浅谈加强企业房地产档案信息管理

张宝琦

【摘 要】文章阐述了企业房地产档案的涵义及重要性，并从建立健全企业房地产管理体系构建科学管理规章和管理体系、明晰目前企业房地产信息档案的归档范围、提高企业所属房地产档案管理意识、加快房地产档案信息数字化建设，实现信息整合和便于查询、提高企业房地产管理人员职业素质和管理创新四个方面提出了信息化背景下加强档案管理的各项举措。

【关键词】企业房地产；信息化管理

企业房地产档案是指企业房地产行政管理部门在房地产购置、产权登记和变更、装修改造、房屋修缮及房屋租赁和交易买卖等活动中，经过收集、整理按一定的要求形成的反映产权人、房屋自然状况及使用状况，应当归档保存的文字材料、图纸、照片、录像带、录音带、光盘等各种载体内容的文件材料。是拥有较多房屋、土地资产的非房地产管理机构的大型企业对所持有房屋、土地资产进行科学管理，为企业正常的经营、生产提供保障支撑及节约成本性支出的前提和保障，为后期的房屋维修、维护、买卖等提供可循依据，从而提高企业房地产管理工作质量。

一、规范管理企业所属房地产信息，建立健全企业房地产信息管理制度和档案管理体系

随着社会科技进步和信息化的发展，档案管理工作无论是管理内容还是服务方式、方法、途径等都在发生了很大变化，各企业房地产管理部门和档案管理部门结合房屋土地管理需要和实际情况，对所属生产用房、办公用房、公有住房及土地等实施档案管理，制定房屋档案管理的规章以及相关制度，加强规范管理力度。

企业房地产作为企业价值较高的固定资产，随着房地产价格日益上涨而越来越受到各企业重视，与之相关各项资料档案也尤为重要。随着企业生产经营结构实施了分级管理。企业房地产资源也随着房屋使用单位实行二级单位属地分散管理的模式，总部房屋管理部门要进一步加强统一的业务指导，进一步理顺档案管理部门与各分公司等房屋主管部门在房地产档案管理各环节中的关系与职责，建立以公司总部档案馆为主体、各分公司中心等各主管部门配合的房屋档案资源监督管理体制，变房地产档案的“多头管理、分散保管”为企业档案馆引导下的“集中统一”管理，最大限度地优化配置档案资源。

随着企业房地产管理的规范，产生了大量数字化档案。在数字化背景下，房地产档案管理工作的规范和标准尤为重要。特别是一些生产用房和办公用房装修改造归档标准、公有住房档案管理标准、档案目录录入规范、纸质档案的数字化标准等，使档案工作有章可循，有规可依，从而实现对房地产档案工作各个环节的有效管理。

随着企业档案管理的进一步深化，企业的房地产档案管理也要加强制度建设，明确管理规范，责任明确到人。要把房地产档案管理工作的所有涉及的方方面面和人都列入管控范围，特别要保障数字化档案管理中的信息数据的可靠性、完整性、保密性、安全性。采取物理隔离和逻辑隔离等多种安全保障措施，以防来自于其他各方面的“病毒”和网络 “黑客”的威胁，确保档案的保密和安全。

二、当前形势下企业房地产档案的归档范围

房地产档案不同与其他类型的档案，它具有很强的复杂性、多样性、分散性、专业性等特点。这是由于房产管理和房地产使用情况复杂的活动，尤其是随着房屋使用部门的更换及使用年限的增长，随之而来房屋改造、装修、维修等发生频繁，由此而带来相应房屋管理档案资料的不断累积。

通常情况下企业的房地产档案至少要收录上级主管部门及本企业下（发）的有关文件、房屋大修批复文件，房屋改造装修等设计、施工档案、监理资料、竣工验收及审计等材料，房屋买卖、租赁相关合同、产权证明各种房地产买卖、装修会议决策会议纪要、各种统计报表、和房地产评估等。

三、加快推进房地产档案数字化建设，便于信息整合和方便查询

推进企业房地产档案的数字化是推动企业房地产档案管理的重要部分，档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的房地产档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化形式进行存储，以网络化的形式互相连接，并利用计算机系统进行管理，基于互联网进行联机检索和阅读，实现资源共享。加强企业房地产行政管理部门及各二级单位的相关管理部门的档案管理信息化。同时，要注重档案信息整合，优化企业档案信息资源的结构设计，把企业房地产档案数字化看作是企业信息化的重要组成部分。把企业各部门的房地产档案信息纳入相同结构的数据库中进行管理，纳入“档案管理系统”，采取统一的软件对档案及档案数据进行计算机处理和网络化管理，以整体优势实现企业内部信息资源共享，从而达到我们所需要的企业总部与二级部门管理环节紧密联系的目的。

数字化档案建立起来以后，可以便捷实现文字、声音、影像等多种媒体信息的存储和传递，并且信息存储容量大，用户通过数据库、检索软件等技术，借助某些关键词，便捷实现检索浏览，大大方便了用户检索，提高了检索效率，可以足不出户地远程访问档案材料，网上下载档案信息，或远距离、高速度的传输，真正实现了信息资源的共享，大大方便了房地产管理部门对相关档案的使用查询。

四、提高房地产管理人员职业素质，鼓励创新管理。

房地产档案管理人员除了要求有很强的档案意识和高度的责任心，还要有一定的档案知识和处理技能，要有基本的档案价值判断能力。要加强房地产档案管理人员的职业素质培养，提供条件让房地产档案管理人员有机会去参加各种业务培训，学习掌握档案专业理论与知识，档案工作的方针、政策、标准、办法，学习计算机使用技能。

房地产档案管理是房屋管理部门的一项重要工作，房地产档案的收集、整理、保存和利用是房地产管理工作的重要组成部分。企业要研究房地产档案管理创新工作，提高档案管理的信息化程度，提高房地产档案管理的科学性和规范性，更好地为提高企业教育房地产质量服务。

房地产管理部门和档案馆和联合起来对房地产管理人员定期举行各种培训活动，通过集中培训、或是利用内部培训课件自学授课等方式为企业提供档案信息技术、信息理论、信息检索等方面的培训，进而提高企业员工的档案信息素质，使其了解档案信息资源的种类、形式和检索方法，更有效地实施档案信息化管理工作，更好地完成企业房地产档案的搜集和归档工作。

同时，企业档案管理部门要加强学习，了解房地产管理过程中形成的各类档案资料，掌握房地产管理的各项规章流程，全面推进企业房地产信息化建设，协助各部门管理人员自觉融入信息管理系统，使档案工作与企业生产经营、维修服务、施工管理等工作流程相衔接，以加强对企业包括房屋档案管理等各种类型档案材料运行的监控。随着信息技术的高速发展，社会发展的方方面面都在不断向着信息化 和现代化发展。随着房产档案的日益增多，传统的管理模 式已难以满足现代房产档案管理的需要。管理部门要在传统的管理体制的基础上，明确房产档案管理的特点，对房产档案管理进行创新，使企业档案管理深入到职工思想意识深处，使档案管理再上新台阶。