新疆科技档案发展现状及对策研究

刘芳

(新疆科技发展战略研究院，新疆 乌鲁木齐市 830000)

新疆科技档案发展现状及对策研究

刘芳

(新疆科技发展战略研究院，新疆 乌鲁木齐市 830000)

本文通过新疆科技档案事业发展现状与北京、天津、江苏等三省科技档案发展情况进行对比分析研究，提出新疆科技档案事业发展对策和建议。

新疆科技档案；发展现状；解决措施

科研档案是科研单位档案工作的重要组成部分，它的规模和质量反映和记录着不同历史时期的科学研究水平，它是一个科研单位科研实力的重要凭证。科研档案管理的规范与否直接影响到科研管理的质量、效率和水平，甚至在一定程度上影响着科研单位科研工作的发展。

国家档案局印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强科技档案信息管理基础设施、加强电子文件归档和电子档案的规范化管理、推动馆藏科技档案信息的数字化建设,在部分中心城市建设示范性数字科技档案馆，开展公众网上查询科技档案信息服务，加快推进科技档案信息管理标准体系、安全保障体系和队伍建设。各省区市相继启动和实施了一批重大科技档案信息化建设工程项目，北京市、上海市、浙江省、福建省、广东省在全国各省区市中率先将科技档案信息化建设列入本地区信息化建设规划，青岛、天津、江苏、上海、浙江等省市科技档案部门都相继启动了数字档案馆建设工程，开发应用形式多样的科技档案数字化信息化系统开展馆藏及对社会各界的档案文件的数字化处理与加工，取得了经济与社会效益的双赢。

1 新疆科技档案发展现状

新疆科技档案管理中心直属于自治区科技厅，为公益型全民所有制事业单位，是永久保管新疆科技档案的试点单位。负责统一管理自治区科技厅下达的各类科技计划项目、科技成果登记项目、科技奖励项目以及机关文书、会计、基建、声像等档案；负责科技档案信息资源的开发利用和对外咨询服务；配合自治区档案局对自治区科技厅下达的重大科技项目的档案工作进行业务指导和监督检查；负责科技档案的数字化加工和信息服务工作；负责指导和监督我区各地（州）科技局所属科研立项单位的科技档案工作；负责对我区科技系统的档案管理人员进行培训等。现有档案用房面积330m2，其中档案阅览室50m2，档案库房面积200m2，机房占地80m2，已具有高质量环境、电源系统、空调系统、消防系统等配套环境设施。拥有服务器30台，网络设备25台，存储设备9台（共300TB存储空间），互联网带宽100M，并与中科院新疆理化所签署了“天山云协作共享协议”。网站安全测评达到国家等级保护二级，对外提供7×24h的WEB服务、MAIL服务、DATA服务、FTP服务等，实现对各门户网站、各网络服务平台、数据库、支撑系统及硬件设备要求的场地环境、动力环境、空气环境、弱电系统、消防系统等进行高效的管理。同时还具备远程、实时、交互的多功能科技视频会议中心（会议中心面积300m2）与3个远程视频会议答辩中心（每个答辩中心面积50m2），目前已建设完成了自治区、地州（13个地州）两级科技视频会议系统。通过视频会议中心的建设有效加强科技系统内的控制和管理、实现高效办公、远程培训、远程项目评审等。

目前，新疆科技档案管理中心现馆藏科技档案近1.6万项，主要来源于科技厅全疆项目档案，其中一部分已形成全文数字化，大部分为原始的纸质保存，此现象导致科技档案没有得到有效利用，因此无法实现全区科技档案的共享和提供社会服务。

2 北京、天津、江苏省科技档案发展现状

2.1 北京档案馆

北京市从2003年就连同清华紫光研制出科委档案管理工作系统，并和档案局等相关单位共同制定了关于“档案管理相关办法”，积极对北京市科技档案馆的建设进行统筹，配置了档案管理系统的相关软件，并启动了管理工作条例，进一步完善多个业务档案管理工作制度。北京市档案馆现有馆藏包括纸质、录音、录像、影片、照片等各种载体，内容十分丰富。档案馆通过网上利用、档案阅览、举办展览、史料出版等多种途径为社会提供档案利用服务。

2.2 天津科技档案馆

天津市科技档案馆早在2004年便开始对 “天津市科技档案信息系统”进行研究开发。他们结合科技档案的独特性，开发了“基于客体全宗的档案跨门类检索”功能，实现了对科技档案信息中的案卷级信息、文件级信息，研究人员信息等内容的一次性全方位检索，从而提供给利用者较准确、快速、全面、便捷的利用方式。2005年天津市科技档案馆又按照国家《纸质档案字化技术规范的要求》。本着“利用优先，分步实施”的原则。在对增量档案进行数字化处理的基础上，逐步向馆藏档案数字化推进为规范数据库中条目信息的准确性.提高数据质量，方便日后统计、编研工作。根据天津市科技档案四项地方标准。以及馆藏实际情况，分别制定了科技计划项目档案、成果登记项目档案、奖励项目档案的整理与著录规范。到目前为止，完成馆藏全部奖励项目档案数字化.部分科技计划项目、成果登记项目档案重要文件数字化。案卷级目录达5万余条，文件级目录达17万余条，扫描文件近70万页。

2.3 江苏省科技成果档案馆

江苏省科技成果档案管理在实际管理过程中使用科学有效的管理方法，完成了省级地方标准的修订、备案以及审定工作，并建立起授奖信息数据库、省科技进步奖评审等专业性的政府管理网站，依托江苏科技信息网强大的网络支撑，借助工程文献中心这一省重点平台，已将馆藏信息和科技信息整合在同一平台上，以联合目录的方式一体化对外提供服务。江苏科技成果档案信息资源利用江苏省科技信息网为网络平台，建立了档案网站(www.jsinf.gov.cn)，链接在江苏科技信息网上发布，可以实现在线检索查询。近年来还收藏了部分科技报告、省软科学研究报告、江苏省科技成果转化项目可行性论证报告，还将收集攻关计划、火炬计划的项目课题档案。按照统筹规划、统一标准、分步建设、安全保密的原则，以特色档案资源建设和开发利用为目标，推进档案资源数字化、数据库化、信息管理标准化，信息服务网络化的进程，并逐步建立科技报告制度。

3 新疆科技档案发展存在问题及对比分析

1）科技档案信息缺乏有机整合。科技档案工作和阶段性检查、科技计划、成果评审之间出现脱节，在制度以及条例上面对于科技档案的职责、任务、权限、工作程序、现代化、标准化、对外服务等相关工作都没有作出相应的规定；新疆科技档案大部分分别保管在各大厅局（如教育厅、建设厅等）、科研部门、高等院校、及其他各地州科技局、企业专业技术部门等地，没有实现集中统一管理，大量档案材料还处于分散保管状态，无法实现对外一体化的档案服务，从而使得科技档案信息化大打折扣，不能满足网络条件下社会公众对档案信息的需求。科技档案管理工作还处在初期进行阶段，虽然部分单位设置了相应的管理工作机构，也选择了科学有效的管理方法，但是，和发达地区相比较还存在一定的差异。

2）没有独立的科技档案网站。档案信息管理工作在实施过程中要能够形成以“满足相关部门以及工作人员需求”的指导理念，但是，目前科技档案发展过程中，这种服务水平相对较低，有关部门在使用相关档案以及信息时，要能够从纷繁复杂的信息和数据中调取自己需要的部分，这就导致整个调取和选择工作难以顺利进行，新疆科技档案管理中心在自治区科技厅的网站中有介绍基本情况的网页，没有建立自己独有的科技档案网站，不能提供科技档案详细信息查询，无法成为科技档案中心与利用者之间交流的系统。因此，研发新疆科技档案信息服务共享平台，集合新疆科技档案信息资源，形成各方互相学习、交流经验、服务用户的系统势在必行。

3）条件限制了数字化科技档案建设。新疆科技档案数字化建设起步相对滞后，其一是许多单位对档案工作不重视、不了解，使档案工作停留在原始的纸质档案阶段，档案资料丢失也是常有的事情。其二是新疆有12个地州，每个地州情况不同，经济状况也有差异，要进行数字化、信息化不是一个简单的问题，购置软硬件来进行科技档案工作数字化有一定的难度。这也是我们科技档案数字化进程缓慢的原因。

4）科技档案的服务利用。科技档案利用率相对较低，难以从根本上发挥出其应用的社会价值以及经济价值，在为有关部门和工作人员提供相关信息服务时相对被动，也就是需要利用者主动上门进行查找、收集和筛选，降低档案使用水平。科技档案工作还没有很好地使用网络载体，导致档案数字化、网络化水平先对较低，让利用者无法便捷、方便地使用科技档案相关信息。一方面由于我们的档案多数还是原始的纸质档案，没有进行数字化，为社会提供利用的方式非常单一，只能利用传统的档案检索方法来查阅，效率很低。另一方面没有对公众进行过大量的科技档案知识宣传，许多的人不知道如何利用档案，更不知道档案会给我们提供什么帮助。不能充分发挥科技档案应有的经济和社会价值；服务方式的被动性，即利用者需要主动上门查找利用。科技档案工作还没有充分利用网络这一载体，没有实现档案数字化、网络化，因而利用者难以方便、快捷地利用科技档案信息。

4 新疆科技档案工作对策建议

4.1 加强我区科技档案数字化建设

要想能够从根本上提升科技档案管理工作水平，档案管理部门要能够从根本上转变过去的管理理念以及管理方法，突破传统档案管理工作手段带来的不变，做好数字化建设工作。首先是加快科技档案数字化的步伐，即增加硬件设备的投入，先将新疆科技档案数字化完成，再以新疆科技档案管理中心为依托，借助新疆科技信息服务平台，在各个地州的科技局建立科技档案数字化试点，投入资金购置软硬件设备，将各个地州的科技档案进行数字化并统一保存在各地州科技局，再通过互联网与新疆科技档案管理中心对接，方便科研技术人员对科技档案的利用，使我们的科技档案信息不再闭塞，对推进新疆的快速发展起到应有的作用。

4.2 加强科技档案室基础设施条件建设

进一步加强档案基础条件建设，尤其是加快配备档案数字化、信息化建设的必备的相关设备，促进档案的开发和利用。完善新疆科技档案贮藏环境建设，有效解决科技档案分散保管中存在的安全性低、成本高等问题，实现档案贮藏环境达标、档案管理专用设施达标、信息化设备齐全的目标。通过对原有及新增档案库建筑的隔热、防水、防火、负荷、高度及布局等进行改造和加强，使档案贮藏及数字化工作场地达到国家档案库建设的相关要求。同时，按照国家现有档案管理标准增设空气调节装置、消防设备、灭火装置、安全（视频）监视系统、温湿度监控系统，同时增加活动式密集架、档案柜数量以及包装档案的卷皮、卷盒、卷夹等设备设施等。

4.3 新疆科技档案信息共享服务平台

档案网建设是科技档案信息化建设的重要内容，也是实现快速、及时的提供给用户最有利的解决办法。目前，科技档案管理中心在自治区科技厅的网站中有介绍基本情况的网页，没有建立自己独立的科技档案网站，不能为用户提供科技项目档案详细信息查询，无法提供科技档案中心与利用者之间交流的平台。研究和开发覆盖全疆各地州的数字化信息化科技档案服务平台，目的在于应用先进的数字技术、网络技术和计算机技术，利用现代化的管理手段，通过对科研过程中产生的各种文件、数据、图纸、声像等多媒体档案资料进行数字一体化管理，促进科技档案管理规范化、现代化，统一我区科技档案信息资源数据库，实现全区科技档案数据联网和信息资源共享，促使科技档案从封闭走向开放，为政府决策、企业经营服务，促使科研档案从保管和利用职能向信息采集、管理和信息服务方面职能转变。因此，集合我区各地州的科技档案资源，形成各方互相学习、交流经验、服务用户的平台势在必行，具体方法如下：

首先，是新疆科技档案数据库建设。科技档案的数字化信息化应以现实需要为前提，重点是利用率高的、有推广利用价值的档案，首先从目录开始逐步向全文数字化推进，通过档案数字化，加快全文数据库建设进程，并逐步实现全区的科技档案的全文信息查询和网络化服务。在科技档案目录数据库建设中，建成初具规模、组织架构较完善的目录

数据体系，并分层次、分批次地向社会提供科技档案目录数据查询服务。在新疆科技档案全文数据库建设中。本着“利用优先、分步实施”的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。以点带面，逐步扩大纸质档案电子复本网上接收工作。加快档案全文数据库建设，完成与自治区科技厅各类项目数据库的接口转换工作，实现档案信息资源优势互补和共享。

其次，是实现三网（内网，外网和各单位档案室、馆局域网）分开形式。三网之间可在允许权限下交换数据，建立防火墙和高度保密保护，以防数据被窃取和网络遭到破坏。网络采用分布式数据库形式，既相互连接，数据集合交换，共享资源，又要彼此独立。如图1所示。

图1 科技档案信息系统示意图

1）开发“覆盖全疆各地州的数字化信息化科技档案服务平台”，形成科技档案管理与数据采集、查询利用的信息化管理平台。建立科技档案数据库；数据库设计着重满足科技档案网的功能要求，充分分析业务处理流程和数据流，以及数据间的相互关系，设计合理的索引键和表结构，保持数据的适当冗余。

2）开发基于B/S架构，覆盖档案收集、归档、整编、利用、统计、销毁等环节，具有权限设置系统模块、数据录入子系统模块、收集整编系统模块、档案检索子系统模块、借阅管理子系统模块、统计报表系统模块、鉴定销毁系统模块、光盘制作子系统模块、系统设置子系统模块、数据转换子系统模块、行政管理系统模块、财务管理系统模块的“覆盖全疆各地州的数字化信息化科技档案服务平台”系统，实现科技档案信息的“远程在线移交”，加快档案利用速度，节省档案管理工作成本。并实现信息采集功能、信息管理功能、系统维护功能、信息利用功能等。

3）系统采用智能计算机技术和现代档案标准化管理理念设计开发；基于分布式多层网络架构的开放性平台，在数据的采集上采用文本特征识别技术，在对原文信息的存贮上采用流加密压缩存贮技术，并预留扩展多种安全技术接口；在对数据的传递上采用XML技术，以及WEB SERVICE接口与其他服务系统对接。

4）建立档案数据库和档案数字化系统需要相应的网络支持来实现与政务信息网、覆盖全疆各地州的数字化信息化科技档案服务平台等各种网络联网，提供档案在网上资源共享，所以在建立安全防范机制基础上实现覆盖全疆各地州的数字化信息化科技档案服务平台与各类公共信息平台的连接，建立档案信息社会共享通道。

5 加强宣传力度，提高平台利用率

档案管理作为一项系统性的工程，很多相关部门和管理工作人员难以认识到档案资料使用的重要性和必要性，工作人员要加大对档案管理和使用的宣传力度，通过文档一体化管理，实现科技档案信息的在线检索、利用和共享，改变传统的“你查我调”的模式，减少纸质档案重复复制，减少档案工作人员的手工工作量和重复劳动，减少大量的人力、物力和财力，实现科技档案信息管理的科学化、规范化、系统化，办公环境的网络化、数字化、智能化。为科技档案信息管理工作持续、稳定、健康发展提供了保障。通过研发新疆科技档案信息服务平台向社会提供科技档案信息服务。其中科技档案目录数据库实行无偿服务，全文科技档案数据库实行有偿服务。

[1]杜爱芹，张静.天津市科技档案馆数字化建设的实践与思考[J].天津档案，2015(2)：27-29.

[2]唐宝莲.科技成果档案信息资源融合利用探讨[J].档案与建设，2007(4)：24-25.

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