电子用印——数字化办公的又一次革命

刘丽梅

摘要：随着电子政务的不断普及，电子收发文系统、档案整理系统和费用报销系统等数字化办公系统，以其提高企业办公效率、规范公司运营管理等作用，越来越多地被各级单位广泛推广使用。电子政务的核心是无纸化办公，电子印章管理系统作为印章管理数字化平台，为有效实现无纸化办公提供了技术支撑。目前，电子印章管理系统的使用面临各种问题，如何改变企业内部员工传统用印习惯、获得外部单位客户认同，适应“线上用印”方式，是大多数企业面临的共同问题。本文以某大型国有企业电子印章管理系统推广使用情况为例，阐述如何提高电子印章管理系统在公司的推广使用，供相关单位参考。

关键词：电子印章管理系统；系统推广运行；效率

中图分类号：G647 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）08-000-01

一、什么是电子印章管理系统

电子印章管理系统是依托互联网，对印章刻制、使用审批、保管、销毁等环节进行管理的数字化平台，是规范用印审批、提升办公效率、防范用印风险的有效工具，是传统纸质用印模式的升级。主要优势：一是效率提升。印章系统能实现总、省、地、县四级机构流转，申请人可全程跟踪流转节点并适时督促，提高了印章使用审批效率。二是有效节约成本。印章系统可实现远程用印申请、审批和本地用印（打印电子印章），直接在网络上实现文件、合同协议等资料的用印，简单快捷，方便下级公司申请使用上级公司印章，免受舟车劳顿之苦，节省了时间成本、交通费用成本和人力成本。三是安全性高。印章系统采用数字签名、数字水印和二维码，并采用专用打印机打印盖章文件，可认证、可追溯，能有效防止篡改、拷贝和未经审批用印、审批与实际用印内容不符等风险。

二、系统推广情况

（一）提高认识，制度保证

公司充分认识到电子印章管理系统对提升印章管理工作的重要作用，高度重视，办公室牵头负责电子印章管理系统推广工作，制定了详尽的推进运行计划，先后下发了《关于开展电子印章管理系统试点运行工作的通知》、《关于试用电子印章管理系统专用打印机的通知》和《关于正式启用电子印章管理系统的通知》等文件，对印章系统工作进了安排部署，明确了工作任务和要求。同时，加大推行力度，将印章系统使用纳入系统月度通报和年度考评，为印章系统推广工作提供了制度保证。

（二）周密组织，培训到位

为确保公司员工熟练使用印章系统，推动各级公司用户改变传统用印习惯，适应新的用印模式，以及外部单位客户的支持，公司对电子印章管理系统宣传培训工作进行了组织，切实做到培训到位、服务到位、宣传到位。

一是系统性培训。纵向培训到地市分公司、区县支公司办公室主任、印章管理岗等办公室人员；横向培训到各级机构业务部门、后勤支撑部门。培训内容涵盖了电子印章管理系统功能模块，如：用印文件格式、用印位置、印模定位和投标文件用印等问题。

二是现场督导。对于在规定时间内未启用或使用情况较差的公司，公司办公室深入基层公司进行现场督导，分析原因，查找存在问题和薄弱点，一对一开展现场培训，指导相关公司用户积极使用印章系统，确保印章系统在系统内的整体覆盖。

三是加强宣传。为获得公司外部单位客户的支持认同，公司加强与客户、日常协作单位的交流沟通，广泛宣传《中华人民共和国电子签名法》、公司印章管理制度等法规制度，积极引导外部单位客户对公司电子印章的认同和支持。

（三）积极试用，夯实基础

为有效推进电子印章管理系统运行，提高系统的可操作性，公司办公室组织全辖各级机构对电子印章管理系统各项功能进行试用，系统200多家分支公司参加试用，共采购专用打印机、扫描仪500多台。

试用期间实行双轨制，以印章系统审批为主，纸质审批为辅，力求稳扎稳打推进“印章系统”使用。期间，省、市、县三级机构办公室、信息技术、业务等部门人员密切配合、上下联动、全面运行、积极反馈，为正式启用打下了坚实基础。

印章系统审批的开通，有效解决了边远山区机构“用印难”的问题。

（四）全面推进，规范运行

试用期结束后，公司正式全辖、全流程启用印章系统，全面取消纸质审批。结合系统实际，制定下发了《公司印章管理实施细则》等规章制度，明确了印章刻制、使用、保管和销毁等环节纳入电子印章管理系统进行管理，确保印章系统运行更加制度化、规范化、标准化。

三、系统运行情况和成效

通过推广使用电子印章管理系统，公司实现了远程电子审批、远程电子印章打印，极大提高了用印效率、办公效率，降低了成本，为基层公司尤其是业务部门提供了高效便捷服务。自推广使用以来，公司已通过电子印章管理系统累计审批用印事项3万余条、用印4万余个。

（一）审批效率高

一是时间短。支公司用印审批时间由原来的一周，缩短到一天内完成，极大地提升了对基层公司的响应速度。

二是用印清晰。电子印章相比传统实物印章，用印效果更加清晰、规范，防篡改、拷贝，安全性更高。

（二）审批责任清晰

一是审批机构清晰。各级机构在系统中用印审批实行授权管理，权责明确，有效防止超权限审批用印。

二是审批责任人清晰。用印“谁审批、谁负责”，用印审批人对用印事项审核把关，对审批结果负责。

三是审批节点清晰。用印审批纵向贯穿“县、市、省、总”四级机构，横向贯穿各级机构业务部门、后勤支持部门。印章审批流程清晰、一目了然，可适时查询追踪审批流程，督促用印审批办理，实现了纵向逐级审批清晰，横向会签审批清晰。

四是审批内容清晰。各个审批节点的审批意见清晰、有迹可循，责任明确。

（三）用印效率高

除了日常行政办公用印外，对外的业务项目用印是需求量最大的。由于招标方等外部客观因素，公司业务部门对外提供的投标书、合同协议中加盖公司印章数量较多，经常上千页文件要求每页加盖公司印章，用印效率较低。电子印章管理系统能在短短几分钟内，实现对所有用印文件的盖章，极大提高了用印效率，服务了公司业务。

技术的革新，给社会带来了更多的机遇和挑战，如何把握、紧跟新技术带来的机会，及时调整管理策略，对于企业的长远发展来说，至关重要。该公司对于电子印章管理系统的推广运作方式可学习参考。