办公电子化在企业的运用

上海理工大学 张昊晟

办公电子化在企业的运用

上海理工大学 张昊晟

办公自动化，简称OA，是一种先进的办公处理系统，改变了传统方式下人们进行办公业务处理的方式，实现了办公向无纸化的转变，将企业各个部门的工作人员从繁重的办公事务管理中解放出来，实现了办公效率和服务质量的提高。本文采用文献研究法、案例分析法以及问卷调查法等方法对A公司OA自动化办公系统的应用进行研究，首先介绍了课题研究的背景和意义，OA自动化办公系统的发展现状，存在的问题以及OA系统未来的发展前景；然后介绍了A公司采用OA系统进行自动化办公的必要性和重要性，并且就A公司中OA系统的应用现状进行了介绍，给出了应用中存在的问题；最后通过再造的手法将公司的人事审批流程，财务报销流程进行了大幅修改。

OA系统；流程再造；财务报销

1.绪论

信息化的发展改变了传统方式下人们的生产和生活，人们获得信息的数量和途径也越来越多，因此工作中需要处理的信息量也较大。传统的数据交流、传递和处理方法已经不能满足现代化企业对信息处理的需求，导致企业领导在决策过程中不能够获得准确的数据支持，在一定程度上降低了企业在市场中的竞争力。为了加快公司办事速度和效率，人们开始使用现金的办公自动化系统。据调查，目前大部分的企业基本上实现了网络办公自动化，在企业经营过程中实现了人力资源的高效管理，同时还降低了企业办公经费的支出，成为企业管理中的核心部分，对企业的发展带来了巨大的经济价值。

刘雁（2009）认为以前非常繁琐的行政公文会签，现在只要选择特定的流程后即可按顺序自动流转，节省了大量时间、精力。同时由于OA系统支持痕迹保留，支持word的多人修订功能， 使公文在流转过程中的意见、批示、更改全部保留，方便日后的查询管理[1]。邓晋琦（2010）也提出了类似的观点：办公自动化不仅可以提高个人办公效率，更重要的是可以实现群体合作工作，而且这种交流与协调几乎可以在瞬间完成[2]。

本文为一家外资企业在研究了内部流程后，发现公司系统内部的书面流程较多，管理层在签核过程中造成的效率损失较大，在众多问题点中，选取财务报销系统进行流程再造，从而完成了一次流程改善。

2.公司架构和原报销流程

A企业是一家美资上市企业，在全球各地都有分公司。随着市场的自然规律，相关行业之间的竞争日渐激烈，为了能够使公司获得较高的市场竞争力，A公司在其发展过程中要顺应时代发展的潮流，通过提升企业的技术水平和服务质量，使公司获得市场竞争的优势。目前生产过程中的自动化水平已经非常先进，基本上实现了对自动化控制，但是跟其生产自动化水平相比，其经营和服务过程中的自动化水平还非常低，导致客户在进行业务办理时所需要的等待时间较长，严重影响了客户对公司的印象。

同时，在A公司集团层面，不断在进行组织扁平化，资源整合化的运作，因此，出现了同一高阶主管需要同时负责很多不同事业部，就此造成的审批签核流程延长非常大。也招致了员工满意度的下降。主要组织架构如图-1 A公司的组织架构。

图-1 A公司的组织架构

A公司的财务管理系统是公司整个业务体系的重点，总公司给予的各项考核指标主要为财务指标。因此，所有雇员需要有一定的财务知识作为工作的部分支撑。其中涉及到每一个人，也是大家比较关注的环节，就是财务的报销制定和报销流程。其中需要的经历的流程如图2财务报销流程：

图2　财务报销流程

正如之前文章所述，A公司因为存在2个厂区，但是高层管理是同一管理层，于是造成高层领导经常不定时出现在不同的厂区。财务报销对于申请人来讲，费用发生后，员工都是希望尽快将垫付的资金归拢，以免造成私人财务问题。同时对于公司财务人员来讲，也是希望当月费用当月结，否则容易发生一些税务上的风险或者税务成本，为了更加清晰地了解财务报销耗时，作者采访了资深的三位销售经理来统计过去六个月间报销流程的实际时长，如表1销售部上半年报销时长

表1　销售部上半年报销时长

图3　财务报销时效因子分析

从表1可以看到，在过去的上半年见，作为熟知财务报销流程的销售，平均需要12个工作日才能完成一次报销流程。其中，最快7天可以完成，最长则需要20天之久。在这期间，耗用了大量销售人员的时间，从间接上也占用了大量本应拓展客户的时间，在隐形上，还造成了A公司在市场开拓上的不足。在采访了销售人员后得知，即使他们已经在公司服务多年，但是对于上表所示的流程时间，还是被大量退件，以及签核及时性所影响，在汇总了反馈情况后，笔者也发现了其中的关键因子，其中因为报销科目错误的退件占到了44%，例如销售人员出差吃饭，有部分属于业务招待费用，但是公司给予销售一些出差补贴又属于员工福利科目等等，其次，正如上文提及的，A公司的高阶管理层一直奔波于两个不同厂区，同时还需要有很多具体业务工作，由此造成的领导不在岗或者说领导出差的情况，占到影响报销进度因素的39%，其他的如发票粘贴格式不正确、金额不匹配、报销内容不详细或者不正确占了各6%，如图3财务报销时效因子分析。

3.财务报销流程简化电子化

A公司财务报销流程，正如前文所述，存在非常多的纸面作业以及签核作业。同时因为公司管理层经常来往于不同厂区办公，造成报销申报人员在签字流程中等待时间非常多，这样的无效工时增多在很大层面上拖累了整个公司的工作效率。针对于此，A公司进行了比较大手笔的流程改造，重点在于签核流程的电子化，报销单据的格式化，报销单位的图示化，最后达成了报销流程的快速化。改造后的报销流程如图4 改善后财务报销流程。

图4　改善后财务报销流程

对于大家诟病最多的财务报销流程时间久的问题，在使用改善后的OA报销系统后，报销周期大幅缩短，报销周期由之前的平均12.22个工作日缩短为2.07个工作日，如表2改善前后财务报销周期对比：

表2　改善前后财务报销周期对比

4.结论

A公司在没有推广OA系统之前，各个部门的办公效率不高，大部分时间都用于对数据或者文件信息的传达和沟通。OA系统应用之后，各项业务均采用电子化方式，各项数据和文件的存储均采用电子形式，提高了信息查询速率。OA系统应用之后A公司对其各项业务流程进行了调整和优化，提高了业务处理流程的规范性，提高了公司各个部门的办公效率，同时也为公司的经营节省了大量的纸张和办公用品。OA系统采用审批电子化，用户可以在任何时间，任何地点访问公司办公系统进行各项业务的处理，加快了公司业务处理和审批的速度，避免了长时间的等待。

[1]刘雁.OA办公自动化系统在企业中的实际应用价值[J].科技资讯,2009,(13).

[2]邓晋琦.OA系统使用现状浅析[A].中国高新技术企业.2010,(01).