浅议房管档案的信息化建设

文/谢靖

浅议房管档案的信息化建设

文/谢靖

房管档案信息化，是指利用计算机、网络、通信、数据、存储等技术，把各种载体的房管档案信息资源转化为数字化存储、网络化联结，并利用计算机网络进行管理，形成一个有序的房管档案信息数据资源库，实现房管档案信息资源共享。

一、房管档案信息化建设的意义

房管档案种类繁多，以房屋交易过程中产生的房地产档案为例：房地产权籍档案，是指在房屋产权登记管理、交易买卖过程中形成的文件材料。房屋的产权登记、交易买卖都要以房地产权籍档案为凭据。房产登记、交易买卖与房管档案管理部门三者在业务上有着密切的关系。一本房产证从受理登记、初审，到终审结束，其相关资料应即时扫描数字化，将该房产信息与其他业务部门共享。这样既减少了档案原件的流转，又加快了各部门的工作衔接，有利于建立快捷高效的房管信息服务体系。通过房管档案数字化，在利用房管档案时，房管行政部门能选定地理位置，自行定义专题，对相关数据进行统计查询，可为政府的房屋管理决策和统一规划等行为提供准确的数据支撑。同时，建立区域性的房管档案信息数据库，还可向产权人开放产权信息查询，提高产权所有人对房产的自我保护意识，遏制虚假房产信息的发布和假房产证的流通。

（一）图文结合，形象化管理房管档案

房管档案系统中，存储着房屋档案的相关户型图、房产信息的实景图、全景照片等，均可通过电子输入设备输入房管档案信息资源系统中，并可使用相关的数据采集器，将房管档案信息进行及时更新，图文结合，使房管档案管理更加形象化、直观化，实现以图管房、以房管档的数字化管理模式，有利于房产的交易及买卖。

（二）共享房管档案信息

当今社会已进入信息化共享的时代，在获得许可权限的情况下，房管档案信息也可以通过房管档案信息系统进行共享，方便房屋业主查询相关的房屋信息。比如，在房管档案信息系统中输入业主的身份证号码，即可全面获悉房屋的自然状况、所有人的相关信息、房屋的使用年限、房屋的现行状况等，并可方便地查询到房屋的变迁状态，给业主及政府机关查询信息提供快速、准确的服务。

（三）模糊化检索模式，提高信息获取率

随着分布式管理技术的飞速发展，房管档案信息系统在查询过程中，可更方便地实现模糊化智能化检索模式。当房屋业主或政府监管部门查询某类房管档案信息时，如无法获取清晰的关键词，可利用模糊智能化查询的功能对相关信息进行查询，能有效提高房管档案检索的效率，提升房管档案信息的获取率，同时也能更好地保证房管档案信息的准确性、完整性，确保政府快速实现房地产行业宏观调控政策的制定和调整，实现房地产市场的健康发展。

（四）管理与利用并重

加强房管档案的数字化建设，突破房管档案管理市区的条线分割、部门管理的壁垒，利用计算机对房管档案信息进行管理，具有检索速度快、查找方便、可靠性高、保密性强、存储量大、成本低、寿命长等优点，这些优点能最大程度提高房管档案的管理效率。房管档案的科学化、规范化、标准化管理，就是为了使其更好地为国家、政府、民生服务。

二、房管档案信息化管理的具体做法

房管档案的信息化建设，是一个数字化信息管理、传输、提供和利用的整体。其中房管档案数字化是基础，数字化信息管理是手段，数字化信息传输是通道，数字化信息提供和利用是目的。它们之间相辅相成，相互依赖，以共同完成数字档案信息资源高密度存储、快速传输、无地域无时限共享的任务，最终以用户为中心、以数字化信息资源服务为目的。原始的纸质房管档案，将作为法律凭证的原始依据，存放在库房。而经过数字化处理的房管档案，利用网络技术，可通过内网或政务外网在网上综合使用，以发挥房管档案信息价值的最大作用。

（一）加强房管档案数字化标准化建设

随着国内外对数字档案和电子档案管理的重视，制定相关的房管档案管理制度、规范、标准显得尤为重要。房管档案的标准化建设，就是指制定、修订各类房管档案管理专业标准，并将其付诸实施。这些标准规范既要遵照国家推荐的信息化标准，又要符合房管系统业务的特点和自身的需要，并能在实践中不断调整、完善。在实施信息化建设前，要依据法律、法规及《电子文档归档与管理规范》等相关文件，结合房管档案的实际情况，制定房管电子档案的管理标准实施细则，使信息化建设制度既符合国家的标准，又具实际操作性。

要实现增量档案的电子化。在做好档案实体归档的同时，还要将电子文件及时规范归档。《电子文件归档与管理规范》、《电子档案移交与接收办法》就是这项工作的指导性文件。

要加强存量档案的数字化，继续按数字化的要求，对现有档案进行标准统一的数字化扫描。要积极推进库藏的永久、长期房管档案的数字化工作，尽快实现向档案馆移交档案实体和档案数字化副本的工作目标。按照《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》，结合实际情况，坚持房管档案数字的科学化，要以科学标准和规范为准绳，制定符合科学发展规律的工作流程和要求。推进文档一体化，制定完善文件材料归档范围、保管期限表和开放查阅鉴定的标准，并在文件管理部门和信息技术部门的共同努力下，实现公文的电子化运转流程。同时要加强对涉密与非涉密档案、实体档案与电子档案管理的规范区分，在归档、进馆、保存、管理、利用、鉴定等环节上以不同的标准进行管理。

图1　房管档案档案数字化流程图

（二）加强房管档案信息系统安全保障建设

实施房管档案信息网络管理的首要任务是保证档案信息的安全。房管档案信息化管理进一步规范了工作流程，实现了工作方式的现代化，提高了工作效率，促进了房管档案的信息共享和服务，但同时对房管档案信息系统的网络安全管理也提出了更高要求。其中涉及房管档案信息系统硬件、软件、数据及网络等多方面安全问题。与其他档案相比，房管档案的特征，使其对信息安全、保密等方面的要求更为严格。而计算机网络的开放性、集成性、共享性，使上网的房管档案信息安全受到很大的威胁。所以，制定全面的责任负责制度、安全保密制度、完善权限分级体系等非常重要，一定要确保房管档案信息数据的安全。在房管档案数字化的建设中，信息管理系统的一般性安全措施要遵守公安部、国家保密局等部委下达的《信息系统安全等级保护管理办法》的规定，并按照国家档案局《档案信息管理系统安全等级保护实施意见》的要求进行实施，确保房管档案信息资源在业务流程和使用过程中的安全性，确保提供者、使用者角色不越位、不失位。

要定期对房管档案信息进行分析。区分开放档案信息和非开放档案信息，确定非开放档案信息的保密程度，并对不同利用者设立限制范围。

要制定严格的安全管理制度。从机房安全管理、软硬件管理、监督管理等几方面维护计算机系统的物理性安全。既要设定用户分类、利用限制，使房管档案的有效利用和安全使用能二者兼顾，又要及时做好档案数据备份，防止电子文档信息的丢失和失真，并设置网络防火墙，对传输的档案数据进行加密，做好病毒防治等工作。只有保证房管档案信息系统的安全运行，才能实现档案信息化管理的最终目标。

（三）加强房管档案管理人员的队伍建设

房管档案涉及国家机密、社会信息、商业秘密、个人隐私，需要档案管理人员具有正确的政治思想及良好的职业道德。房管档案信息化建设，又需要档案管理人员具有相应的档案管理和计算机信息处理技术。从计算机、网络人才，到管理人才，再到档案专业人才，所需众多，按照业务工作划分为档案接收、整理、处理、保管、提供利用的管理人才，系统开发与维护人才，数据库运行管理人才，档案信息分析，标准化建设人才，研究与咨询人才，管理人才。其中最需要的是一支既懂计算机网络技术，又熟悉档案管理业务的复合型专门人才队伍。对人才素质的要求是具有较全面的知识结构、敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息处理能力。要提升档案部门从业人员的计算机网络知识和电子档案管理业务水平，善于发现和培养具有发展潜质的中青年优秀人才，积极引进档案信息事业发展需要的复合型人才。尊重人才的成长规律，以事业召集人才、以实践创造人才、以机制激励人才，努力打造一支结构合理、敢于创新的人才队伍，使创新人才脱颖而出，人尽其才、才尽其用。

房管档案信息化建设的主要内容是房管档案信息资源的建设，而档案资源信息化的对象就是房管档案资源。所以，房管档案数字化水平直接关系到档案信息化的内在质量，关系到档案资源的有效开发和快捷利用。房管档案信息化建设离不开现代化信息技术的支持。无论是档案信息加工的数字化，还是档案信息传输的网络化，都以计算机技术、通信技术及相关信息技术为工作手段和技术基础，主要包括数据技术、数据库技术、数字化技术、网络及数字通信技术、数字信息存储技术。信息设备是房管档案信息化的物质支持。基础硬件设施主要包括网络设备，服务器，档案数字化加工的输入、输出、存储、传输及其他设备。充足的高质量房管档案信息是信息化的基础。档案信息化建设，要求档案部门对本单位的档案信息进行合理配置、协调分工，建立起资源丰富、配置合理、特色突出、利用方便的房管档案信息资源库，以有效提供房管档案信息，实现房管档案信息共享，使房管档案信息更好地为政府决策服务、为百姓民生服务。

（作者单位：上海市住房保障和房屋管理局档案管理中心）