推进高职院校基建档案管理规范化初探

【摘 要】 本文分析了高职院校基建档案管理现状，提出了高职院校基建档案管理规范化的途径：提高重视程度，增强全院师生的基建档案意识;做好基建档案制度建设，强化执行力度，提高基建档案服务水平;完善基建档案监督管理机制;对基建档案管理人员要不断进行再教育，提高其创新服务能力;拓展基建档案的信息来源，提高基建档案收集的完整性;充分利用信息化的管理手段。

【关键词】 高职院校;基建档案管理;规范化;途径

近年来，在《国务院关于加快发展现代职业教育的决定》号召下，各地市的高职院校如雨后春笋般快速建立起来。高职院校基建档案是在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的对学院未来的发展有价值的文字、图表及声像载体等材料。基建档案的价值是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”。高职院校基建档案不仅是记录基建历史的真实写照也是涉及各方面权益的凭证和依据，在维护学院权益和学院未来建设、发展方面的作用无可替代。它是高职院校基本建设发展和科学规划工作的真实记录，同时也为学院的后勤服务工作提供了有力的信息保障，是整个学院档案的重要组成部分。因此，加强高职院校基建档案的管理势在必行。本文简要分析了高职院校基建档案在整个学院档案中的重要性及目前管理的现状，提出了提高高职院校基建档案管理规范化的途径。

一、高职院校基建档案管理现状

1、领导重视程度不够

合并中的高职院校领导大多都把学校工作的重心放在教学管理和招生就业上，认为基建方面只要把工程的质量关把好就行了，对于基建档案的重要性认识不足，重视程度不够。

2、管理人员素质不高，责任心不强

大数多的基建档案管理人员都是临时指派的，不但没有专业工作能力而且没有责任心，更谈不上和学院档案馆档案管理工作的统一。

3、管理制度不规范，管理手段落后

目前基建档案管理大多没有明确的管理制度，多是进行最基本的材料收集、整理与保管，没有按制度对基建档案资料进行分类、编研，至于基建档案的利用更是得到不保障。在高职院校合并初期，工程量大，基建档案多，加上领导的重视程度不高，现代化的管理工具也不能及时配备，手工管理模式仍是目前管理的常态。手工管理效率低，不能完全体现基建档案的参考价值和使用价值。

二、高职院校基建档案管理规范化的途径

1、提高重视程度，增强全院师生的基建档案意识

首先要积极主动的通过学院网络、广播、报纸等媒体大力宣传基建档案在学院建设发展中的重要作用，引起全院师生对基建档案的重视;其次，要求各部门要积极参与配合，把日常工作中接触到的基建档案要及时交给基建档案管理人员让及时归档;再次，要在各部门明确1名基建档案管理工作的对接人，对这些对接人要定期实行培训，让其全面了解基建档案的归档案范围和近期的收集动向，以方便大家更好的为基建档案管理工作服务。

2、做好基建档案制度建设，强化执行力度，提高基建档案服务水平

要根据本院的实际情况和档案管理需求，建立起适合合并时期高职院校的基建档案管理机制，来保障基建档案管理工作的常态化开展。一是要做好保密制度，确保基建档案不失密、不泄密;二是要制订好《基建档案工作制度》、《基建档案借阅制度》、《基建档案保密制度》、《基建档案库房管理制度》、《基建档案利用制度》，使基建档案归档有明确的范围，立卷有严格的标准，借阅有特定的制度，保密有条例，库房管理有合理的措施，开发利用有明确的方向和目标。三是各项制度要上墙，基建档案管理工作者要严格按照制度办事。只有这样基建档案管理人员才能做到一丝不苟，在工作中做到有的放矢。

3、完善基建档案监督管理机制

基建档案是学院建设过程中形成的第一手资料，在学院以后的建设发展中起着至关重要的作用，所以基建档案的监督管理机制一定要完善。完善的监督管理机制能有效地发现、制止、纠正基建档案使用过程中不利于档案保密的各种不良行为，以保证基建档案的完整与安全。

4、对基建档案管理人员要不断进行再教育，提高其创新服务能力

学院的基建档案管理人员基本上都是兼职的，各方面的素质都有待提高。要不断对基建档案管理人员进行继续教育，提高基建管理人员的业务水平和思想境界。在新形势下，传统的档案管理模式和服务方式已经不能满足时代的需要。通过继续教育学习使得基建档案管理人员掌握现代化管理手段，把基建档案管理由原来的手工管理变成现在的数字化管理。通过学习，让基建档案管理人员从思想深层认识到基建档案在高职院校档案管理中的重要性，以促使其发挥更大的潜能做好基建档案管理工作。

5、拓展基建档案的信息来源，提高基建档案收集的完整性

高职院校的基建档案管理工作由于各方的重视程度不高，这就要求我们基建档案管理人员首先要明确出基建档案的收集范围，其次要依据基建档案形成的规律和特点，有效的指导和组织各相关部门做好基建档案的立档工作，确保基建档案立档工作的顺利进行。

6、充分利用信息化管理手段

通过计算机技术对文件、图表、档案的全部信息进行统一管理，对基建文件信息的生成、基建档案信息的转化、基建档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，来提高基建档案管理的效益，实现基建档案管理信息化。计算机辅助管理已成为新时期档案管理的发展趋势。把竣工图等材料可以通过EXCEL电子表格建立档案数据库，使基建档案管理全面进入信息化时代。

学院基建档案管理工作是一项既重要又专业性很强的工作，所以在今后的工作中基建档案管理者要提高认识，采用电子化和信息化的管理方法，高效管理，使高职院校基建档案的管理与时俱进。

【参考文献】

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[3] 黄姝.对优化企业基建档案管理工作的几点认识.黑龙江档案，2014.08.15.

[4] 苏立明.谈中小学校档案工作.兰台内外，2013.02.28.

[5] 宋小杰.强化档案意识 完善档案管理.档案天地，2015.09.20.

【作者简介】

豆亚玲（1979-）女，陕西眉县人，宝鸡职业技术学院档案馆员.