论加强事业单位会计档案管理

尚星（襄阳市襄州区卫生计划生育管理局流动人口管理站，湖北 襄阳 441008）



论加强事业单位会计档案管理

尚星
（襄阳市襄州区卫生计划生育管理局流动人口管理站，湖北 襄阳 441008）

摘要：随着社会主义市场经济的发展，尤其是会计信息化水平的不断提高，对会计档案管理工作提出了新的要求。在新形势下如何加强事业单位会计档案管理值得思考。本文就加强事业单会计档案管理必要性，当前会计档案管理存在的主要问题以及应对措施进行了探讨。

关键词：事业单位；会计档案管理；问题；措施

一、加强事业单位会计档案管理的必要性

（一）使档案管理更加充分、安全。有的人以为机关事业单位经费渠道单一，资金使用方向明确，账目简单，因而会计档案建不建、管不管意义不大，事实并非如此。在会计档案信息化的过程中，建立一套有效的档案管理计算机信息系统。这套系统可以有效的提高档案利用率，使档案管理工作的流程更加规范和先进，更能满足档案信息管理的需求。同时还可以依据实际情况增加档案系统软件的功能，有利于建立一套完善的内部控制制度，增加了档案的安全性。

（二）能有效提高管理和服务的质量。将事业单位会计档案信息化可以快速的提高管理质量，信息化后的档案信息都存储在计算机设备中，不仅占有空间小，而且查找信息十分方便，能明显提高工作效率和服务质量，同时也能避免一些档案无故丢失的情况，在档案的复制、传递等方面也十分方便。面对现在大量的档案信息，将档案信息化有利于档案管理工作的顺利开展，是未来事业单位档案管理的发展趋势。

二、基于信息化，事业单位会计档案管理的特点

（一）档案信息具有智能性。会计档案的信息化主要依赖于计算机互联网技术的发展，将档案信息化后，计算机系统会根据情况自动生成需要的信息化档案信息，既快捷，又准确。同时如果出现档案数异常化的时候，计算机系统也可以及时通过预警的方式通知工作人员，可以及时发现问题，避免出现更大的损失，保证了数据的真实性和客观性。

（二）信息化档案保管具有特殊性。会计档案信息化完成后，档案的都由计算机硬盘或则其他储存设备进行存储，这种保管形式有着严格的保管要求，必须要保持一定的存储环境，一旦环境发生剧烈的变化，设备中存储的信息就会受到破坏，严重时会全部消失，这样就会给单位带来不可挽回的损失。同时网络存在一定的安全隐患，会计档案信息化后很有可能被人通过信息技术进行篡改，甚至对档案进行窃取和破坏，因此事业单位要保证网络平台的科学性和安全性，及时采取有效的安全措施，保证档案的安全可靠。

（三）处理档案信息具有高效性。会计档案信息化后，摒弃了传统的手写方式，信息的统计和传递都借助于智能化的计算机系统。因此在档案的录入、传递、更改等工作都可以快速完成，可以有效的提高工作效率。同时，由于会计档案经过信息化后都是存储在计算机的存储设备中，具有占用空间小、数据查询方便等特点，对于想要查找的档案，只需要通过搜索引擎，输入关键词，就会快速的找到想要的信息。相比传统的方式，大大节省了人力物力以及工作时间，有利于档案管理工作的顺利进行。

三、事业单位会计档案管理存在的主要问题

当前，一些事业单位对会计档案管理工作重要性认识不足，在日常会计工作中，重核算、轻管理，会计档案管理职责不清、管理不严的现象还具有一定的普遍性。

（一）会计档案管理意识薄弱，会计资料收集不齐。由于对会计档案认识模糊，对会计档案管理的重要性认识不足，思想上不重视，存在着应付现象。有的认为事业单位账目简单、要不要会计档案无所谓，有的认为仅有会计凭证、账簿、报表核算类资料就行了，以致本单位工作规划计划、预决算资料等散失在别的部门而未归入会计档案；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一同带走，造成会计资料收集不全。

（二）会计档案整理、销毁不到位。单位的财务人员在月末、年度终了未按规定将已形成的会计档案及时整理立卷，装订成册，而是随意置放，易造成资料遗失。有的虽然进行了整理立卷，但是案卷质量不符合规范。会计档案保管到达规定年限之后，经鉴定、审查和报批，可以销毁。但许多事业单位的有关负责人因工作责任或销毁程序不明确等原因，不敢随意销毁会计档案，即使会计档案已符合销毁条件并失去使用价值，仍然继续保管，大大增加了档案保管成本。

（三）会计档案移交、存放不规范。按规定会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册移交本单位档案机构统一保管。但实际工作中，财务部门与档案部门配合得并不协调。财务部门担心移交后调阅不便，不愿移交；而档案部门以不懂会计业务为由，不愿接收。

四、加强事业单位会计档案管理的措施

会计档案管理的日趋规范是一项系统工程，需要管理层高度重视，并有效做好管理制度建设、管理技术手段升级和从业人员同步提升等有效的配套管理工作方能显示出成效。

（一）建立健全会计档案管理制度，完善会计档案管理。事业单位应根据新修订的《办法》制定切合实际的会计档案管理制度，建立会计档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；建立健全会计档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。

（二）加强学习，提升会计档案管理工作人员素质。会计档案管理工作正走向网络化、信息化，实现资源共享的时代。因此，会计档案管理人员要积极参加业务培训和新技术学习，才能使会计档案管理更加科学、更加高效地发挥服务事业单位发展的职能。从业准入上持续提高档案从业人员职业素质要实现会计档案管理工作的连续性和有效性，会计档案管理人员不仅需具备优秀的职业道德素质，也要具备一定的会计从业知识，对会计基本流程和要素具有职业敏感性。会计档案管理要在岗位准入上和工作中能切实坚持履行职责，遵守各项法规，模范履行会计档案管理工作中的各项规章制度。

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中图分类号：F810.6；G271

文献标识码：A

文章编号：1671-864X（2016）02-0299-01