浅谈办公自动化系统在海洋档案管理中的应用

文/国家海洋局南通海洋环境监测中心站 孙菲 韩方池

浅谈办公自动化系统在海洋档案管理中的应用

文/国家海洋局南通海洋环境监测中心站 孙菲 韩方池

本文主要探讨了办公自动化系统在海洋档案管理实际应用中所体现出的特点和存在问题及应对方法。

办公自动化；海洋档案管理；应用；存在问题应对方法

随着网络技术和信息技术的发展，各涉海单位行政办公模式的内容和方式得到了很大的改变和发展，从以前的文字档案处理办公的方式，到今天的电子化档案的发展和应用，使得海洋档案的管理发展成为便于查阅和利用的即时载体。

一、办公自动化

办公自动化也叫办公室自动化，源于英文Offi ce Automation，缩写为OA，是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。办公自动化利用计算机等现代技术设备来处理信息和办公室工作，实现了信息的自动发送、传输、接收和存储等，从而加快信息的流动，增加信息的真实、可靠性。

二、办公自动化系统在海洋档案管理中的应用

海洋档案包含的种类非常繁多，不但包括对海洋水文、气象、地质等领域的基础研究，还包括像海洋资源开发、海洋权益保护等应用研究。因此海洋档案的管理对于涉海单位来说是非常重要的。海洋档案OA系统信息化建设是指通过计算机技术、网络技术和通信技术等手段，将不同载体的信息记录到档案及其内容进行数字化的整合，形成一个数字化的管理平台，并通过互联网的形式进行信息档案的共享，从而提高海洋档案工作的信息化、现代化管理水平。

（一）电子档案的收集应用。在办公自动化中，电子档案管理过程的前端必须延伸到系统设计阶段，需要应用扫描设备和仪器进行档案的扫描和识别，把电子档案以统一规范的格式录入计算机设备，以利于下一步的处理。

（二）工作流程的信息化应用。通过对海洋业务开展过程进行分析，根据现实业务情况，应用信息化技术对文件档案进行集中有效分类，同时对相应检索查看的应用进行开发，对电子档案进行分类鉴定、编目、检索、排序、保存归档等，高效地分析处理。为了更好地对电子档案进行管理，要加强管理流程建设，分清工作人员的权责和工作标准，以减少不必要的人为干扰给档案的管理带来的破坏。另一方面，自动化办公系统要与档案的管理系统做好兼容适配的工作，以确保文件档案格式的一致性。

（三）信息化检索的应用。在电子档案完成数字化的处理和归档后，需要在逐渐庞大的数据库中检索出需要的文件档案，以方便使用。因此对于OA系统的应用来说，还要通过开发一定的检索程序以适配文件搜索和检索的需要。

（四）办公信息化输入的应用。要实现OA系统在海洋档案管理中的有效应用，还需要建立档案数字化输入和存储的方式和机制，以提高档案管理信息的时效性，提高数据库的更新速度。首先要把信息化档案的输入纳入单位的日常业务运行过程中，然后运用OA系统和互联网技术建立集中处理的系统，进行集中归类和处理，最后进行归档存储保存。

三、办公自动化系统在海洋档案应用中的特点

（一）有效地提高海洋档案管理工作的工作效率。根据涉海单位各部门功能和作用的不同，海洋档案可分为科研、监测、观测、文书、人事、会计、基建和实物等，涵盖业务、人事、财务、基础建设等影响单位运作和发展的多个方面。办公自动化系统的应用对单位各部门之间的职能、工作人员、工作程序等方面产生较大影响，冲破了传统的人工操作的束缚，将档案管理工作程序趋于科学化、合理化，极大地降低了档案管理工作者的劳动强度，提高了工作效率和质量。

（二）在特定范围内实现了资源共享。办公自动化环境下利用计算机技术，使得档案的管理更加科学化、规范化，最大限度地提高了档案利用率和利用工作的质量，同时能够保证较高的检索率，摆脱了空间的限制。也能够对其它部门的工作动态和档案管理信息动态通过网络实现。另外，办公自动化系统中对档案的使用设置了一定的权限，增强了档案的安全性。

（三）有利于电子文件稳定保存。办公自动化中形成的电子文件，是记录信息、传达信息、留存信息的重要载体，它与纸质档案载体相比，有着体积小、寿命长、便于保存等优点。我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD、移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便便捷，便于备份，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有较强的稳定性。

（四）海洋档案存储方式多样化。办公环境下海洋档案管理的存储方式从原来的纸质转向文本、图像、影像或者声音等多种实物载体，这不但缩小了存储档案的空间，还增加了档案存储范围和内容，并延长档案寿命，便于使用。

四、办公自动化系统在海洋档案管理应用中存在的问题

（一）缺乏归档管理制度。现有的海洋办公自动化系统，从电子文件的生成到归档，在管理方法和制度上都很混乱，造成工作职责不明确。由于缺乏具体的归档管理制度，归档方式、归档要求、归档程序等没有明确规定，不仅使归档工作具有较大的随意性，而且还将影响到整理、保管、编目等一系列后续工作的开展。

（二）电子文件的形成与归档脱节。目前，许多涉海单位已建有OA系统，但是多数单位的档案管理系统与OA系统的连接方式未能建立，呈现 “信息割据”“文档断流”的局面，而办公自动化系统并不属于档案管理部门内部的工作，导致电子文件管理与电子档案管理系统均是孤立的、相互脱节的，不能形成一个有机的整体，档案管理部门处于被动地等待电子文件归档的状态。

（三）档案管理人员的整体素质有待提高。目前海洋档案管理人员的计算机应用水平相对缺乏，对各种现代化办公设备的掌握使用情况也是参差不齐，很少有人能在OA系统中将该归档的电子文件采用电子加密或数字签名技术进行归档。再者，大部分归档人员对电子档案保存的安全防范意识不够，对电子文件备份及自用机器的防毒杀毒等观念淡薄，由于电子文件对软硬件设备的依赖性极强、不能直读、内容容易更改、数据容易丢失、容易受病毒侵害和自然灾害影响等因素都会给电子文档的安全保护和长久保存带来很大的威胁，一旦计算机管理系统崩溃，将会造成极大的损失。

五、办公自动化系统在档案管理应用中的应对方法

（一）明确电子文件归档要求，制定完善归档管理制度。1.电子文件形成部门随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，填写《归档电子文件登记表》。2.归档电子文件按照“件”进行管理，逐件编目。3.档案室对归档电子文件进行原始性、真实性、有效性和完整性鉴定及检测。此外，由于电子文件使用文件信息内容、内容记录载体以及电子文件内容所依赖的计算机软、硬件系统组合而成的，归档前必须要检测文件信息模式、记录载体有无感染、有无损坏以及软件与硬件平台技术条件是否一致等，这样才能实现归档后的电子文件内容在保管期限内能够正常显示和被利用。

（二）做好办公自动化系统档案管理系统的功能需求分析。从OA系统和档案管理系统自身特点入手，充分考虑文件处理系统的业务流程，做好电子文件各个阶段的系统需求分析。为此，涉海单位应建立三方团队，即OA系统及档案管理系统开发商、单位信息技术部门、档案管理部门相关业务人员，除了在技术上进行密切合作之外，更要按照海洋档案归档管理的要求和特征进行系统的规划和统筹安排，避免出现档案管理的需求与技术脱节，把OA系统和档案管理系统进行有效地对接，实现文档一体化管理目标。

（三）提高档案管理人员的综合素质。随着海洋事业的不断发展，涌现了大量新的内容和技术，海洋档案数量随之增加，信息不断丰富，管理方法更加科学化，这对档案管理人员的素质提出来更高的要求。因此，涉海单位应当加强对档案管理人员的培训，为其提供更多的学习机会，从而加强档案管理人员的综合素质。在加强理论知识和专业技能培训的基础上，制定配套的考核制度，激发管理人员工作的积极性，贯彻落实海洋档案管理的各项工作。

六、结语

从档案的工作内容来说，加强海洋档案管理工作就应该与现代技术相结合，目前，0A办公自动化系统在海洋档案管理中的应用，提高了档案管理的效率，提升了档案工作的信息化水平。因此，在今后的海洋档案管理工作中，要针对办公自动化在海洋档案应用中的特点，具体分析海洋档案工作中存在的问题，不断总结经验，提出相应的改进策略，提高海洋档案管理水平，最大程度地服务于海洋事业的发展。

[1]樊李荣.办公自动化对档案工作的影响及对策[J].兰台世界，2010(12).

[2]万秀华.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].临床医药文献，2014(7).

[3]刘湘燕，王慧玲.浅论学校电子档案的管理[J].科技信息，2009(11).