探讨数字档案馆档案著录和质量管理系统的构建

2016-12-04中铁大桥局集团一公司何玉红

办公室业务 2016年2期

关键词：一审案卷著录

文/中铁大桥局集团一公司何玉红

文/中铁大桥局集团一公司何玉红

本文就从当前档案馆的现状入手，对数字化档案馆档案著录工作以及它的质量管理系统的构建进行了简要分析。

数字化；档案馆档案；质量管理

计算机技术和数据库技术的快速发展，使得档案馆档案管理方式也有了新的创新，数字化档案馆档案管理逐渐得到了广泛的普及，在数字化形式下，可以使档案的著录工作效率得到显著的提升，改变了旧的著录模式，并且在这一形势下，档案馆的质量管理系统建立也显得十分有必要，它的建立具有时代发展的必然性，可以使档案资源的利用和公众的客观使用要求保持一致，从而提升档案馆的现代化服务管理水平。

一、数字化档案馆档案的著录

在档案馆的工作结构构成中，档案的著录是一项重要的工作，属于是基础性工程。它是针对于档案的目录级、案卷级、文件级以及电子文件等实行的著录操作。档案的主要功能就是对过去重要的事件、活动等进行详细的记录，随着时间的增长它的数量和种类也就不断增多，这就需要保证档案著录工作开展的完整性，从档案入档就要开始。从现代档案馆的档案著录工作开展形式来看，档案的著录工作开展并不是单独进行的，它需要兼顾技术和文件两方面，增加档案著录的综合性，调动档案部门、信息部门以及技术部门之间的合作协调性，基于这一方面来讲，现有的数字化档案馆档案著录系统就会涉及到诸多的方面，需要有完善的信息技术作支持。

档案的储存方式由纸质档案和电子档案两种，前者的保管完整性和真实性不高，还容易出现遗失，因此，在现代档案管理中明显不如电子化档案的发展，电子档案在信息的储存方面，由于其数量的不断增加，这就需要对其检索和利用方式进行不断的改进优化，降低难度，考虑到后期档案的综合查询利用。档案著录子系统从其工作的模块组成以及开展流程来看，可以划分为五个不同功能的模块，即档案著录、档案审核、基础数据的维护、工作量统计以及档案查询。

（一）档案著录。这一功能模块属于是管理员提供的一种功能，结构上分为三种，包括案卷级著录、文件级著录以及电子文件著录，三者各有各自的作用。案卷级著录是双向选择的，逻辑页面添加逻辑卷，传统卷页面添加案卷；文件著录的关键是对于不同类型文件的选择，不仅可以增加新的文件，还可以对原有文件进行著录；电子文件著录的对象是电子文件，那么首先就要对文件进行定位检查，选择批量管理传统卷和逻辑卷进行相应的操作。

（二）档案的审核。这一模块包括四个部分，即审核的案卷一审、二审，文件审核的一审、二审。案卷一审对审核人员的技能水平要求较高，审核的对象主要包括定位符、属类、全宗号、目录号、案卷题名以及保管期限等等信息；二审是对一审信息的再次确认，和一审的审核对象差不多；文件的一审可以对审核文件进行快速地定位，审核主要由工作人员的看和读完成，审核的内容主要是定位符、文件题名、逻辑卷名称以及著录者的信息等；二审同样是对一审的确认，是对上一审核内容的二次确认，如果审核不合格还要重新一审。

（三）基础数据的维护。基础数据模块主要涉及到三个子模块，也就是目录数据维护、属类和全宗维护以及著录档案销毁。目录数据维护开展要先确定属类，然后再进行相应的增删操作；属类以及全宗维护设计可以进一步丰富档案馆的档案种类；著录档案的销毁需要管理员先确定出所销毁档案的位置，然后确认后销毁。

（四）工作量统计。它可以帮助管理员更为快捷方便地统计和查看所有工作人员的工作量，并结合档案的定位符提高统计的准确合理性。

（五）档案查询页面。这一模块顾名思义，就是发挥查询作用的，可以划分为分类查询、简单查询以及定位符查询三个部分，各个部分各有不同的功能。首先，分类查询。它可以给管理员多个类别的查询选择，根据所需选择，工作人员先确定档案的属类，在属类级中选择全宗，进而再细化到目录，最终得到查询信息。其次，简单查询。它可以通过查询的关键字来获得档案的属类信息、目录信息、文件信息等。第三，定位符查询。它是在属类确定后在全宗级别之下依据目录的不同结合定位符来完成查找的。

二、质量管理系统的构建

数字化档案馆档案的质量管理是一个综合管理的过程，并且这种管理贯穿于整个档案馆管理过程中，对于工作人员来说，要在新形势下积极提高自身素质，发挥工作的积极性，对档案管理工作的所有过程都有明确的认知，正确运用信息技术。首先，保证档案馆的信息收集方式规范，确保收集的资料信息是真实完整的；其次，强化档案管理的管理技能，认真学习相关规范，并且有足够的耐心和细心，积极推动数字化档案馆的建设，促进档案馆管理水平的提升，形成一个健全完整、科学的质量管理系统。