谈谈机关档案室如何建立全宗卷

2016-12-04中铁大桥局集团第一工程有限公司宋茜

办公室业务 2016年2期

关键词：档案室机关档案管理

文/中铁大桥局集团第一工程有限公司宋茜

谈谈机关档案室如何建立全宗卷

文/中铁大桥局集团第一工程有限公司宋茜

基于当前机关档案管理的现状，本文分析了全宗卷的基本含义以及相关内容，阐述了在档案工作规范化管理过程中，全宗卷建立的必要事项和具体方法，从而保证档案管理工作的正常开展，这在机关单位中表现得更为突出。

机关单位；档案管理；全宗卷

所谓的全宗卷，就是机关档案室在管理全部的档案工作中形成的，它具有一定的专门性和特殊性，可以表明全宗历史状况的各种文件材料所形成的一个专门案卷，之所以被称为“全宗卷”，是因为它的单位表示是以“全宗”为主，一般来说，一个全宗是只有一卷的。

一、全宗卷的建立方法

全宗卷的建立是一个长期复杂的工作，涉及到诸多的方面，需要工作人员在实际建立的过程中有认真负责的态度，并且具有一定的档案管理知识。

首先，集中全宗卷管理中的所有文件材料，对这些文件材料进行集中管理是建立全宗卷的前提。一般来说，它所包含的方面有：在档案收集工作中形成的所有交接数据以及档案移交的目录、档案归档中形成的各种整理工作方案以及不同档案的分类大纲等、在档案的保管储存过程中形成的各种最原始的数据记录、档案管理工作中形成的查借登记以及取得的重大利用效果的数据记录、在档案的统计检索工作中所形成的年度统计报表以及档案的具体编目情况的记录、档案管理工作中编研环节中制定的各种书目、在长期的档案管理工作中所产生的各种相关工作制度以及全宗的详细介绍等等方面，这几个方面都对全宗卷的建立具有重要的作用，可以促使其向着更为完善健全的方向发展，使其更为合理[1]。

其次，全宗卷从其结构构成上来看，它的归档和管理需要有详细的实行步骤。对于管理人员来说，就要在管理工作中按照不同档案所产生的时间顺序进行先后划分，不同年度的档案有合理的安放，这可以为查阅者提供很大的便利。

第三，按照文书档案整理过程中所形成的各种规则和方法，按照合理化的标准把每一份档案材料按照一个文件来对待。采用细线材质来装订，然后逐一对文件进行页号的编写，编写完成之后，要在每一份档案材料的右上角盖上归档所用的归档章，在这个归档章之内，要详细明确地标明档案的年代信息、文件号以及所属的具体类别。

第四，编制一个全宗卷文件的目录。全宗卷涉及到的档案较多，在时间、性质、类别等方面会有一定的差异性，同时基于总体上的规范归档，并且也为了查阅的方便，需要编制一个条理清晰明确的文件目录，给人一目了然的感觉。

第五，把最后形成的全宗卷文件目录以及按照标准顺序排列好的材料文件进行整合。把它们装入一些不同的文书档案盒，装入时要确保档案的合理有序，不能出现混乱。

上述的五个方面内容，是全宗卷建立形成的基本流程，这些若干环节之间的关系是相互作用、相互衔接的关系，共同构成全宗卷。

二、机关档案管理工作中全宗卷建立的必要性

机关档案管理工作在当前的机关事业单位中占有重要的地位，特别是在新形势下，随着机关单位的改革和发展不断加深，建立全宗卷就显得十分有必要。

（一）可以反映出机关单位档案工作的全过程。全宗卷的建立，在对各种档案文件进行统一的整合整理过程中，可以系统地反映出机关单位从前期到后期档案管理工作的全过程，能够较为完整地掌握机关单位的工作进度，同时这也可以为机关单位的工作改进和进一步提高打下良好基础[2]。

（二）便于档案信息的查找和利用。档案管理的一个主要目的就是对各种档案文件进行正确的储存，为后期查阅和利用提供便利，通过系统、规范的档案归档方式，可以使各类不同的文件档案有正确的安放，减少了档案的遗失和不完整，避免了日常管理的零散存放以及盲目混乱的现象出现，保证了各类档案的完整性和健全性，从而保证了全宗卷建立的顺利，对于后期的查阅和利用来说，可以提供很大的便利，减少了查找档案所需的时间。

（三）充当后备资源的作用。在机关单位档案管理工作中建立全宗卷具有重要的现实意义。一方面，它可以为后期各个机关单位向上一级档案管理部门进行档案移交时，进行全宗卷编写时提供多种信息源渠道，起到一种信息储备的作用。另一方面，可以为档案学的研究工作提供众多的素材资源。全宗卷是对档案文件信息进行集中管理的一种形式，是一种新的档案管理形式，可以说，它是时代发展的产物，具有一定的必然性。除了上述两种功能外，它的建立还可以为我国的档案事业的进一步创新发展提供更大的空间。

三、机关单位的自身完善措施

机关单位作为全宗卷建立的主要实施者，对于全宗卷的建立需要完善多方面的工作。首先，要在思想认识上加强重视，把全宗卷建立的重要性贯穿到每一位员工身上。其次，强化对机关档案干部的管理，要保证机关档案干部的稳定性，并实行档案干部备案制度，确保调动的有序性，并通过他们的基本业务素质。第三，积极发挥主管部门的作用，共同履行指导、监督和检查的责任，保证全宗卷建立的顺利。第四，严格落实档案的行政监督检查工作，提供机关档案工作的标准化和规范化，要对行政监督人员的业务素质进行强化提高，加大培训力度，提高行政监督的检查力度，从而保证全宗卷建立的顺利。