

当今社会已经处于信息化高速发展的社会，不再受地域，国家的限制，不仅提高的办公效率，同时也使各部门间协作关系变得密切，当然档案实现网络化后也要注意安全及保密等级性的管理，比如可以通过指纹识别，密码识别，权限等级设置等方式来控制访问档案库的人员及可以访问或查询的范围，通过档案的信息化及网络化变革可以加快传播速度，节约成本，查询不受时间地点的限制。

五、档案管理将实现市场化、社会化

档案管理实现市场化、社会化，将有利于档案资源的共享，可以将不同单位的资源共享，这样可以将馆资料扩大，可以使大家查询到更多的资源，但在实现社会化的同时也增强单位内部人员对档案的保护意识，建立档案的共享制度，使得档案可以安全的被共享和使用。

档案实行市场化后有利于档案的再次开发，档案工作最终的目的就是提供服务，实行了市场化后融合了社会上其它行业的住处，可以使单位内的资料得到充实和共享，无形中形成了虚拟的庞大信息库，有利于查询使用，当然，这个庞大的信息库也反过来给社会带来的充足的信息源，方便各行业的信息需要，档案给社会带来的帮助，社会上各行业的人员同样也会支持档案的发展，各行业的源信息的提供，资金的提供等，二者带来良性循环，二者相辅相成，互为作用，互相服务。所以档案是必会面向市场化的发展。

六、档案人员综合素质提高

档案人员地过去的工作中主要偏重于专业知识，但当今社会，光有档案的知识是不够的，档案人员还应该快速的掌握办公自动化的设备使用、电脑基本操作知识、具备基本的英语知识、了解当前档案的盯关法律法规的规定、了解多媒体技术等，档案人员需要从单一专业性人员转变成复合型的综合性人员才可以适应社会对档案人员的要求，才能有能力胜任这项工作。

七、结束语

社会是在不断的前行，科技也在不断的创新，档案事业为了发展也需要去适应这些变化而去改变，需要创新，需要主动去提供报务，最大的实现档案工作的价值，所以档案及档案工作信息化、数字化、虚拟化、网络化、市场化等这些变化是必然的，作为档案工作人员也应不断去学习新的知识，新的技能，所以我们需要顺应时代的发展，与时代共同成长，将档案业务水平及自身的综合素质提升到一个新的高度，只有这样，才能更好的服务于档案事业及社会。