信息化背景下会计凭证规范化管理探讨

彭丹旎

摘 要：随着我国大型国企财务信息化步伐的加快，会计凭证电子化工作势在必行，会计凭证规范化管理面临新的形势和挑战。分析企业实践过程中的做法和经验，提出总结原始凭证填制经验，规范会计核实工作起点；增强会计审核规范及时性和有效性；提升财务人员知识水平，同时积极开展自查、抽查，巩固会计凭证规范管理工作成果等规范会计凭证管理的主要做法，以期为会计凭证电子化工作奠定坚实基础。

关键词：会计凭证；信息化；规范化

中图分类号：F230 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2016）28-0081-02

随着企业财务信息化步伐的加快，企业财务组织、业务流程都发生了重大调整，会计工作方式随之变化，需要从会计凭证这一基础工作开始调整[1]，统一标准和原则，以此为基础，核算与财务管理一体化运作，并搭建公司级的原始凭证电子化管理平台，实现对原始凭证的保管、流转、应用全过程规范化、电子化管理。作为我国大型国企中积极推进信息化的代表，SG公司从会计凭证规范化建设上入手，深入贯彻会计凭证规范管理理念和目标，增强全员会计基础工作水平，加强会计凭证规范管理，为会计凭证电子化顺利实施奠定了坚实的基础。

一、信息化背景下会计凭证规范管理的理念和目标描述

（一）会计凭证规范管理的理念

会计凭证规范管理是指会计凭证使用、审核、传递和保管等操作过程的规范化。通过规范化填写，保证会计信息的真实性，有效避免违法违规行为的发生，保证公司各项业务的合法性。通过对会计凭证的规范化审核，有效保证会计账簿的正确性和真实性，发挥会计监督职能作用。通过在电子化平台上上传原始凭证附件，实现实务票据与系统数据的对接，加快了原始凭证传递、审核处理速度，有效提升工作效率，同时实现业务与财务信息电子化，使财务的核算、管理、监督、决策支持职能与业务经营活动紧密结合，实现其信息的最大价值。

（二）会计凭证规范管理的目标

通过加强会计凭证规范管理，落实经济业务活动合法合规审核，强化会计凭证填写、审核、传递、保管等全过程管控，降低企业经营风险、促进业财融合，提升财务管理水平。具体目标包括：一是保证原始凭证完整、合规性；二是保证会计凭证审核与传递及时、有效；三是实现会计凭证等关键会计资料电子化、电子档案的及时转换和统一归档。随着财务核算体系的电子化，合同、发票等重要的原始凭证逐步在财务应用系统中操作和管理。

二、会计凭证规范管理的主要做法

（一）总结原始凭证填制经验，规范会计核实工作起点

会计凭证填制是会计核算工作的起点，只有使用规范、正确的填写方法，才能确保会计工作的有效进行。SG公司组织基层派驻财务人员对原始凭证填写规范和要点进行归纳总结，将原始凭证按业务类型分成成本费用类、工程类、资产类、收入类和其他类五大类，以业务发生频繁的成本费用类凭证管理为突破口，根据不同业务事项将原始凭证使用要求制作规范表单，如发票（外来原始凭证）开具注意事项、报销单据（自制原始凭证）填写相关要求等。

在日常原始凭证审核过程中，对凭证填写存在的问题进行记录、统计和分析，归纳不同原始凭证填写时存在的主要问题，对一些共性问题，如预提费用、会议费、培训费、业务招待费等业务支撑资料的不完整，进行补充规范要求。对各类业务事项真实性，原始凭证使用的合规性、准确性、资料完整性进行内部评价，对于质量相对较低的业务经办人员进行提醒和培训，促使公司各部门提高报账质量，从而降低会计核算风险。

（二）会计审核规范及时，有效支撑业务运行

会计人员最基本的一项工作就是审核会计凭证，通过对原始凭证等的日期、内容和金额进行检查，审核原始凭证所反映的经济业务是否真实，是否与生产经营活动有关，是否准确、合规等，审核工作直接关系到会计核算的质量以及生产经营活动能否正常进行。

1.为保证业务的合法合规性，发挥基层单位财务工作的优势，转变工作方式，将财务工作前置化处理，在合同签订前、物料需求采购提报前进行预审等，在支持业务过程中保持充分的沟通，既能实现财务与业务的工作协同，提高业财融合水平，又能在业务前端发现问题，有效规避风险。对“三公经费”、专项经费的使用进行严格审核，使每一笔记账凭证都有理有据，核算的规范性越来越高。

2.SG公司抓住原始凭证电子化平台试点上线契机，明确会计凭证规范工作的新要求及各阶段工作时间节点，例如对业务部门提交的发票校验请求，一般于1—2个工作日内即完成发票校验工作，并及时告知业务部门相关单据编号。通过对业务流程及办结时限的规范，大大提升了会计工作效率。

3.使用集团结算系统核算各类业务事项，通过系统流程控制，绝大部分的业务的发起、完成均在系统内完成，按照标准流程流转，用标准的制度杜绝了业务非标的可能性。在原始凭证扫描平台上完成工程付款类、运营成本、检修运维费等各类原始凭证扫描录入工作，实现原始凭证精细化、可视化管理，通过电子化凭证突破了流程审批的时间、空间的限制，将企业不同部门、不同业务和不同流程环节系统联结在一起，促进人、财、物的协同，有利于发挥财务业务监督作用，有效规避经营风险[2]。

（三）提升财务人员知识水平，为会计凭证规范管理提供人力支持

共享服务模式的建立与会计核算电子化工作的开展，对财务人员的知识结构和业务水平提出了更高的要求，只有不断提高财务人员的素质才能保证会计各项工作规范执行。依据会计法规、准则、核算办法等要求，可将基层企业派驻财务人员所需的知识分为三大块：一是会计准则、财政、税务、会计职业道德规范等专业知识[3]；二是行业法规、工程、资产物资知识等业务知识；三是ERP系统、集中核算系统和原始凭证电子化平台操作等应用知识。必须通过多种途径提升财务人员的专业知识储备，为公司会计凭证规范管理提供人力支持。

（四）积极开展自查、抽查，巩固会计凭证规范管理工作成果

财务检查是加强会计凭证管理，规范财务行为的有效途径。SG公司以会计基础工作管理创优工作为契机，以SG与上级公司会计凭证相关标准流程为基础，结合财务日常稽核和内控要求，建立了会计凭证规范考评表，对公司会计凭证规范化工作进行自查、抽查。派驻财务人员按照考评表自行检查会计凭证使用、填写、审核与传递，装订保管等工作的规范情况；对公司使用的增值税专用发票、业务费发票等重要会计凭证严格执行入库、领用登记制度，定期抽查已填开原始凭证的存根联和会计凭证的装订情况，并严格检查收到的各类外部原始凭证，做好发票的认证及税款抵扣工作。通过日常稽核、专项稽核和专项检查等措施，将业务部门原始凭证规范化使用纳入月度配合工作考核，结合会计人员个人绩效、评先评优等内容，督促会计人员加强会计凭证的规范化操作。

三、成效与改进方向

（一）会计凭证规范管理工作成效

1.SG公司通过会计凭证规范管理，夯实了会计基础工作，会计凭证能更准确、清晰地反映经济业务及账务处理情况，从源头提高基础会计信息的准确性，规避了账务处理错误、会计凭证资料的审计风险。

2.通过贯彻会计凭证规范管理规则，实现纵向集约，同时通过会计凭证这一载体串联企业生产经营各条线工作，实现财务与其他业务的横向融合，有利于深化业财融合，提高财务风险控制水平。另外，会计凭证规范管理为推进原始凭证电子化工作提供坚实基础，更稳步地推进财务集约化、信息化应用水平。

（二）会计凭证规范管理改进方向

一是要坚持创新和学习，不断探索和实践会计凭证规范管理的思路和方法，以需求为导向，促使财务工作更多的和业务管理需求相结合，提高财务各职能的服务水平。二是在固化、总结原始凭证电子化等项目应用工作的基础上，积极深化原始凭证电子化应用范围，提升财务信息化水平，根据实际操作运行情况，对发现的问题进行整理，及时反馈，积极配合完善原始凭证电子化等财务信息系统，并指导业务前端操作。

参考文献：

[1] 邵露，王伟国.我国会计凭证的历史演变[J].财会月刊，2013，（20）：20-25.

[2] 王义.数字化背景下的企业会计档案管理研究[D].长春：吉林大学，2012.

[3] 中华人民共和国财政部.会计基础工作规范[S].1997.

[责任编辑 陈丽敏]