专业所办公室工作的体会和思考

文/江苏省农业科学院畜牧研究所 师蔚群 火金琍

专业所办公室工作的体会和思考

文/江苏省农业科学院畜牧研究所 师蔚群 火金琍

本文以所在单位为例，结合自身工作经历和实践，分析了省级农科院专业所办公室工作的特点和难点，总结了办公室工作的具体做法和体会，在此基础上深入思考，提出了做好专业所办公室管理工作的几点建议。

专业所；办公室；体会；思考

省级农科院专业所办公室既是专业所的综合管理部门，又是院内整个管理体系的重要部门，承上启下，沟通内外，重要性不言而喻。本人结合自身工作经历和实践，对如何开展专业所办公室工作进行了思考和探索，旨在更好地服务于新常态下的农业科研工作。

一、特点和难点

（一）内容广，服务部门多。专业所办公室的地位比较特殊，位于全院整个管理体系的终端环节，职能部门的很多工作都需要通过专业所办公室来贯彻并落实。因此，专业所办公室是院机关处室的重要抓手。从某种意义上讲，专业所办公室的工作效率反映了专业所的管理水平，影响着职能部门的工作进度和完成质量。江苏省农科院目前有15个机关职能处室，两个基地，13个专业研究所。就畜牧所办公室而言，根据内部分工及领导安排，与全院三十几个科室的工作相对应，工作范围涉及人事、文秘、财务、基建、行保、党务等，内容宽泛，面广量大。

（二）人手少，服务对象多。专业所办公室作为专业所的综合管理部门，直接面向广大农业科研工作者，肩负着为一线科研人员服务的重任。为了能让科研人员安心做学问，专心搞科研，办公室在管理上需要付出相当多的时间和精力，为他们做好后勤保障，创造良好的科研环境。畜牧所在江苏省农科院是一个小所，人员相对较少，但目前全所在编职工、人事代理、劳动合同工、退休返聘、博士后、研究生、实习生、协议用工等各类人员共计80余人。而所办公室仅有在编职工1人、劳动合同工1人。人手少，服务的对象多，是江苏农科院专业所办公室普遍存在的问题。

（三）地点多，人员较分散。江苏省农科院地处南京东郊风景区，2007年，因城市发展需要及全院整体规划，院内动物试验场全部迁至六合动物科学基地，距院本部约76公里。另外，畜牧所在常州、盐城、宿迁、镇江、泰州、南京周边等地都有合作的示范基地或企业，科研人员经常出差，部分年轻同志长期驻点。此外，所里还有一些同志长期或短期出国、在外进修、挂职锻炼、攻读学位等。工作地点之多，给办公室的管理工作带来了困扰。

（四）责任大，影响面较广。办公室地位特殊，工作头绪繁多而又责任重大，一旦把握不好，处理不当，就可能小事变大事，甚至影响单位的正常运转，影响领导的威信，影响单位的形象。专业所办公室同样如此，它既有一般办公室的工作特点，又有专业所的工作规律，如果出现差错，可能会影响到科研工作的顺利进行。

二、做法和体会

（一）做好“发言人”。因为接触面多，信息量大，需要办公室快速作出反映，这一环节如果出了差错，就会影响后面的工作开展，有时任务紧急更不能掉以轻心。为了减轻科研人员的负担，一般来说，我们要对信息进行必要地处理，尽可能使其格式化和条例化，让大家一目了然，知道要做什么、怎么做。一方面，对于所里的决策或决定，及时地向职工传达。另一方面，对于院机关文件或通知，不仅要及时地向分管领导汇报，便于所领导第一时间作出决策和指示，还要及时地通知到相关职工，特别要注意通知在外职工，切不可出现差错。

（二）做好“代言人”。科技发展日新月益，科研人员自身的压力也很大，他们往往把主要精力都放在科研上，而降低了对其它事物的关注程度，这样就容易造成信息的不对称。所以信息发布只是一个良好的开端，接下来办公室还需要做好“代言人”。一是充分发挥参谋助手作用，做好所领导和机关职能部门的“代言人”，帮助职工充分了解并理解院所的各项决策或决定。职工有不明白、不理解的事，办公室要耐心细致地做好解读和说明。若涉及到职工切身利益，还应结合每个人的具体情况进行分析，给出合理的意见和建议，在不违反政策的情况下实现个人利益的最大化。二是要做好职工的“代言人”。办公室天天和一线科研人员、工勤人员打交道，工作中要做个有心人，注意倾听大家的心声，反映职工的意愿和需求，促进院所的决策更加完善、更加科学。

（三）做好“责任人”。办公室同志要具备操作处理实际问题及应变的能力。许多工作时不待人，执行各项工作的时候，能在职责范围内掌握政策、正确处理的事务，决不能推诿，不能推给领导，要及时妥善地处理[1]。2012年，畜牧创新大楼建设期间，为了克服时间紧、任务重、人手少等困难，畜牧所办公室在全院率先建立了以办公室为核心、各部门年轻同志参与的联络人机制，职工主动参与管理，信息传达更加通畅，大楼建设中遇到问题时协调更加有效，较好地完成了工作任务，得到了职能部门、所领导和职工的一致认可，产生了较好的反晌。

（四）做好“执行人”。办公室不仅要做好上传下达，而且要做好所领导和机关职能部门决策的督促、检查和落实。文件精神是否能贯彻落实，规章制度是否能认真执行，各项工作是否能顺利推进，都和专业所办公室的执行力有关。工作中要注意方式方法，在不违背原则的情况下，既要追求工作的规范化，也要体现工作的人性化，灵活有度，适当把握。

三、思考和建议

（一）要有责任心。办公室工作头绪多，事情杂，不可掉以轻心，稍不留神就会出现差错。要做好办公室工作，一定要保持高度的责任心，精益求精，举轻若重，避免出错。

（二）要有平常心。科研工作永远是专业所的中心任务，是科研院所发展的生命力。所以在角色定位上，办公室要甘当幕后英雄。江苏省农科院专业所主任大多是专业出身，因为种种原因放弃了科研事业转到管理岗位，工作比较辛苦，成绩却难以显现，所以要注意调整心态，淡然处之，保持一颗平常心。

（三）要有进取心。专业所办公室办公室的同志不仅要有较高的理论水平，而且要掌握一定的专业知识。所以要坚持学习和思考，不仅政策理论上要与时俱进，还要了解行业最新动态，增强工作的针对性，更好地发挥参谋助手作用。

（四）要有包容心。职工是一个单位的基本分子，一个职工一个特点，不同的人有不同的个性。办公室同志面对那么多职工，要学会换位思考，顾全大局，主动沟通，处理好方方面面的关系。

随着科技体制改革的不断深入与完善，科研管理也要与时俱进、不断创新。当前，全国经济发展进入一个新常态，对农业科研工作提出了新的要求，农业科研管理也要不断提升，适应新形势下的农业科研工作。省级农科院专业所办公室直接服务于农业科研和生产，影响着全院农业科研工作的整体秩序，工作难度大、人手少、任务重，需要专业所办公室的同志具备较高的基本素质和工作能力，结合所在单位的工作特点和具体要求，因地制宜，因势利导，创造性地开展办公室工作，从而为院所农业科研事业的发展贡献一份力量。

[1]陈静.省级农科院专业所办公室工作研究.安徽农业科学，2013,41(20):8765-8766.

[2]吕立宁.对研究所科研管理部门职能的认识与实践.中华医学科研管理杂志，1998，11（4）：212－214.

[3]王文娟.关于农业科研加强科研管理的分析与思考.农业科技管理,2011,30（5）：32－34.