探讨信息时代高校办公室管理工作

2016-12-04南京农业大学吴玥

办公室业务 2016年2期

关键词：信息时代管理制度办公室

文/南京农业大学吴玥

探讨信息时代高校办公室管理工作

文/南京农业大学吴玥

在当前新的发展形势下，信息化技术的普及和应用，对于高校办公室管理工作提出了更高的要求，需要得到相关管理人员的重视。本文对当前高校办公室管理中存在的问题进行了分析，并提出了提高办公室管理水平的有效措施。

信息时代；高校；办公室管理

最近几年，伴随着高等教育的迅速发展，高校的办学规模不断扩大，面临着新的发展形势。而高校办公室作为其自身对内对外交流的重要平台，在学校管理中发挥着承上启下、协调内外的重要作用，因此，做好高校办公室管理工作，适应信息时代的要求，对于高校的稳定发展而言是非常重要的。

一、高校办公室管理工作中存在的问题

（一）服务意识缺乏。现阶段，许多高校办公室管理人员对于自身的工作缺乏足够的认识，管理观念滞后，服务意识欠缺，工作的积极性不高，加上办公室管理工作的繁琐性，使得工作人员缺乏对于工作的热情，不求上进，影响了办公室管理的效果。

（二）综合素质偏低。从目前的发展情况看，许多高校办公室工作人员忙于对日常工作的处理，没有足够的时间去对专业管理知识进行学习，而且许多办公室工作人员都是由学生担任的，没有经过系统性的培训，综合素质偏低，影响了办公室工作效率的提高。

（三）管理制度陈旧。高校办公室管理制度普遍存在着一些缺陷和漏洞，缺乏可行性与合理性，与实际工作需求存在脱节的情况，无法满足信息时代高校办公室管理的实际需求。同时，在制度上缺乏对于工作人员的约束和激励性措施，存在着权责不清、奖惩不明的问题，使得工作人员往往是被动地接受上级领导的安排，无法形成切实可行的工作机制。

二、高校办公室管理工作的有效措施

（一）树立正确观念。在当前新的发展形势下，高校办公室管理人员应该从实际出发，树立起与时俱进的管理理念，认识到办公室管理工作与高校发展的相互管理，在管理中不断强化自身的服务意识。一方面，办公室管理人员应该加强自我素质的提升，主动去学习先进的管理理念和管理方法，立足高校发展的实际需求，确保管理方法的合理性和可行性；另一方面，应该积极转变工作态度，在办公室管理工作中应该做到积极主动，热情周到。同时，应该进一步强化服务意识，针对学生、教师以及教学活动等提供相应的服务，充分了解教师与学生的各种需求，促进服务质量和工作效率的提高。

（二）提高人员素质。办公室管理人员的业务素质直接影响着管理工作的效率，因此，高校必须重视起来，加快办公室管理队伍的建设，提高管理人员的业务素质和服务能力。在思想层面上，应该引导办公室管理人员树立起坚定的政治信念，提高道德修养，在办公室管理中以高度的政治责任感和使命感为依托，确保各项工作的顺利开展；在业务素质方面，应该强化对于办公室管理人员的选拔工作，通过相应的教育和培训，不断提高管理人员的业务素养和服务水平，结合实践管理，使得其能够快速积累丰富的管理经验，将理论知识与实际操作相互融合，提高业务处理效率；在职业道德方面，应该确保办公室管理人员具备良好的职业道德，在工作中恪尽职守，为学校的发展提供服务。应该将工作与生活区分开来，对于工作中遇到的问题，采取切实有效的措施进行解决，以职业道德对自身的行为进行约束，促进服务质量的提高。

（三）完善管理制度。一个相对健全完善的管理制度，是提高办公室管理服务质量，规范办公室管理行为的重要基础，在信息时代，高校办公室管理工作要想适应新形势的发展需求，就必须对管理制度进行完善。在当前的时代背景下，高校办公室管理中许多陈旧的规章制度已经逐渐无法适应管理的实际需求，对此，应该及时进行删除和更改，提升制度的实效性和可靠性。对于制度中存在的缺陷和漏洞，可以通过修订或者重新制定的方式进行完善，确保管理制度能够覆盖办公室管理工作的所有内容和环节，为办公室管理人员各项工作的顺利开展提供良好的支持和保障。

（四）创新管理方法。信息时代，各种新的理论知识不断涌现，推动了信息化与网络化的发展，也给管理科学和管理技术带来新的变革。面对信息时代信息量巨大、内容繁杂、传播速度快的特点，办公室管理人员应该及时更新观念，转变认识，注重对自身专业能力和创新精神的培养，以适应新形势的发展需要。应该加强调查和研究工作，从学校发展的实际出发，尽可能地多思考，对管理工作的规律和经验进行总结。对于新形势下出现的新问题，应该做出准确可靠的判断，增强管理工作的预见性、实效性和能动性。一方面，应该加快基础设施建设力度，以现代化的办公设备，促进工作质量和工作效率的提高；另一方面，应该加强信息化技术的应用，建立良好的信息管理系统，实现事务处理的信息化以及指挥调控的现代化，推动办公室管理的自动化与智能化。