证照管理系统在油品销售企业中的建设与应用

蔡玉臣

(中国石化销售有限公司 天津石油分公司，天津 300100)



证照管理系统在油品销售企业中的建设与应用

蔡玉臣

(中国石化销售有限公司 天津石油分公司，天津 300100)

证照管理系统可将分散于各营业网点及各部门的证照文件、资源、文档采用统一格式进行拍摄，按规范命名，归集到证照管理系统平台，进行统一存储和管理，形成证照文档的数据源头，通过分类、归档入库、检索利用、过程跟踪监控、安全审计等，加强文档的生命周期的全方位管理。通过数据接口与业务系统进行联动，使企业各部门信息得以实时共享，实现企业整体资源的协同性。

证照系统 油品销售 信息化建设

1 建设目标与可行性分析

1.1 建设目标

通过证照管理系统项目建设，可实现以下目标：

1) 建立证照管理系统，采用统一格式收集、管理证照资料等其他相关电子文档。

2) 与OA系统、加油卡系统、增值税开票系统集成，提取客户的证照资料至证照管理系统，根据发卡信息关联出相关申请单、扫描的证照等信息。

3) 对证照资料进行版本管理，更新后的文件留存为新版本，查询和预览时提取最新版本。

4) 对企业内部证照进行到期时间的信息提取，设置提醒前置期，提醒消息下达到责任人，有效监督责任人对证照资料做相关处理。

1.2 技术可行性

1) 文档资料采集。包括在线创建、扫描仪获取、批量传输、业务系统读取。

2) 集中式存储模式。加油站网点扫描获取的证件资料，上传至服务器保存，本地电脑不可以留存。业务文档可通过在线创建或者批量传输至服务器进行存储。

3) 资料分类、检索。可根据管理部门、文档类别、目录、内容、关键字等分类检索，方便用户查找，做到人性化应用。

4) 文档控制流程。通过文档的新增、修改、删除、归档、借用流程，加强文档的管理，文档使用周期可以一目了然。

5) 权限设置。用户未授权的情况下，文档防拷贝、防拷屏、放拖拽、防打印，加强安全管理。

6) 同步管理。终端电脑的固定文件夹和服务器固定文件夹按照一定的时间策略进行同步管理，无需人工干预。

7) 系统集成。与加油卡系统、增值税开票系统、合同系统、MDM标准代码网站、OA系统、身份证读卡器等集成。

2 证照管理需求分析

2.1 加油卡客户证照需求分析

1) 采用高拍仪设备对客户资料进行扫描，网点本地不留存文件，生成的证照信息直接传送至网点证照管理系统，避免人为因素造成的文档流失风险。

2) 建立审批流程，做到权限最小化，杜绝误操作的可能性，杜绝恶意拷贝客户信息，避免客户私人信息的泄漏。

3) 证照信息的版本控制，贯穿了采集、存储、组织、流转、归档、跟踪和销毁的整个生命周期的管理过程。

4) 建立与加油卡系统的接口集成，可确保客户资料的连贯性、完整性，有效管理证照文档，提高查询效率，避免文件损坏甚至丢失的状况。

5) 通过证照管理系统可将增值税开票客户信息整合共享。

2.2 成品油客户证照需求分析

证照系统与OA系统做接口，OA系统录入直批发客户结构化信息，证照文件保存至证照系统，便于证照文件的统一存储、管理和应用。

2.3 内部单位证照需求分析

通过系统集中存储，便于查找管理；通过系统提示在有效期内更换证照，并做好相关的资料准备。

3 技术方案及实施

3.1 证照管理系统技术方案

3.1.1 加油卡客户证照

加油卡客户证照主要是新开卡客户的证照与增值税开票客户的证照，采集的证照种类有：客户身份、企业营业执照、税务登记证、组织结构代码、委托人授权书等。管理目标是对这些证照文件扫描生成电子文件，并对这些电子文件建立分类、统一命名规则，集中存储到服务器中所对应的加油站网点目录下，技术方案如图1所示。

如图1所示，建立统一平台后，在各加油站网点部署高拍仪，将高拍仪保存的路径配置到指定的共享文件夹。对于加油站的终端用户来说，只需要选择发票开票类型(普通发票/增值税发票)，选择业务类型(新开户/信息变更/挂失或坏卡/清户)，填写文件名，然后执行拍摄、预览、确认保存。拍摄的文件在加油站本地不留任何副本，拍摄文件和选择的参数直接上传到服务器共享文件夹。

客户在开具发票时，在增值税发票系统中记录结构化的数据，但是采集的证照信息以复印件的形式留存，造成系统内客户信息不连贯、有缺失。网点证照管理系统与增值税发票系统做接口集成，增值税发票系统中创建或者修改增票信息时传递给证照管理系统参数，在证照管理系统中创建该客户的增值税客户证照文件夹，同时扫描营业执照、税务登记证、身份证、申明-委托书等证照文件，保存到该客户的增值税客户证照文件夹内，系统间互动，确保客户信息的完整性。

图1 加油卡客户技术方案示意

3.1.2 成品油客户证照

成品油客户证照信息和证照文件已录入OA系统。将证照管理系统与OA系统集成，OA系统存储成品油客户信息的结构化数据，所有证照文件通过数据接口存储到证照管理系统中，对证照文件建立命名规范、文件夹分类，便于全公司证照文件的统一管理和利用。

3.1.3 内部单位证照

内部单位证照部分已电子化留存，但没有系统存储内部单位证照文件。针对上述情况，在证照管理系统中建立内部单位证照的文件夹，分别存放不同公司的内部证照文件。同时，在证照管理系统中建立文件命名规范，例如：单位名称+证照类型，便于检索时精准定位到文件。

3.2 技术详述

3.2.1 系统架构

针对功能需求，采用成熟产品作为系统的基础平台，通过集成开发，实现用户与用户间沟通顺畅，系统架构如图2所示。

图2 系统架构部署示意

1) 将Web服务器、数据库服务器、文件服务器、索引服务器、转档服务器等分离部署，保障服务器的分布独立运行，提高系统运行效率。

2) 索引服务器独立部署，大幅分解了主Web服务器的运行压力，该运行架构可保证主Web服务器的持续稳定高效运行，极大提高检索速度。

3.2.2 管理流程

系统从文档的创建/获取、基本的管理应用、全面的存储机制、展现传递直到归档/销毁等全生命周期的过程，有以下三方面的特点：整合大量的离散的文档数据；兼容不同的文档格式，并且能同时支持多格式的文档内容；易于访问，易于管理，形成有效的统一信息平台。管理流程如图3所示。

3.3 功能架构

针对各部门对证照系统的需求，采用成熟产品加接口定制开发的方式进行，如图4所示，证照管理平台作为系统的基础平台，通过集成开发，实现系统与系统互通，用户与用户间沟通顺畅。

图3 管理流程示意

图4 功能架构示意

3.4 系统集成

证照管理系统提供标准的Web service接口，可快捷地与各业务系统进行接口集成，打通各个系统的信息孤岛，高效传递参数和文件，保障了系统之间数据的有效交互。

可采用与OA系统集成的方式，将消息推送到OA待办事项，用户统一在OA待办事项里接收消息提醒，点击消息，可直接链入证照管理系统。

基于业务部门提出的身份证有效性验证及关键属性提取的需求，系统可与身份证读卡器集成，调用身份证读卡器的接口获取身份证真伪标识，对假身份证系统弹出信息提示；同时还可以通过接口方式获取信息提取，例如：姓名、身份证号、有效期等。

4 结束语

文中首先介绍了证照管理系统对加油站管理发展的意义。在认真研究销售企业证照管理工作现状基础上，根据需求分析对证照系统进行了功能设计，软件对于计算机运行环境要求低，方便用户使用，方便系统管理，更符合加油站的实际应用。

搭建证照管理系统后，会形成证照文件的管理平台，系统中保留整套的证照文件存储目录，各部门管理自己的证照，并可向下二次授权。证照文件

由传统的复印文件改为扫描仪拍摄文件，系统自动命名上传到证照管理系统对应的目录，极大地提高了证照管理人员的工作效率，同时也对各类证照进行了有效的管理，防止遗失。

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Construction and Application of Certificate Management System in Oil Sales Enterprises

Cai Yucheng

(Tianjin Branch Company, Sinopec Chemical Commercial Holding Company Ltd., Tianjin,3001400, China)

s：Certificate management system can be used to take pictures with unified format, name according to specification for all certificates, resources and documents scattered at each individual outlet and department. They are collected ,stored and managed uniformly to form a certificate data source. Comprehensive document management is constructed through classification, pigeonhole, retrieval, use, process tracking monitoring, security audit to strengthen life cycle of documentation. Each individual department information can be shared to realize collaboration for enterprises’ overall resource through linkage of data interface and business system.

certificate management system; oil sales; informatization construction

蔡玉臣(1974—)，女，天津人，1996年毕业于重庆建筑大学计算机及应用专业，2015年获南京大学软件工程硕士学位，现就职于中国石化销售有限公司天津石油分公司，负责天津石油分公司信息化项目建设应用及维护工作，任信息管理处处长助理，高级工程师。

TP273

B

1007-7324(2016)05-0047-04

稿件收到日期：2016-06-29，修改稿收到日期：2016-07-28。