当前形势下事业单位档案管理信息化建设的路径

2016-12-04吉林省四平市档案局康杰

办公室业务 2016年2期

文/吉林省四平市档案局康杰

文/吉林省四平市档案局康杰

随着我国国民经济和国民生活水平的提高，在当前形势下，我国的事业单位的档案数量和需求量也越来越大，事业单位传统的档案管理模式已经无法真正适应事业单位的需求，所以事业单位应该寻求一种新型的档案管理模式。而随着信息技术的发展，各种信息化的管理模式层出不穷，所以事业单位的档案管理应该向着信息化靠近。本文主要探讨了在当前形势下的事业单位档案信息化管理路径。

事业单位；档案管理；信息化

在当前形势下，随着我国经济的飞速发展，事业单位档案管理的信息化已经成为了一个必然的发展趋势。所以，作为事业单位，应该积极地探索档案管理信息化的路径，加强自身的改革，使档案管理能够跟上我国飞速发展的经济步伐。

一、事业单位档案管理信息化存在的问题

我国的事业单位随着不断的深化改革，基本上都进行了档案的信息化管理，但是，在信息化管理建设的过程之中，却引发了一些比较普遍的问题。

首先，在事业单位之中，不论是领导还是工作人员，对于档案信息化管理都缺乏足够的重视。事业单位的员工对于档案信息化能够给事业单位带来的科学性和便利性，并没有过多的认识，所以信息化管理未能引发事业单位的足够重视，以至于事业单位在建设信息化档案管理模式的时候，大多都是流于表面的完成任务，并没有深入、细致的工作，仅仅当作形式主义的事情来完成。

其次，事业单位的档案管理信息化程度还需要有所加强。

在当前形势下，虽然我国的大部分事业单位已经进行了档案管理的信息化建设，但是大多数事业单位的信息化程度还严重不足。事业单位在档案信息化的建设之中，虽然对工作人员的信息均进行了录入，但是随着时间的推移，并没有对其信息进行及时和有效的更新，使得档案所保存的信息仍然是初始信息。因此，很多情况下，没有办法对事业单位内工作人员的信息进行真实的反应，严重影响了单位的工作效率。

最后是事业单位之中，管理档案的工作人员没有较高的综合素质。在当前的事业单位之中，管理档案的人员普遍综合素质比较低，难满足档案信息化的真正需求。有些单位在建设档案信息化管理的过程之中，并没有对管理档案的工作人员进行培训，仍然采用的是为实行信息化管理之前的管理人员，这导致其在执行档案工作时，很难熟练、快速地完成任务，并且有可能会出现信息分类错误等情况，为事业单位的工作带来麻烦。

二、当前形势下事业单位档案管理信息化的建设路径

（一）加强对档案管理信息化的重视。在当前形势下，事业单位必须要实现全面化的档案管理信息化建设，而要想实现这个目的，就必须要让事业单位的领导以及员工均加强对档案管理信息化重要性，以及必要性的认识。只有这样，事业单位才能够真正实现档案管理信息化的目标。所以事业单位的领导，在进行信息化建设之时，应该及时对自己的档案信息化管理知识进行补充，并且正确认识档案信息化管理，给单位带来的种种便利。领导在加强自身认识的同时，还要开展相关的宣传活动，进行相关的动员工作，让每一个员工都能够认识到信息化档案管理的重要性，以及实质性的意义，使今后的档案信息化管理建设能够更加顺利。

（二）建立高素质管理队伍。事业单位要对档案管理信息化进行有效的推动，就必须拥有一支真正了解信息技术以及档案管理的高素质档案管理队伍。所以事业单位应该对于档案管理人员进行有效的培训，对档案管理人员的信息技术水平以及其计算机操作技术进行强化，让档案管理人员能够跟上现代化信息技术的步伐，掌握相应的设备操作技术。此外，事业单位还要加强档案管理工作人员的综合素质，要加强工作人员的工作道德、工作技术、工作精神等，让档案管理人员的综合素质能够真正满足当前形势下的时代需求。

（三）制定详细的档案管理信息化方案。我国的每一个事业单位都拥有着不同的经济基础与实际需求，所以在进行档案管理信息化时，事业单位要根据自己单位的实际情况，制定一套建设规划，采用规划方案实行本单位的档案管理信息化建设。此外，在事业单位进行档案管理信息化建设过程中，要时刻保持灵活并且注重可扩展性，要为长久的发展和需要打下基础。同时，为了让事业单位的发展能够得到满足，在信息化建设时，要将信息化管理的管理模式，通过网络进行构建，让方案一目了然。有条件的事业单位，可以专门建立一个以网页为主要形式的档案信息网站，通过这个网站，让相应的档案信息服务，能够提供给自己的客户或者相关人员，从而实现真正的网上办公。

（四）确保资金的投入。档案管理的信息化建设，需要一些信息技术设备以及工具，所以事业单位在进行档案管理信息化建设时，要保证充足的资金投入，保证档案管理的相应软件和硬件设备的齐全，并且保证人员培训的资金。