档案管理转型研究

文/云南森林自然中心 李晓婷

档案管理转型研究

文/云南森林自然中心 李晓婷

随着社会信息化的快速发展，档案管理当前已经实现了管理模式的转变，而成为信息管理模式，结合社会环境、档案管理工作特点，本文提出了档案管理应该如何实现转型。

社会信息化; 档案管理; 转型

随着人们信息意识的不断发展，当前利用信息已经成为大众的共识，因此开展更为有效的社会服务活动得到了人们的重视。传统的档案管理理念和服务方式受到了前所未有的冲击，档案信息的获取和利用越来越呈现出多种方式，传统的档案利用者、科研人员和社会公众对档案的信息需求也越来越呈现出个性化和多样化。在这种背景下，传统的档案管理理念和服务方式已经无法有效地满足公众的信息需求，制约了档案工作的进一步发展。

档案信息在信息资源中占有重要地位，主要记录着大量的原始信息，有利于维系社会时空性与联系性，档案信息要想为人民大众提供更全面更系统的服务，则需转变服务模式，逐步淘汰传统意义上的“实体管理”，而成为“信息管理”模式，主要依靠综合档案馆与内部管理机构，全面收集社会档案信息，以及存在于不同系统不同行业的档案管理信息，逐步建设完成一个相对完善的档案信息数据库，将大量的档案信息集中于此。

要想达到这一目标，则要求档案管理部门应用最新技术手段和实现服务模式的创新，有利于全面推进档案管理工作与档案事业发展。

一、社会信息化视角下档案管理转型的阐述

档案管理要想淘汰传统管理模式，将全社会的档案信息集中在一起，创建大信息时代，从而实现更加全面更加优质的服务，就需掌握社会信息化模式下的档案管理内涵，基于社会信息化视角下的档案管理转型就是把存在于全社会不同领域、不同行业的信息集中在一起。但依据当前的实际情况来分析，我国的档案信息资源分布较广，不同信息缺乏必要的联系，出现了信息孤岛。我国规定，档案管理部门只负责管理一级部门的档案和有代表意义的二、三级部门档案，导致大量的档案信息不能进入档案馆，造成了信息资源浪费的现象，信息不能实现全覆盖。在社会信息化要求下实现档案管理的转型则需依据大众对信息的需求，应用当前信息技术手段，将存在于全社会的信息资源集中在一起，达到档案信息的全覆盖，创建应用数字化的档案信息服务，分不同阶段将大量的社会档案信息集中在一起，从而将更全面更优质的档案信息服务提供给人民，逐步形成科学化、规范化、合理化的管理模式。应用信息化手段实现档案管理有着一定的特点，并不是通过信息管理来使信息发挥更大的作用，没有认识到档案实体的作用。实现社会信息化档案管理，要认真落实不同部门的管理职能，依靠网络技术建立互动性强、广泛交流的平台，逐步淘汰传统意义的服务模式，顺应大众需求，开展更为广泛的服务，建立分布式数据库，积极收集大众的档案信息需求，提供个性化服务。

二、社会信息化视角下档案管理转型的内容

在社会信息化发展下实现档案管理模式的转变是一个长期任务，要求耗费一定的人力物力，档案工作才能顺利开展。基于社会信息化的档案管理模式的转变是一个不断发展的过程，在信息技术的不断发展中，用户的需求也出现了千差万别的变化。所以，实现档案管理模式的转变主要依靠数字化技术与网络技术，有效集中档案信息，不但要集中、处理、加工大量的信息，而且还需进一步创建全国性的档案信息服务中心。

（一）要实现档案的数字化转换。要想进一步开拓现代网络信息服务渠道，则需大力应用数字档案，不受时空限制。档案信息数字化就是利用数字化技术、数据压缩技术、高速扫描技术，将纸质文件、音像文件等转变为电子档案，形成档案数字信息库。档案信息数字化主要内容涉及目录信息与全文信息的数字化。一是目录信息数字化，这在档案信息数字化转换中发挥着重要作用。只有具备有序的目录信息，才能做到科学管理档案与分类，有利于大众在应用档案时准确及时找到档案。有利于推动档案管理的转型。二是全文信息的数字化，档案管理部门发挥扫描技术的作用，转变卷宗内容为影像信息，利用文字识别技术转变影像的格式存储在计算机当中。然后，再根据不同大众的需求，对其进行分类和整理，大众可以在馆内查询也可以在网上检索，从而实现有步骤有重点地开展档案数字化工作。

（二）要完善档案信息网络化的服务渠道。档案信息服务应该依靠互联网，建立本地区的档案局域网。进一步设立档案门户网站，明确所在省份的省级档案馆为中心，集中当地档案信息资源，达到资源共享，提供“一站式”服务。大众在利用信息时可以登陆门户网站，点击相关链接，从而找到自己需要的信息。这种管理模式不但有利于提供更加广泛的服务，而且保证将真实安全的信息提供给大众。再有，档案管理部门还可以利用档案微博与微信，将掌握的档案信息及时公布给民众，实现与民众的合理交流，掌握民众的档案信息需求状况，从而确定信息专题，将经过处理的档案信息公之于众。

（三）要完善数字档案的社会功能和管理功能。档案馆要建立数字化的档案馆，并充分发挥其社会和管理功能。数字化的档案馆社会功能主要是突出其社会服务性，要通过网络获取更多的有效信息，并将纸质档案信息转化为数字信息，保存大量的电子文件和数字档案丰富馆藏。数字化的档案馆管理功能主要侧重于合理整合、科学集成不同类别、不同区域、不同领域的档案信息，并运用信息技术供大众所使用。数字化的档案馆要鉴定和整理已形成的电子文件和档案信息，还要制定相关的业务标准，比如制定元数据标准。同时要注意确保数字档案的安全性，维护数据库系统的安全，对档案信息进行加密与备份。

（四）要构建区域性的档案检索与利用服务中心。一般区域内的省市级档案馆要设置一个信息检索与利用服务中心，包括对实体档案和数字档案的检索、利用，信息服务中心的服务对象主要是该区域内的用户。档案馆要先建立区域内各种档案机构的档案目录数据库和档案全文数据库。这种模式的运行，大众就能运用计算机检索到所需的开放信息，或找到实体档案所在位置，进行阅览、复印，减少了再去档案室或其他档案机构查找的环节。

信息服务中心是以该区域的数字档案馆和门户网站为依托，向大众提供远程服务。信息服务中心包括对区域内各个档案机构的介绍，使得大众能够了解该区域内档案机构的情况。同时，要在信息服务中心的门户网站上设置一键式检索服务，依据档案信息的来源、类别等设置，用户通过输入关键字就可检索到信息。

总之，社会信息化视角下档案管理转型是一个动态的、持续的过程。档案管理的转型不仅需要国家对档案信息化建设的扶持，出台相关的法律法规、政策来提升档案工作的地位，还需要档案管理部门、档案研究人员等相关各界要充分认识到信息化给档案管理带来的挑战与机遇，认识到当前实施档案管理转型是必然趋势，大力推动档案管理的转型，不断探索档案管理转型的新路径，推进我国档案事业的繁荣发展。

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