从档案管理角度看OA系统文件管理功能建设

沈丽玉

（福建省侨兴轻工学校，福建 福清 350300）

从档案管理角度看OA系统文件管理功能建设

沈丽玉

（福建省侨兴轻工学校，福建 福清 350300）

随着电子信息技术的发展， OA系统因其低耗性和高效性，在日常办公中被普遍使用。文章从档案管理角度阐述了OA系统文件管理功能与档案管理之间的密切联系，分析了OA系统文件管理功能建设需要注意的一些问题并提出解决思路，希望能对今后OA系统的进一步完善和档案管理工作效率的提高具有一定借鉴意义。

档案管理；OA系统；文件管理功能

办公自动化即Office Automation（简称OA），是利用现代化办公设备与计算机网络相结合的一种新型办公方式。办公自动化的初衷是为了节约行政成本和提高工作效率，其应用主要是利用OA系统来实现日常办公。

1 OA系统的应用与普及

随着计算机技术和网络技术的不断发展，OA系统融入了网络协同办公、知识管理等先进理念，从最初的个体办公电子化，朝着计算机网络化、协作化和智能化方向发展。我国的OA系统最早起源于政府机关内部的电子政务系统，发展至今日，已形成了以工作流为中心，能支持整个组织工作流程协助工作的功能体系。

OA系统的应用，不仅实现了节约成本的目的，也大大提高了办公效率。一方面，OA系统的运行是通过网络系统生成或传输电子文件来实现的，这省略了文稿打印、装订等步骤，简化了文件传递的过程，节约了大量的人力、物力和财力；另一方面，由于OA系统的中心是工作流，细化了各个部门的职能，使管理人员方便共享信息，减少了重复作业，实现了高效地协同作业，极大地提高了工作效率。因此，近年来，使用OA系统办公的单位越来越多，其功能的建设与完善也备受关注。

2 从档案管理角度看OA系统文件管理功能

2.1 档案管理与文件管理

OA系统是通过网络系统生成或传输电子文件来实现高效办公的平台。伴随着OA系统应用的普及，传统纸质文件锐减，大量电子文件和电子档案应运而生。根据文件生命周期理论，档案既来源于文件又与文件有所不同，二者密不可分。文件是档案的前身，而档案是处理完毕的具有保存价值的文件。文件生命周期理论对电子文件同样是适用的，电子档案是由电子文件转化而来的。

作为电子档案的源头，依据档案前端控制原则，电子文件管理的好与坏，关系到电子档案的真实性、归档的完整性和利用的价值。因此，电子文件管理作为档案管理工作的关键步骤，有必要将其纳入到档案管理工作的范畴中来。

2.2 档案管理与OA系统文件管理功能

目前，我国普遍使用的OA系统一般是由电子办公设备、计算机软硬件系统和网络系统等3个要素构成。OA系统提供的功能也是基于这3个构成要素发展而来，实现了数据传输、信息共享、知识转移等功能，具体表现为公文流转、流程审批、文件管理等。各行各业应结合自身的需要，在实现OA基本功能的基础上，可以对OA系统的功能进行拓展。例如作为学校日常办公应用的OA系统，学生管理就是必须具备的拓展功能之一，而对一个生产企业来说，OA系统如果具有生产过程控制的相关功能，则能进一步有效地提高管理工作效率。

但无论OA系统功能的如何拓展，其的实现都离不开文件管理的支持。这是因为OA系统功能的实现都是通过电子文件的管理来实现，离开了电子文件，OA系统就如无源之水，其功能的发挥将无从谈起。因此，OA系统文件管理功能的完善同样也影响着档案的质量与利用价值，对档案管理工作现代化和提高档案管理工作效率具有重要意义。

3 OA系统文件管理功能建设需要注意的几个问题

从我国电子档案管理工作的角度来看，OA系统文件管理功能的建设应该注意以下几个问题。

3.1 在OA系统建设过程中容易忽视档案管理人员的参与

OA系统文件管理功能对档案管理具有重要意义，在OA系统的建设过程中，往往强调熟悉技术与职能工作的人员参与，而容易忽视档案管理人员的参与。技术人员与职能部门的参与必不可少，但若缺乏档案管理人员的参与，则容易对后期档案的收集、整理、保管、开发与利用的工作效率产生负面影响，从而影响工作效率的提高。因此，对于OA系统功能的建设，一方面，我们要在思想上充分认识文件管理对档案管理工作的重要意义，鼓励档案管理人员积极参与，从文件全程管理理论的高度，对OA系统文件管理功能的建设提供建议。另一方面，也要鼓励档案管理人员及时更新技术知识储备，培养具有技术知识和管理知识的混合型人才，促进档案管理水平和办公效率的提高。

3.2 电子档案的凭证作用还未被普遍接受

传统档案之所以具有凭证作用，是因为档案是社会生活中形成的真实的原始记录，它保留了文件在形成和传递过程中的历史痕迹。而电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件，其形成往往是一个无纸化的过程。因此，电子文件在形成和传递过程中，可能存在着记录了其来源和过程的信息或不存在、或不完整、或失真、或难以辨认的问题。尽管电子签章防伪技术不断发展，国家也在新出台的有关电子文件和电子档案管理的规范性文件中指出电子文件与相同内容的纸质文件具有同等的行政效力，但作为新生事物，其效力为普遍接受还需要一个过程。因此，基于电子档案的凭证作用还未被普遍接受的现状，通过OA系统文件管理功能的完善，来加强电子文件的前端控制，以确保电子文件的真实、完整和可利用，逐步实现电子档案的凭证作用。

3.3 OA系统功能建设缺乏统一的行业标准

各行各业可结合自身的需求和特点，通过自主开发或购买系统的方式，来自主选择OA系统的功能。反过来也就是说，目前我国OA系统的开发一般是各单位各自为政，而其功能的建设，也缺乏统一的行业标准。

OA系统功能建设没有统一的行业标准可循，一方面，从功能建设的广度来看，尽管它可以满足不同用户对功能个性化、多样化的需求，提高用户体验水平，但同时也造成了重复开发的资源浪费，提高了购买单位的使用成本。此外，由于软件系统差异、格式不兼容等问题，对不同OA系统之间的信息整合也提出了新的难题。另一方面，从功能建设的深度来看，即便是对同一功能，不同开发单位能够实现的完整度也可能存在着差别。在缺乏统一的行业标准规范的现实条件下，OA系统功能的建设，可以通过广泛征求职能部门的意见，并对需求进行精细化梳理，结合现实条件，来把握OA系统功能开发的广度和深度。

3.4 OA系统与档案管理系统的衔接问题亟待解决

由于档案管理工作对协作性和时效性的要求，相对于日常办公室业务工作来说，要求没那么高，因此，配备专门的档案管理系统的单位偏少，且大部分集中在专业的档案管理机构，电子档案的管理很大程度上还有赖于OA系统文件管理功能与办公自动化软件的结合应用。尽管如此，随着电子文件中心的建设，文档一体化管理已成为共识，OA系统与档案管理系统的衔接问题亟待解决。对电子文件管理系统的研究和开发就是对该问题的一个探索。

综上所述，在电子信息技术高速发展和OA系统普遍应用的今天，将档案管理与文件管理孤立开来的陈旧思想已不能适应当代档案管理工作的需要。因此，我们要积极更新工作思路，积极探索和完善文档管理一体化的管理系统，进一步提高办公管理工作的效率。

[1] 杜鹏,方昀,刘家真.我国办公自动化系统文件管理功能的缺失与建议[J].档案学研究,2010(3):69.

[2] 张海详.从档案管理的角度看“无纸化办公”[N].中国档案报,2006-6-8(3).

[3] 陈晓晖,赵屹.我国电子文件管理亟待完善的措施[EB/OL].http://www.chinaarchives.cn/2015/0210/77316.shtml,2015-02-10.

[4] 宋李娜.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].档案,2010(2):59.

C931.4

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1007-550X（2016）06-0052-03

10.3969/j.issn.1007-550X.2016.06.003

2016-04-20

沈丽玉（1984-），女，助理馆员，研究方向：档案管理。