物联网在档案智能化管理中的应用研究

文/安徽大学管理学院 陈妍杉 丁俊飞

物联网在档案智能化管理中的应用研究

文/安徽大学管理学院 陈妍杉 丁俊飞

本文从物联网技术的原理出发，将物联网技术和档案管理工作进行有机结合，详细地展现物联网环境下档案智能化管理各个环节。

物联网；档案管理；智能化

档案管理水平的高低是衡量档案馆现代化发展水平的依据，但档案管理模式单一，管理人员少且素质不一，种种问题导致档案管理出现失于规范的现象。鉴于以上现状，对档案管理进行技术升级与改造，从而实现智能化管理刻不容缓。目前，物联网相关技术已经广泛应用于工业、交通、物流等20多个领域，根据IDC的数据，预计到2020年底，全球物联网连接的“东西”将达到大约2120亿个，产生的收入将达8.9万亿美元，全球将进入物联网时代，而中国目前是仅次于美欧的第三大物联网应用领域的地区，预计2016年总体规模将突破万亿元。

未来各项条件满足的情况下，物联网的应用范围也会扩及至档案馆，利用物联网技术智能化管理档案前景广阔，发展潜力巨大。

一、物联网环境下档案智能化管理的关键技术

物联网的概念是1999年MIT Auto-ID中心Ashton教授在研究RFID时首次提出来的，它是物与物、人与物之间的信息传递与控制，其中最重要的技术是射频自动识别(RFID)技术。射频识别（RFID）技术通过采用无线射频方式，识别目标对象然后获取所需数据，无需识别设备与目标之间建立机械或光学接触。

RFID设备一般由三部分组成：电子标签、读写器和天线。电子标签是无线收发装置，它们附着或嵌入在目标物体中，实现对其追踪定位，广泛应用于门禁考勤、仓储管理等领域。读写器是RFID系统的信息控制和处理中心，负责给电子标签提供能量并与电子标签进行双向通信，还可以在其工作范围内实现多标签识别。天线是一个“桥梁”，阅读器通过天线发射能量，形成范围电磁场，对磁场中的电子标签进行识别，在电子标签与阅读器之间发挥着射频通信功能。

RFID的技术的基本工作原理并不复杂，电子标签进入阅读器的可读区域后被激活，其编码就会通过读写器解码并传至主机，主机识别标签身份，然后向读写器发出读或写的命令。当主机远程控制读写器发出“写”的指令时，通过天线发出射频命令与电子标签建立通信协议，然后标签开始传送所要求的数据。当收到“读”的命令时，读写器发出查询信号，电子标签收到查询信号，将数据信息调制后返回读写器。

二、物联网技术在档案智能化管理中应用的必要性和可能性

（一）物联网技术在档案智能化管理中应用的必要性。近年来，传统档案管理手段导致的问题日益突显。在传统方式下，档案入馆后先需进行杀虫消毒、分类、排序，并去装订，然后由人工撰写档案的相关信息，虽然当下大多档案馆都配备有计算机等设备，但是这些设备只是主要应用于档案的著录，而且还是人工手动著录，耗时耗力。部分档案馆中的借阅工作也由计算机承担，但只是负责借阅记录，并没有在档案工作方面有所简化。整体上，我国档案管理还是处在传统的手工方式，这种陈旧的管理方式与当下科技发展的水平不相适应，长此以往，必然会影响档案管理工作的发展和升级，将物联网技术引入档案管理的各环节是简化档案管理工作，推动我国档案管理事业发展的主要途径之一。

（二）物联网技术在档案智能化管理应用中的可行性。

在我国，为了促进物联网产业的健康快速发展，国家相关部门已把物联网列入国家重点支持的战略性新兴产业之一。2010年9月，国务院通过《国务院关于加快培育和发展战略性新兴产业的决定》，物联网被列为新一代战略性新兴产业之一。2013年2月5日出台的《国务院关于推进物联网有序健康发展的指导意见》提出了2015年物联网在经济社会的重要领域实现示范应用的总目标。此外，全国已经有200多家本科院校开设了这一专业，例如武汉大学、西安交通大学等等，物联网教育体系不断完善，为物联网技术在档案管理中的应用提供人才资源。

三、物联网在档案智能化管理中的应用

（一）档案智能化收集过程中物联网的应用。各单位按时将各类档案送至档案馆，档案管理员将档案整理完成后，按类装入不同的档案盒，利用档案收集子系统中的RFID管理板块生成RFID标签内的数据，例如责任者、文号、题名、日期、页数等，利用读写器写入并打印RFID标签贴到档案上，放到档案架上。

入库时，只需储位管理版块发出入库指令，读取档案盒上的RFID标签信息，储位编号与档案盒编号进行匹配，储位管理版块会自动识别并分配存放的储位。

（二）档案智能化保管过程中物联网的应用。利用物联网技术，可实现档案实体的防盗管理。RFID读写器读取范围涵盖档案存放的整个物理空间，RFID智能安全检测门能够对档案出入门口自动识别，并具有声光报警功能，当档案被取出时，出口的RFID读写器就会捕捉被取档案的信息，并与利用系统中档案借阅版块的指令进行比对，如若二者不同，那门禁设备就会自动报警，同时能自动统计和显示人员进出次数 。此外，传感网络中的传感器可以对档案库房、机房进行监控并管理，在库房或档案馆机房中布置各种传感器和摄像头，使其能“感知”实物档案生存环境。

除了监测外，机房或库房可通过库房自动调节系统保证恒温、恒湿。

（三）档案智能化利用过程中物联网的应用。1.依靠物联网实现档案实体内部阅览。利用者在借阅档案时，可在系统根据关键词等信息查阅具体位置，因为借阅模块有档案自动识别的功能，可告诉档案管理员该档案的存放位置，并将信息发往手持显示屏，这就减少了查找档案的时间。档案管理员取出该件档案后，系统会自动记录查阅过程，查询结束后，档案管理人员将档案送回库房，一次查询结束。以上过程只需要人工进入库房取和放回档案，其他一切过程均有系统自动记录完成。2.依靠物联网实现档案实体外借。在档案经过智能安全检测门时，RFID阅读器会将档案信息反馈到利用子系统的借阅版块，如果反馈信息与出库信息不同，监控模块就会向警报模块发出警报，反馈信息无误时，管理员确认后进行出库。

与此同时，系统会对档案的出库时间进行记录,并由管理员在射频标签内写入被借阅档案的相关信息，即可完成借阅。

档案归还时，档案工作人员使用RFID读写器读出档案信息，系统自动消除该案卷的借阅记录，最后根据RFID中的档案位置信息送回相应的位置，完成还卷的工作。

（四）档案统计过程中物联网的应用。1.依靠物联网实现档案堆垛扫描。系统的标签具有穿透性强、读取速度快等优势的优势。RFID读写器基本可以同时从多个射频标签中快速读取包括货位信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如一些读写器以200/s的速度读取标签上的数据，这种扫描速度比传统扫描速度要超过100倍。

因此，在入库时，可进行档案堆垛扫描，实现批量盘点，极大地提高档案接收、入库工作的效率。档案归档时系统对入库档案的数据进行记忆性的保存，加之日常档案出入库的数据也有留存，所以每次档案盘点理论上的数据是可以通过系统计算出来的。2.依靠物联网实现档案空间定位。现实盘点工作可以依靠RFID技术的实物档案定位功能，即因为在每个实物档案形成的RFID标签中包括存放地点、来源、摘要等信息。档案盘点时，只需由查询子系统发出盘点指令，若是少量的档案，档案管理人员可利用手持RFID设备扫描档案架的RFID标签。盘点后可将所获得的信息传递到后台处理服务器。而对于工作量大的库房的清点工作可借助FRID移动阅读器。

四、结语

物联网的出现和普及是科技发展的产物，在物联网普及的行业，它逐渐解放了人力，使各环节工作互通智能，更加有效地服务社会。在我国档案部门已经着手构建物联网环境下的档案管理框架，随着时代的发展，制约因素的解决，物联网技术必将普及至我国档案管理领域，届时物联网环境下档案馆升级成为一个智能化，多功能的场所，推动我国档案事业良性循环发展。

[1]关勇.物联网行业发展分析[D].北京：北京邮电大学，2010.

[2]宁焕生,徐群玉. 全球物联网发展及中国物联网建设若干思考[J].电子学报,2010(11):93-94.

[3]田雷.物联网技术在智慧档案馆建设中的应用研究[J].档案学通讯，2015（1）：60-61.

[4]蒋武宏.基于物联网的实物档案智能管理平台的研究与设计[D].兰州:兰州大学，2013.

[5]秦荪榛.基于物联网技术的档案馆实时自动盘库控制系统[D]. 南京：南京师范大学，2014.