Word+Excel理清混乱的信息

愚人

在日常工作中我们经常要对数据进行整理，一些数据由于原始录入时没有按照一定的标准输入，这样在后期整理时就显得比较麻烦。比如笔者所在公司人事部的MM，在招聘现场记录招聘人员信息时为了图快，直接在记事本使用“人名+电话号码”的方式记录大量招聘人员的信息（图1）。现在回到公司后MM需要在Excel中按照“人名+电话号码”各一列的方式重新整理，因为人员信息较多，重新录入工作量就较大。现在借助Word和Excel即可快速整理数据（本文中所有电话数据皆为自动填充的数据，纯为杜撰）。

首先在记事本全选复制上述数据，打开Word 2016后将其粘贴到新建文本文件中。点击“替换”，在弹出的查找与替换窗口，查找的内容输入“[0-9]{1，}”，[0-9]的意思是查找数据中包含0-9的数字（因为用户的电话号码都是由这些数字组成的）。{1，}表示查找一个字符以上的字符串，这里大家可以根据实际数据情况进行特定数据的查找。比如要查找身份证号码，则使用“ [0-9X]”（因为有些用户的身份证会包含x字符校验码），要查找用户的英文用户名称则使用“[a-z]{1，}”（英文用户姓名由a-z组成）。

单击“更多”按钮，展开下拉窗口，勾选“使用通配符”，切换到“替换为”输入框，点击“替换”选项的“特殊格式”，在展开的通配符列表依次点击“制表符”、“查获内容”、“段落标记”，即输入“^t^&^p^”。其中“t”是制表符，表示在将找到的电话号码前加上制表符，即将姓名和电话号码使用制表符隔开，这样就可以将姓名和电话复制到Excel的两列中。^& 表示查找的字符，查找什么数据就代表什么类型数据，这里指用户电话号码数据。^p是换行符，意思是在找到符合要求的数据后另起一行，前后用户信息各以一行排列。最后点击“全部替换”（图2）。

这样完成替换后在Word中就可以看到原来杂乱的数据变为“姓名+制表符+电话号码”的格式，接下来将整理后的数据复制到Excel即可（图3）。

启动Excel，选中两列用于存放上述数据，右击单元格选择“设置单元格格式”，在打开的窗口中将格式设置为“文本”，这样电话号码不会变为默认的数字（否则手机号码默认会以科学计数法显示，图5）。

返回Word窗口，全选处理后的数据选择“复制”，切换到Excel，右键单击A2单元格，在粘贴选项中选择“匹配目标格式”，这样数据就粘贴到Excel的列中了（图6）。

由于手机号码都是11位数字，为了防止在手工录入中遗漏手机号码的数字，在Excel中还可以使用Excel中的数据有效性来查错。

选中B2，点击“数据→数据验证”，在弹出的窗口中，验证条件选择“自定义”，在公式栏输入“=AND（LEN（B2）=11，ISNUMBER（B2），MOD（B2，1）=0）”，这个公式有三个条件，AND（LEN））表示输入数据长度必须为11位，多余或者少于该长度都是错误数据，ISNUMBER表示输入数据为数值，MOD表示输入数据必须为整数，不能带小数点。勾选“对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改”，将公式填充到电话号码这列的所有单元格（图7）。

返回Excel窗口，选中B列，这样Excel会对电话号码这列数据进行校验，点击“数据→数据验证→圈释无效数据”，这样所有错误的电话号码都会被红色圈记标识出来，按提示进行更改即可（图8）。

设置上述校验公式后，以后如果要在上述文件中继续添加用户电话号码，只要输入的位数不是11位，Excel都会自动弹出提示，提醒我们这里输入了错误的数据（图9）。

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我们也可以根据实际情况灵活使用通配符，比如为了保护员工的隐私，在公布一些员工信息如公司年会中奖时，需要隐藏员工的手机号码信息。此时只要在查找框输入“（1？？）？？？？（？？？？）”，即查找所有1开头的电话号码，前后括号标识的字段保留原样，在需要替换内容框输入“＼1****＼2”。这里“＼1”是指查找内容中的第一个表达式，“＼2”是指查找内容中的第二个表格式，这个保留原样，将中间字段（4位数字）替换为“****”，最后单击全部替换即可（图4）。