适应与创新：新形势下地方院校档案管理刍议

文/贺州学院综合档案室 叶景青

适应与创新：新形势下地方院校档案管理刍议

文/贺州学院综合档案室 叶景青

本文从档案管理工作在信息时代的地位切入，结合地方高校实际分析目前档案管理工作存在的问题，提出地方高校档案管理工作创新的具体措施，旨在促进地方高校档案管理事业进一步发展。

档案管理；适应；创新

地方高校档案部门保存着学校党政、教学、科研等工作中形成的文件材料，是学校发展的真实历史记录，对学校、毕业生乃至社会都起到查考和凭证的作用。由于地方高校档案部门的硬件建设、档案意识、人员素质等方面存在着一定的局限性，其管理模式不能适应新形势发展的要求，创新工作方式方法是当务之急。

一、地方高校档案管理工作创新是形势所趋

（一）紧跟信息时代发展的步伐。档案包含着数以万计的信息量，要充分发挥档案的作用，档案管理工作的效率和工作质量的提高是很有必要的。如今，广大群众对档案的需求量和需求范围越来越广，为了满足群众对档案的需求，为档案管理工作的发展带来了新的机遇和挑战，档案管理工作的管理模式和方法以及相关工作人员的观念等各方面都要进行相应的改革和创新。

（二）满足档案管理工作发展的需要。世界上的任何事物都在不断地变化和发展之中，传统的档案管理工作模式不能适应信息社会的发展，就应该做出相应的改变，以满足档案管理工作发展的需要。档案管理工作要紧跟信息时代发展的步伐，就必须跨出从实体档案转变为虚拟档案的重要一步，但落实到实际来说，就是档案管理工作的制度、工作平台、工作流程、服务等方面都要有所创新，充分利用现代化科学技术和先进的管理手段，不断推进档案管理工作的可持续发展。

（三）国家全面深化改革的要求。党的十八届三中、四中全会就全面深化改革作出了详细的部署，勾勒了改革创新的新蓝图。面对新形势、新任务、新要求、新面貌，我们要遵循全面深化改革的要求，进一步解放思想、事实就是，以改革创新精神推进档案管理工作往科学化方向发展。据悉，2016年是国家档案工作全面深化改革的第三年，各级档案部门围绕党委、政府工作大局，重点抓好档案管理工作的改革，在全面深化改革中做出成绩，做到全面深化改革推进到哪里，档案管理工作就跟进到哪里。

二、信息时代下档案管理工作存在的问题

（一）档案管理、服务方式单一陈旧。近年，随着我国社会经济的飞速发展，档案管理工作虽然取得了一定的成效，但是档案管理制度和方式有待完善，不科学、不规范、不健全的管理制度导致了在档案管理工作过程中主要出现了以下四个方面的问题：其一是采用传统的接收-整理-保管-查阅-归还这样简单的模式。其二是档案管理工作的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、编研八个环节大都是手工进行，工作量大，效率低，提供利用效率不高。其三是档案管理不规范，有些规模较小的地方院校，甚至没有专职档案人员，归档程序相对简单、档案借用手续简单。其四是档案数字化过程存在问题，如文件扫描时漏扫、错扫、重扫情况突出；图像模糊、偏斜，边角未裁剪；扫描图像名称与扫描的档案原件不相符；文件命名格式不正确等等。

（二）档案管理工作人员素质普遍不高。目前，地方高校档案人员素质普遍不高，受学校部分领导“档案工作就是简单收集、整理、查阅”等意识的影响，配备人员时往往没有考虑与档案工作相适应的档案专业或计算机专业人才，而是使档案部门成为一些高学历、高职称人才家属的停靠点，档案人员学习档案管理业务知识主动性较差，对档案管理工作的思想认识不够，缺乏应有的工作热情和积极性以及过硬的操作技能，无法满足信息化时代档案管理工作发展的需要。

（三）档案硬件建设不合理。地方高校的中心工作是教学，学校对档案工作的投入往往会受到不同程度的忽略。整体而言，多数地方高校档案基础设施投入过少，缺乏现代档案管理所需的高端复印机、扫描仪等设备，无法投入足够的资金建立档案局域网，设备的相对滞后，制约了新技术在档案工作领域的应用。

另外，学校配备的档案用房未能达到相应标准。根据2008年国家颁布的《档案馆建设标准》，大部分地方高校存在档案用房不足、库房老化不安全、安排在顶楼、一楼等情况。根据2014年相关调查结果显示，全国有36个档案馆（室）被鉴定为D级危房。广西的24所本科院校中，有6所将库房安排在顶楼。档案用房的不合理，直接影响地方高校档案保管和利用的工作效率。

三、档案管理工作创新的途径和措施

针对地方高校档案管理工作的现状，要提高档案管理工作效率，进一步实现档案管理工作的科学化、现代化、规范化，需要全方位实行档案管理创新模式。

（一）档案管理方式的创新。1.完善档案管理工作的投入机制。争取支持，用好档案投入资金。通过补助投资、业务工作外包等形式，逐步加大学校财政资金投入，落实项目配套经费。如每年的学校档案部门在接收档案入库前的杀虫剂、消毒处理工作、除湿等工作不仅需要花费巨资购买专业设备，而且还需要专业技术人员花费大量的时间，费时费力，成本较高。如果档案部门采用外包服务，交给专业的社会组织或公司来处理，既可以省了设备的购买及维护费用，又可以使档案管理人员有时间做日常事务工作，从而有效促进档案管理事业的创新发展。广西南方电网贺州分公司、贺州市人防办、贺州市交通局都采用了部分档案业务外包的工作方式，反响较好，值得地方高校借鉴。2.增强奖励机制，实施绩效考评。“有为才能有位”，这是不变的主题。领导重视有偏差，档案人员在加大宣传力度的同时，争取多方支持，用优秀的工作业绩体现档案工作的价值，换取领导的支持和重视。要把档案工作摆上重要议事日程，纳入学校发展规划，纳入各部门、院（系）事业发展规划和年度工作计划，列入年度工作检查考核内容。分管档案工作的领导要切实增强责任意识，定期听取工作汇报，协调解决档案工作中的重大问题，为本单位档案工作科学发展创造良好环境，提供坚强有力的人力、物力保障。并随着学校其它各项工作的发展，将考核内容和奖励机制做出相应的变化。3.档案管理工作的内容创新。近年来，随着档案管理工作由单一的“政治服务”逐步向民生服务迈进，在档案工作内容选题上要贴近校友和社会公众需求热点，接地气，聚人心。以档案文化产品的开发为例，首先一个好的档案文化产品，应该具备信息时代风貌的特征，能够发挥档案的价值和作用。如地方高校档案部门可与当地报社合作，由档案部门负责鉴定、审核和提供素材，报社记者出外采风，结合社会热点话题，在档案中查找、整理筛选题材，然后采用固定版面和栏目的形式刊登出来，或在学校的入学教育、毕业典礼、校庆等活动时放映或宣传，让校友、学校、教职工更好地了解学校的历史，先进人物的事迹，激发他们爱校的热情，从而达到德育教育的目的，这无疑比德育教育课的说教方式更为有效。

（二）档案管理工作观念和素质的创新。1.提高档案管理员的思想政治素质 。档案工作是一项具体而又繁杂的工作，并且档案内容有可能涉及到各方面的经济、政治、文化建设等机密文件，所以作为一名档案管理工作人员，要牢记中国档案工作者誓词。首先必须具有较高的思想觉悟，必须坚持马克思主义、毛泽东思想和邓小平理论以及“三个代表”重要思想，理解和执行党的路线、方针和有关法律、法规和各种规章制度。其次还要有保密意识，要按照《保密法》的有关规定，严格要求自己，并遵照执行。最后还要不断丰富自己的知识结构，不断扩大和深化自己的知识领域，不断追随信息时代档案发展的知识更新速度。2.提高档案管理员的业务素质。档案管理工作是一项专业性、技术性很强的工作，要求档案管理工作人员人员具有良好的业务素质。首先要提高自己在档案管理工作方面需要掌握的技能，运用信息化时代赋予的环境，不断提高自己的电脑操作水平。其次，通过参加培训，提高自己对有关档案管理设备的实用技能，不断提高档案工作效率。

（三）档案管理工作的服务创新。1.建立网站，开展在线服务。随着社会信息化的发展，人们的生活、工作、学习环境发生了很大的变化，更加注重信息的时效性了。传统的档案查阅方式是由专人到档案馆查阅或者阅览档案的复印件、参加档案展览会等方式才能获得自己想要的信息，这种服务方式不仅工作效率低，而且查阅程序过于繁杂，造成了档案利用率低的后果。因此，可以建立相应的数字档案室，将相关的数据汇编成专题放到专门的档案网站，利用数据库查询、电子信箱服务等方式实现网上快速查询。2.建立档案微信等公共交流平台。微信作为目前用户数量最大、影响最大的即时通信工具，可以快速、及时地发布档案工作资讯，是信息化时代背景下具有个性、简单、便捷和实用的互动交流工具。微信在档案信息服务中的应用，具有多元化的应用平台、多样化的传播方式、推送即时准确的信息、优秀的公众账号等优势。地方高校可创建个性化档案服务平台，提供在线咨询、传播档案信息服务等多样化的服务方式，实现档案信息资源的极速传达。贺州学院分为东西两个不同的校区，为提高档案利用效率，综合档案室根据形势发展需要，修订查借阅档案规定，利用QQ、微信、邮箱对校内教职工、学生及已毕业校友提供档案利用作出明确规定，简化程序，大大提高了工作效率。2014年11月，广东一用人单位为证实贺州学院一毕业生的学历证真伪，打电话到档案室查证，档案室提出要对方提供单位介绍信和该毕业生的毕业证扫描传送过来，即可提供档案查询，前后不到半小时即完成了相应信息的查询工作，避免了以往查档案一定要亲自带上身份证到档案室查询的麻烦。

（四）档案宣传工作的创新。利用“社会档案人”，宣传档案工作。随着信息化社会信息产生和传播技术的发展，广大群众参与档案工作的意愿和方式有了更多机会和条件，于是，出现了利用网络平台上的社交媒体等工具，自愿参与档案事务的志愿者或志愿者团体，称之为“社会档案人”。“社会档案人”的出现不仅实现了他们对档案事业的贡献，同时也为档案文化的宣传提供了人力资源和发展的空间。“社会档案人”主要工作方式是通过社交媒体参与，搭建“社会档案人”工作平台，以推动群众参与档案工作的动力。2013年，美国国家档案馆就为公民档案工作者开辟了几个参与平台“公民档案工作者”板块、档案产业“维基人”网站——“我们的档案”等等。而我国档案部门对社交媒体的研究和应用也初见端倪，如辽宁省档案信息网已尝试建立“社会档案人”综合平台，以此推动公民对档案工作的参与和贡献，也有利于宣传档案工作，扩大档案的影响力，更为我国建立一批有战斗力的档案工作者队伍打好了基础。地方高校可以以此为借鉴，搭建学校“社会档案人”公众平台，利用校庆等活动加强交流和宣传互动，充分发挥学校档案服务于学校、服务于校友、服务于社会的目的，使学校的档案工作适应时代发展的需要。

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南岭走廊族群文化研究基地开放基金课题。编号：2015kf10）