ERP系统运行中存在的问题与对策

胡斌（中海油信息科技有限公司信息技术服务中心，天津　300452）



ERP系统运行中存在的问题与对策

胡斌
（中海油信息科技有限公司信息技术服务中心，天津300452）

【摘 要】ERP是企业资源计划（Enterprise Resources Planning）的简称。它通过标准化的业务流程和标准化的信息数据将企业各个方面的资源（人力、资金、物料、设备、时间、方法等方面）进行整合，以提升内部运营的效率和整体的经营水平，是将企业做大做强的一个必然选择，然而这一信息化的过程不是一蹴而就的，它应该是一个循序渐进的过程，就中海油上线以来，对存在的一些问题提出解决办法。随着信息技术的不断发展和应用，石油企业管理逐渐跨向现代化，ERP因其众多的优点成为首选。本文通过对ERP系统在上线运行中的基础数据、系统配置设计及用户职责方面进行分析，提出解决问题的方法和建议，从而更好的促进石油企业持续稳步发展。

【关键词】石油企业ERP系统数据权限流程

1　ERP系统运行中存在的问题

1.1系统数据信息维护不完整，不准确，不及时

（1）ERP管理的实现是基于数据的准确性，而在数据录入时没有相应的生产、库存等电子数据或虽有电子数据但无法直接引入ERP中使用。

对于上线前期的全部基础数据，就不得不采用人工录入，由于工作量大（如：在实现帐卡物的一致率中，设备数有3万多个，而资产卡片数仅为设备数量的1/4，且设备数量与实物严重不符），人员水平差异，是很难保证数据在短时间内达到100%的完整性和准确性；再就是系统上线初期，好些用户对ERP系统标准规定不熟悉，而ERP顾问又对企业运行数据划分不清楚，错误地在系统中创建配置了大量数据，从而导致系统中存在不少的垃圾数据。

（2）ERP系统实时数据由于流程在流转环节中因人停滞、基建技改项目实施数据未投入运行或数据端口置于其它系统后端，数据不能及时维护。

（3）ERP系统与其它系统接口关联数据错误，对问题数据不能准确判断所属系统，导致错误数据久久不能消除。

1.2系统配置设计存在问题

ERP系统是通过赋予用户相应的角色来达到权限控制的目的。多数用户担当多种不同的角色，不同的角色中同一个事务代码重复达20余次，对修改用户权限的工作繁之又繁；ERP系统设备批量导入模板功能实现后的数据和设备要求填写数据不符，还需再次用IE02进行数据的维护；会计科目和工程类型不匹配，会计凭证传不到管控去时，才知道是一个错误凭证，这时也只能在ERP中进行单边冲销，造成冲销凭证增多，还要人工修改凭证抬头等等。

2　解决ERP系统存在问题的方法

2.1建立ERP监督组

成员由本单位各模块关键用户组成，定期对各单位数据进行抽查，督促用户对所负责的数据及时准确维护，让系统中的各个控制数据点和非控制数据点与实际相符，从而保证数据的正确性、及时性、可用性。由上级单位集中抽调所属单位关键用户对系统中的垃圾数据进行统改，导致关键用户工作量大、普通用户又无视工作中的错误操作而存在的弊病。

2.2制定ERP系统工作操作规范

2.2.1应急事件操作规范和要求

当ERP最终用户发现自己不能正常使用操作ERP系统，按照省公司ERP技术支持流程，联系本单位支持人或信息部门负责人汇报问题；技术支持人员确认为ERP服务器系统问题或网络问题导致终端用户暂时不能正常使用操作ERP系统；技术支持人员根据问题发生的原因、影响范围、可能持续的时间判断是否启动本业务应急预案，提出应急启动计划。

2.2.2流程操作规范和要求

流程是对业务的一种表达方式，流程的先进性决定了业务的先进性和企业的竞争地位。规范、顺畅企业流程及流程管理体系，解决业务及管理中的衔接问题。如：工程服务确认单（工程进度付款申请单）项目建设管理单位项目专责从ERP系统中确认项目的工程量后，从系统中打印工程服务确认单。完成相应的审核手续后，将工程服务确认单、项目服务单位的原始工程量清单和发票交给工程财务部门。财务部门根据提交的原始单据进行发票检验和单据匹配，并按合同要求进行付款和对项目主数据进行维护。项目建设管理单位项目专责如需对项目的主数据提出修改（增减）要求，需与业务主管单位进行讨论，会同相关部门（财务、物资等）确定项目主数据的修改（增减）方案，并填写主数据维护修改申请表，经二级单位业务部门领导审核确认后交主数据维护部门进行操作。主数据维护部门接到维护申请后，在五个工作日内完成维护工作，并通知申请部门。

2.3加强大修、技改项目的规范化管理

对大修技改项目要严格执行《技改大修相关管理规定》，实施项目设计、招标、施工、验收、结算、拆旧及ERP录入、资料归档等全过程监督管理，特别是在工程安全、质量、进度三方面严格考核，控制工程造价。这就要求提前进行年度技改大修项目的立项、评审工作，做到早立项、早下达，给项目实施留有充足的时间，做好项目储备工作及时补充完善项目储备库，作好边申报边评审、边入库，建立储备项目常态化管理机制。

2.4制定用户权限职责表和加强培训

为加强用户权限职责管理，应按照各个用户所配置的权限制定职责表，并且加强ERP系统培训开展竞赛，让每个用户都能明确各自的职责和流程中担当的角色，熟练掌握各自常用事务代码，从而提高ERP系统的实用化水平。

2.5改变ERP系统原有角色权限设计方案

权限的配置可以采用按照岗位分配角色，将岗位角色细化到各个权限的控制点，并将每个权限控制点做成一个对应的角色，这样对于权限的修改，就不需要去修改对应的角色，只需增加或减少对应的权限控制点角色即可。另外，在按照岗位分配角色时，还应考虑实际业务情况与岗位职责的灵活搭配、组合，从而满足用户所需权限。

2.6企业管理者转变经营管理观念

企业管理者首先要从根本上转变传统的管理观念，ERP是一项投入大、风险多，实施难的系统工程，是企业管理模式、管理思想、管理方式的一种变革，在实施过程中没有管理者特别是上层管理者对ERP的高度重视、期待和参与，很难推进ERP系统的平稳和持续应用发展。

最好的办法就是管理者带头使用ERP，在实际应用中感受ERP管理理念和优势，让ERP在工作应用中取得实效。

2.7针对最终用户的教育培训

对新进人员和换岗人员可以采用沙盘式教育。集中各模块关键用户在练习系统中针对某一实际项目全过程带领式的模拟，让参与者在实践中掌握整个项目的操作流程，熟悉操作方法，明确各自在过程中的职责。实现从感性到理性的飞跃，在模拟中让学习者经历一个从理论到实践再到理论的上升过程，把自己亲身经历的宝贵经验转化为全面理论，从而达到磨练操作。