论新时代如何加强企业档案管理的途径

2016-12-27中国联合网络通信有限公司天津市分公司

大陆桥视野 2016年14期

张　蓉/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

论新时代如何加强企业档案管理的途径

张蓉/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

随着市场经济的迅猛发展，改革开放给社会发展提供了机遇与商机，随着改革的不断的深入，企业发展的速度越来越快，同样也进入了一个新的时期，档案工作做为企业管理最重要的一项的辅助工作，关系到企业的发展、企业的经营决策的确定，企业精神文化的内容、企业知识产权的信息及企业技术技能信息等。所以，努力的发展档案工作，规范档案工作标准，及时解决档案工作中遇到的相关问题，捋顺档案工作的流程等这些问题显得更为重要和紧迫。

企业档案；档案管理；变革档案；综合素质

当时加强档案工作中重中之重是建立数字档案馆工作，档案工作的理念再不断更新变化，所以我们要打破以往历史性的档案工作方法及理论，开创更适合现代社会的新的档案管理理论及方法，这样才不会被企业及社会淘汰，才可以为社会及企业创造更多的价值。我们要通过档案来记录企业的发展历程，以最客观的，最全面的，最真实的，最有效的反映企业的生产经营情况以及历史至今的变化。档案管理的状态及成果关系到企业的发展和前途，关系到为企业分析出或提供出是否有利于企业发展的资源，为领导者提供正确决策的依据，而不会出现因为档案资料不全出现分析偏差造成了决策的失误，对于给企业提供生产经营的战略决策，提高企业的生产经营效率，具有十分重要的影响及作用。有一个企业中，档案的管理工作关系到企业的命脉，是提升企业生产经营及工作的效率的保证，且档案中记录了企业发展的历史的真实情况，也是考查一个企业的可持续的发展性及管理水平高低的标尺。所以建立起科学的档案管理体系，建立起现代化的数字档案馆是大趋所在，是社会发展及企业发展的必然结果。我们需要立足在我们现在档案工作的现实情况中，不断的去学习和吸收有利的养份，将传统档案工作中不足之处进行修复，借鉴优秀的档案工作方法及向优秀的档案工作组织及机构进行学习，需要不断的去适应档案工作的新动态新形式，对于档案管理人员需要提高专业素质及综合办公自动化设备及管理的水平，且需要提高档案工作人员及企业领导及其它企业人员的责任感，认知度，使命感，积极的工作热情等。只有这样才可以让档案工作适应现代社会的发展需要，才可以使企业的档案工作更加强大，成为企业发展的坚实后盾。

我们从以下几个方面来讨论下应该从哪些方面来加强企业档案的工作及管理

一、加强人们对档案工作的认识，对档案工作的认知

传统档案工作并不被人们所完全认知，所以人们无法了解他的价值及作用。档案是记录社会及企业从开始形成，发生的变化，发生的事件，随着时间的发展，而客观真实的记录整个过程的一个真实的记录，所以档案工作是至观重要的，如果没有档案的记录，我们不会了解我们的祖先，我们的历史，我们的国家，及国家的变化。所以我们应该通过加大宣传来使大众了解档案的重要性，才可做到让人们去配合完成档案工作的完成。现在社会上宣传的渠道多种多样，多媒体快速发展，所以我们要利于这些新兴的渠道，无论是通过报纸、电视、广告、发放资料、授课，科普讲座、微信、短信等任何可以宣传的通道，大力的宣传档案工作的内容及重要性。只要这样普及了大家的档案认知，才可以提高大家的档案意识，才可以推动档案的发展。

二、变革档案工作的方法及理论

传统的档案工作方法是通过人力及大量的体力，主要精力是放在了整理的环节，而调用开发出更深一层的资源根本没有时间去考虑，且也没有条件去实现，所以我们不能再抓着认为最安全的原始档案的工作方法及理论进行工作，我们要推陈出新，不断开创，在新时代的环境下，我们要顺应社会的发展，将实物档案通过信息化及电子化的手段，使用电子档案来逐步代替实物档案，只有电子档案的开始，才可以节省工作时间，提高效率，通过科学的分析，提取出更加有利于企业发展的信息及资源，为企业更好的服务。

三、提高档案人员的综合素质水平

档案人员不能在停留在原来只整理一些实物档案，对企业运作及流程完全不知，而且与外界联系不多，完全沉浸在一个相对封闭的环境中，这样会使档案工作与企业发展脱结，我们档案人员需要真正的参与到企业的生产经营中，完全了解企业的生产经营及运作的各环节情况，只有这样，才可以了解档案在整理及收集及归档过程中应该需要什么，应该测重什么，应该以什么内容为中心，才可以与企业经营发展保持一致的步调。所以档案人员素质及水平提高的任务十分紧急，无论是通过自学，考取相关专业认证，外出参加培训，定期进行考试或考核等方式，迅速的提高档案人员的工作能力和专业水平，而且现在无纸办公已经可以实现，这就需要档案人员了解办公自动化设备，了解网络，了解电脑使用，了解多媒体技术，才可以将现代化的办公手段与档案工作完美的结合，使这些手段服务于我们的档案工作，使档案工作现代化，科学化。

四、推动数字档案馆的发展才可以真正的实现档案工作现代化

传统时期的档案工作需要人力、物力、财力、时间，比如收集档案，需要档案人员去找每个部门的接口人去要资料，这样的资料事实上已经是历史上，因为无从核对，所以也无法知道他的完整性与真实性，手动编写页号，由于完全人工编写，所以错误的出现是必然的而不是偶然。资料的装盒需要很长时间，动用大量的人力物力来实现，还需要花费更长的时间手动的去编制盒内的目录及备考的内容，所以花费时间更加的长，故而这样费时费力费财费人的工作办法是不适合现代高速发展社会的需要，我们应该去改革他，让他快速科学，所以数字档案馆就诞生了。数字档案馆通过网络将数据完全对接进入，保证的真实性与完整性与正确性，我们可以通过电子的核对，快速的完成收集工作，而编页号的工作根本不需要人工操作，系统是自动读入数据时自动统计的，然后生成识标码的工作，目前最应用最广的就是二维码的使用，他是档案的身份证，有了他的应用，档案的查询会更简单更方便，然后就是最费时的装盒工作，而在数字档案馆中装盒只需要几个简单的按钮和操作就可能再一周内完成而不是过去的半年或更长的时间，上架工作也同样可以通过电子系统完成，不需要档案人员花费大大的体力去实现，这项工作只需要一个小时左右就完全完成，所以只有应用了数字档案馆，我们的档案工作才可以实现无纸化，现代化，我们的档案工作才可以适应社会的进步，才可以与国际接轨，才可以为企业提供源动力。