浅谈高职高专院校办公室工作能力的培养

文/苏州托普信息职业技术学院 李甜甜

浅谈高职高专院校办公室工作能力的培养

文/苏州托普信息职业技术学院 李甜甜

近年来，随着高职高专院校管理体制改革的不断深入，院校办公室的作用更加突出，工作任务也日益繁重。如何在新形势下，突出工作重点，强化工作职能，培养工作能力，提升业务水平，成为了横亘在每个高职高专院校办公室人员面前的一项核心课题。

高职高专；院校办公室；能力培养

“绣花要得手绵巧”，以“三个强化”为抓手，培养办公室人员的工作能力，提升业务水平，是履行好办公室职能，抓好办公室工作的重要途径。

一、强化文字综合能力

文字综合工作是做好办公室工作的前提和基础。只有夯实这项工作基础，才能清晰、准确地把上级意图和领导决策，把各项工作的要求部署变成文字材料，深入贯彻落实下去。

（一）真心付出。办公室的工作繁杂而琐碎，很容易使人变得心浮气躁，不能沉下心来写作，因此，有的人一旦接到工作任务，就从网上摘抄相关的文章，至多稍微修改下应付了事，这样是绝对不行的。我们应该进一步坚定把自己培养成大“笔杆子”的信心和决心，夯实基础，多付出、多投入，把任何的写作任务都当成提高自身写作水平的契机。

（二）加强学习。若想成为文字材料的高手，就必须做“勤学者”，进一步增强自身的理论修养，特是要加强对高职高专院校相关业务理论的学习，深入把握和正确领会国家对于加快高职教育发展的各项方针、政策。

（三）注重积累。对上级文件、领导讲话、部门总结、学校内的各种信息等材料，认真收集整理，仔细归纳研究，积极思考提炼，并将其运用到实际写作中去。

（四）把握大局。在科学运用党和国家以及教育行政部门的要求部署，以及学校相关发展思路的基础上，结合学校实际，贴近发展大局、贴近领导思路、贴近师生意愿、把握工作规律，高标准完成各种综合文字材料的撰写工作，切实达到“出思想、出精品”的目标。

（五）做好修改。做好文章修改是提高文字综合水平的关键点。对于不紧迫的工作任务，完成初稿后，可以放置一段时间再修改，这样自己有更多的时间去思考，也能使文章内容更加丰富，主题更加突出，语言更加到位。

二、强化培养综合协调能力

综合协调工作是办公室的一项常规工作，认真做好综合协调工作，使校内各行政机构始终保持顺畅联系，是保障学校工作任务扎实有效完成的重要基础。综合协调工作应抓好以下两个方面。

（一）对外的综合协调。抓好对教育行政主管单位、企事业单位以及其他相关业务部门的接待工作，不断加强与他们的沟通协调，只有这样，才能清晰掌握各单位的动态和工作要求，才能尽可能地争取到社会各界的关注与帮助，这为学校的教育事业更快更好地发展营造良好氛围具有重要作用。

（二）对内的综合协调。抓好校内的协调服务，是确保各项工作正常有序开展的基础。要当好校领导的参谋，加强与教务、学生、后勤行政职能部门以及各二级学院之间的沟通协调。认真做好这些工作，才能深入贯彻落实校领导的要求与部署，准确把握工作重点，分清工作主次和轻重缓急，及时精准掌握学校的各种情况，真正确保学校各项工作的稳步推进。

办公室人员要在准确把握“立足大局、认真细致、服务有力”的原则基础上，强化沟通协调的方法与技巧的培养，由此来提高自身的综合协调能力。既要能够采用沟通、激励等科学方法，又要能够采用命令、指示等有效手段。在协调角度的选择上，既要从全局与整体的利益着眼，又要从细节入手，机动灵活地开展沟通，真正保证决策的有效执行。另外，沟通还要掌握谈话时机，注重选择良好的语言手段，沟通协调工作还应注重“换位思考”，多听取不同的看法和声音，以最好的态度进行沟通协调，争取达成共识。

三、强化培养服务管理能力

办公室人员应该从以下四个方面来培养服务管理能力。

（一）要做好会务和活动安排。要本着“信息准确、服务周到”的工作原则，按照会议活动的细致性、周到性和实效性的客观要求，进一步提升会务服务质量和相关活动的组织协调能力，保证院校工作中的各项会议、重大活动顺利开展。

（二）要做好督办落实工作。围绕学校发展的工作思路和校领导关于各项工作的重要讲话精神抓督查，促落实，做到督查工作有力到位。同时，要进一步强化督查成果运用，认真做好对工作推进情况的汇总、分析，及时向领导反馈意见，为领导的科学决策提供有力依据。

（三）扎实做好公文处理工作。要进一步明确公文在收发、登记、传递、用印、归档等重点环节的责任，严格遵守公文处理相关制度，确保所有文件的上传下达。同时，要做好接打电话和收发传真工作，做到内容记录正确、上报及时，按期归档。

（四）要加强宣传工作。要进一步强化宣传工作的新举措，扎实做好校园的对外宣传工作，以“大”“快”“好”为着眼点，利用互联网，以微博、微信、社交网络和手机客户端等新媒体为载体，重点宣传学校在教育教学、学生管理等各方面的成果，全力提高学校的知名度和影响力。

四、结束语

随着高职高专教育加快发展和高等教育管理体制改革的深入推进，高职高专院校办公室将面临着更高的要求和更严峻的挑战。作为新时代的办公室工作人员，必须要进一步明确工作职能，培养工作能力，增强服务效能，全面提升办公业务水平，为更好地服务高职高专院校的建设和发展贡献更大力量。

【1】陈哲新.高职院校办公室业务能力提升初探[J].职大学报,2015（3）.

【2】王艳.提高高职院校系办公室管理工作质量的新思考[J].当代职业教育, 2013（12）.