现代信息技术在会展活动中的应用与展望

王东

【摘 要】现代信息技术在会展活动中的应用，特别是在会展活动前、中、后发挥着极大的作用。通过分析在会展活动不同阶段需要何种信息技术，为信息技术在会展活动中的应用提供参考。同时对信息技术应用于会展活动中出现的一些问题提出建议和对未来应用的展望。

【关键词】现代信息技术;会展活动;应用;展望

会展业发展迅速以来，各地举办多种会展活动在招商引资、市场开拓和信息交流等方面发挥巨大作用，会展业的发展壮大对一个地区经济的发展具有巨大的推动作用。而会展的发展离不开先进技术的支持，特别是现代信息技术的不断完善，对会展业的发展起到了巨大的对推动作用。

一、现代信息技术发展与应用概述

现代信息技术在近些年得到快速发展，应用到政治、经济、和生活等方方面面，对社会发展产生了深远的影响。现代信息技术是管理和处理信息所采用的各种技术的总称。主要包括计算机技术、网络技术、多媒体技术和现代通信技术等方面。应用计算机科学设计、开发信息系统及应用软件。通信技术和互联网技术的快速发展及应用，改变了人们在信息交流、学习和生活的方式。多媒体展示设备等硬件的发展让商品的展示更加便携，网络的普及则大大降低了人们获取信息的时空限制。

二、现代信息技术在会展中的应用分析

现代信息技术是会展活动中非常有效的营销工具和手段。在展前、展中和展后三个阶段不同的阶段有特定目标和不同的应用方式。

（一）现代信息技术在展前的应用研究

会展前期的主要任务是进行宣传推广，吸引更多的参观者。这需要利用信息技术进行会展信息发布和宣传，与客户进行信息沟通，增加会展活动的参与人数。

1.网站的建设。随着网络信息的交流越来愈发频繁，传统线下获取信息的方式与速度逐渐不能被人们所接受，而网站具有较为集中的信息，使用过程方便快捷为用户所喜爱[1]。因此，越来越多的会展企业选择搭建自己的网站。通过网站，会展企业可以进行信息发布、商情调查、市场营销等各种商业活动。随着近些年的发展，出现了很多不同类型的会展网站，诸如会展信息网，网上展览会等。

2.会展管理信息系统。会展管理信息系统包括客户关系管理、企业资源计划、协作办公自动化、服务供应链管理、工作流程管理等子系统。会展企业或会展活动组织者通过相关的管理信息系统提高企业或活动组织内部提高了信息化的水平，加快企业或活动组织过程的高效率、快速化的管理和运作，大大提高了工作效率。

（二）现代信息技术在展中的应用研究

在展中期间会展参与者主要是对产品或服务的展示，同行业信息的交流以及达成订单为目的。运用多媒体技术、虚拟现实技术、通信技术和电子商务技术等可以帮助企业完成预定目标。

1.多媒体设备。多媒体设备包括投影仪，电视幕墙、大屏幕LED显示屏、多媒体触摸屏等。在展览活动中，参展商可以使用投影仪在展厅或展位播放展品的介绍或广告，也可以在电视幕墙或者是LED显示屏上宣传企业文化，产品展示，达到吸引观众的效果。电子触摸屏是会展活动中常用的展示设备，计算机与场馆的网络服务器相连接，用户操作触摸屏，就可以实现信息的获取，操作非常简单，节省了大量的资源。

2.虚拟现实技术。通过借助虚拟现实技术，利用计算机模拟一种虚拟环境，通过多种传感设备使用户进入到该环境中，实现用户与该环境直接进行互动，感受到和在真实世界一样的感官触觉，极大地方便了用户参加会展活动。利用虚拟展示系统，将为参展商带来极大的方便，也会为会展活动的参与者带来更加真实的体验[2]。

3.通信技术。当会展参与者在会展活动中对某一产品或服务表示兴趣时，如何能够高效的解决参与者的问题，以便帮助企业达成协议或获得订单是一个非常重要的问题[3]。通过视频会议系统，使用者可以突破时空的限制，通过互联网技术实现当面交流的效果，商讨问题，研究议题，与真实的会议无异。社交软件的出现很好解决这些问题，能及时通信、快速反应进行信息交流。

4.电子商务技术。电子商务是在互联网开放的网络环境下，以信息技术为手段，实现消费者的网上购物、商户之间的网上交易和在线电子支付，是传统商业活动的电子化、信息化和网络化[4]。电子商务进入会展业，解决了传统的交易双方见面交易的难题，为会展业的发展注入新动力。

（三）现代信息技术在展后的应用研究

在会展活动的后期，会展组织者关心的是会展活动整体的效益，过程的评估以及总结。会展参与者关注的是客户信息的搜集、整理、归档，研究分析潜在客户和新客户的开发。

1.客户关系管理系统。在会展活动结束后，将搜集、整理客户的信息录入客户关系管理系统，利用系统将客户分成优质客户、潜在客户和问题客户。同时，使用客户关系管理系统，也可以帮助企业进行精准营销。利用客户关系管理系统可以通过对客户的邮件回复、注册信息进行挖掘，分析客户在会展中对那些产品感兴趣，发现目标客户、市场，帮助企业进行新客户的开发。

2.数据库系统。数据库系统是近年来发展迅速的一种数据管理技术。一个大型会展活动数据库的建立就显得尤为重要。诸如参展商数据库、专业观众数据库、采购商数据库等，将收集的信息按照不同类别整理，并不断更新，在会展活动举办前传送给需要的相关组织和单位，有利于展会延续开展，节省大量的人力、物力和财力。

三、现代信息技术在会展活动中的应用展望

随着信息技术在人类社会经济生活各个方面的渗透，会展业对如何更好的利用信息技术有了更高的要求。

（一）现代信息技术应用的安全保障

由于互联网信息是开放的、公开的，保密程度较低，会展信息面临着多种安全威胁，从长远考虑，是不利于会展业健康有序的发展。采取切实可行的防范措施进行安全管理，完善平台安全技术保障体制，建立应急反应体系，增强客户对平台的信任是后续发展过程中的重要任务。

（二）现代信息技术的法律环境建设

因现代信息技术应用遇到一些具会展纠纷、侵权问题没有法律支持，这对整个会展业的持续健康发展也是极为不利。因此，建立健全法律法规等各项规章制度，促进合法竞争，守法经营，依法监督将是未来一段时间的重点工作，也是促进会展市场扩大和会展业健康持续发展的基础工作。

（三）会展信息标准化建设

会展信息系统标准化建设包括参展商销售工作流程的标准化和集成化、信息处理标准的统一和各应用系统的整合。从整个会展业长远发展来看，信息标准化建设将会推动整个行业的规范和可持续发展，减少和避免资源的浪费。

四、结语

现代信息技术的应用并不是孤立运用于某个阶段，建立更为先进的系统，采用切实有效的防御机制，完善法律法规，加快信息标准化建设，才能更好的促进会展活动持续、高效、健康的发展。

【参考文献】

[1]唐颖.基于社交网络技术的会展课程教学研究[J].南昌： 南昌教育学院学报， 2012，06：25-27.

[2]邬燕，章笕.虚拟技术在会展中的应用[J]. 浙江旅游职业学院学报，2006，04：47-50.

[3]刘松萍.信息技术在展会中的应用[J].中国会展，2009，21：45-47.

[4]孙水波，韩淑英. 现代信息技术在物流管理中的应用[J].物流科技，2008，10：45-48.