建设工程档案管理的难点及解决措施

邵乘胜 / 重庆工程职业技术学院

建设工程档案管理的难点及解决措施

邵乘胜 / 重庆工程职业技术学院

随着我国经济建设的高速发展，城市建设也日新月异，各项基础性设施及房地产开发建设也随之突飞猛进，因此也给建设工程档案管理工作带来一定的压力和挑战。因此，建设工程档案管理工作愈发显得重要。建设工程档案是建设工程的重要组成部分，是建设工程内在质量和工程验收的重要依据。文章简要分析了现代建设工程档案管理的难点及解决措施。

建设工程；工程档案；管理措施

【Key w ords】construction project； project file； m anagem ent m easures

1.城建档案管理的含义及作用

建设工程档案是建筑活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设、隐蔽工程等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求更是建筑行业每个员工所具有的基本能力。

2.城建档案管理的现状及难点

2.1城建档案管理的现状

首先是城建档案管理专业人员短缺。因为城建档案管理工作具有自身的特点，所以，年轻人并不喜欢从事该工作。档案管理的重复劳动频率很高，而且劳动强度也比较大。另外，在资料搜集资料或者建档整体等工作内容相对枯燥，而且十分繁琐。同时，这种工作很容易出现职业病，导致颈椎或者是腰椎疾病等。这样一来，年轻人就缺乏从事该工作的积极性与激情，最终导致专业人员的严重缺失，甚至是断档。现在的档案管理人员中，缺乏懂专业、高学历、高素质、业务强、善创新、会利用现代计算机网络的专业档案管理人员，是制约城建档案事业发展的主要原因。其次是档案管理意识缺乏。在城市化的背景下，城建档案管理部门未对城建档案管理工作重视与关注。档案专业管理工作人员人手不够，建档不及时，在资料收集方面存在诸多不足，编排与维护工作质量不过关，严重的还存在不建建设档案的现象。城建档案仅仅停留在形式层次，难以贯彻并落实，最终对该管理工作的正常开展造成了严重的制约。

2.2城建档案管理的难点

首先是目前城建档案的不完善，无法对城市建设提供更多的利用价值。现存的城市建设档案大多为近年来新建、扩建、改建的工业与民用建筑工程档案和部分科室档案，甚至大量科室档案也没有做到集中到档案馆安全统一管理，久而久之不可避免的造成了损、缺、丢的不完备档案，这样的档案无法在快速发展的城市建设中起到应有的利用价值。

其次是城建档案的收集难度高。对于平级单位和无权制约的企业的城建档案的收集工作，是每个致力于城建档案的工作者非常头疼的事情，虽然有相关文件明确规定的处罚，但实际由于缺失硬性的处罚措施，企业管理档案人员的频繁流动，给城建档案收集带来诸多不便，为后续城建档案在城市建设中的利用带来了不少的短板。

第三是信息化建设比较薄弱，管理手段相对落后。档案信息化建设速度缓慢，以手工为主的服务模式大量存在。坐等上门的服务方式，单一和落后的服务手段严重影响了城建档案服务质量的提升，城建档案信息得不到有效的开发和利用。

第四是城建档案管理经费不足，人员素质有待提高。大多数城建档案馆(室)经费不足，购置档案设备及人员经费支出困难，需要逐级请示，极少配备档案专职人员，多数兼职，并且档案工作人员不具备档案管理专业知识，严重影响了城建档案事业的发展。

3.城建档案管理的措施及创新

3.1推进城建档案管理队伍建设

应根据城建档案管理的需要，配备相应数量的、具备高素质、高水平的团队。在城建档案管理工作不断变化的背景下，也同样会提高管理人员的要求，所以，必须要创建管理团队。首先，应制定培训制度，实现走出去和请进来的有机结合，使得管理工作人员的自身业务素质与专业技能在短时间内得到提升。其次，不断增强服务意识，重视对管理工作人员职业道德的全面培养。再次，提升管理工作人员待遇，更好地留住专业管理人才，积极聘请专业技术人才，保证合理配置管理工作人员。

3.2推进档案管理模式的创新

科学技术的迅猛发展，既为档案工作带来了前所未有的发展机遇，也使档案工作遇到许多新的挑战。这就要求档案工作必须抓住机遇，充分运用现代科学技术，对传统的手段进行改造，在档案载体、档案收集、档案传播等方面进行大胆创新。

为了更好的开发利用城建档案信息资源，城建档案管理部门应面向社会，通过各种方式和手段，向社会提供更多有利用价值的城建档案信息，以满足社会各界的需求。首先我们必须加强信息化基础设施建设，充分利用现代信息技术，根据国家有关城建档案管理的标准和规范，系统的开发出一套完整的、切合实际的城建档案管理系统软件，建立内部局域网；更要加强档案数字化建设，缩短档案信息开发与当前需求的差距，实现档案资源共享，为城市规划、建没、管理服务创造更方便、快捷的条件，以适应社会发展和城市现代化建设对城建档案利用的要求，以优质的管理创造优质的服务。其次，要改进服务手段，过去，城建档案利用是以手工直接查询为主，对外查询方式主要是为上门的利用者查找所需档案，对原件进抄录、复制，以提供原始信息为主。随着社会的进步和信息技术的飞速发展，以手工为主的服务模式已越来越不适应现代城市发展的需要。坐等上门的服务方式，单一和落后的服务手段严重限制了城建档案的服务领域和服务质量，城建档案的价值得不到有效的开发和利用。因此我们必须在服务手段上有所创新和突破。

4.结束语

建设工程项目档案是工程项目的宝贵财产，是工程建设者智慧的结晶，是历史的真实见证。工程项目文件的形成和积累纳入工程建设的各个环节，并落实到各参建单位和各级技术人员、档案人的职责范围内，控制好建设工程全过程文件材料的形成和积累，才能保证工程项目档案的完整、准确和系统。

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with the rapid developm ent of China's econom ic construction, urban construction with each passing day, the infrastructure and real estate developm ent and construction also advance rapidly, and therefore also to the construction project archives m anagem ent w ork bring som e pressure and challenges. Therefore, the construction project archives m anagem ent is becom ing m ore and m ore im portant. Construction project archives is an im portant part of the construction project, is an im portant basis for the construction of internal quality and project acceptance. This paper briefly analyzes the difficulties and solutions in the file m anagem ent of m odern construction projects.

邵乘胜（1976-），男，汉族，陕西西安人，工程师。研究方向：建筑工程施工、管理。