教育档案网络化管理分析

2016-11-27侯丽荣

决策与信息 2016年33期

关键词：档案室网络化数据库

侯丽荣

东海县安峰中学江苏东海 222300

教育档案网络化管理分析

侯丽荣

东海县安峰中学江苏东海 222300

学校档案管理是学校管理的重要组成部分。依靠传统的档案管理方法已经无法适应时代的发展。随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术的管理和建设项目文件，已成为提高学校档案管理的自动化程度和效率的最重要的途径和最有效的工具。虽然学校档案室网络建设已经成熟，但在网络的过程中仍然存在着许多问题。本文介绍了学校档案管理的网络条件，分析了网络管理的特点，并提出了实行网络化管理的对策。

教育档案；管理；网络化

就现如今社会而言，计算机网络已是一项促进社会发展的重要“基础设施”。随着学校办公自动化的全面应用，各学校要求建立数字化档案室将档案进行网络化管理的呼声越来越高，数字化档案室的建立会给学校档案管理开启了新的里程碑，标志着档案事业从传统手工管理进化为计算机网络化管理。

一、档案网络化管理的特点

（一）管理对象数字化。网络化管理不会改变档案的性质和内容。档案在网络化管理中的变化主要发生在其形式载体上和人们对其实体和信息内容的管理与使用方式上。从目前来看，档案的载体首先会进一步多样化，然后会进一步趋向非直观化，也就是说以“机读档案”为典型代表的适宜于计算机等现代化信息技术处理、管理的载体形式将日趋取得统治地位。传统的档案管理对象是以纸质载体形式的档案为主，这使得档案的载体与内容信息密不可分。而现在工程档案管理的对象正随着办公自动化及信息技术的发展逐渐演变为“机读档案”——存储于计算机中的集图、文、声、像于一体的多媒体信息。这就意味着，档案的实体管理与内容信息的管理在使用上将趋向分离。分离后的档案内容信息将日趋实用化，而档案实体将被作为最原始的也是最终的凭证精心保存。

（二）档案收集网络化。收集工作的业务内容并不复杂，专业性也不很强，但它却有着决定收藏水平，决定档案室身价的重要意义。过去收集主要针对项目负责人，及时了解设计进度，做到随时收集入库，而现在随着信息技术和网络技术的日臻完善，网上电子文件的传输已被广泛采用，这为档案部门的收集开辟了一条新途径，可充分利用网络优势进行电子档案收集。

（三）档案发布、查询网络化。档案室保存着大量的档案信息资源，我们把一些可共享利用的非保密的档案公布于网上，凭着其是历史记录的原始性、真实性、权威性的特点，会吸引更多的读者，这是档案室扩大影响、开发利用档案信息的有效途径。

二、教育档案管理存在的问题

（一）学校对教育档案管理工作的不重视。学生数量的增加，使得学校逐渐忽略了对教育档案管理的重视。除此之外，学校对教育档案管理工作大多配备的是一些不专业的人员，他们对教育档案管理没有足够的经验，也没有受到任何相关管理制度的约束，所以在工作中表现得领导重视力度不够，工作人员漫不经心。虽然部分学校有专业的教育档案管理人员，但在管理方法上比较落后，难以满足对教育档案管理的新要求。

（二）对教育档案的管理缺乏专业人才。对教育档案的管理，目前我国许多学校并没有建立专门的档案室，对于学生的档案管理工作，学校认为不是很重要，而且其档案管理人员并没有教育档案管理所需要扎实的理论知识和足够的管理经验，在工作中对于档案的分类或者保存方式处理不得当，导致档案管理工作中出现各种各样的问题档案管理工作质量持续下滑。

（三）教育档案管理方法比较落后。随着我国社会经济水平的不断提高，我国已进入网络时代，如果不把教育档案管理工作与计算机网络相结合，在利用档案的过程中就非常不方便，大大降低了教育档案管理的工作效率。

三、学校档案管理的网络化建设和实施

（一）制定完善的网络化管理标准。档案网络化管理的核心是档案管理标准，要实现高校档案网络化管理就需要加紧管理标准的建立。首先是要建立管理工作部门的标准，规定各部门的具体业务范畴，使档案管理的每一个环节都有统一的标准制约，规范行业行为。其次，高校要建立档案信息标准，规范档案资料，提高档案管理的效率，方便工作人员做进一步的整理与归类。最后，也是最关键的是要建立档案共享间的标准。目前大部分高校的档案信息数据只能实现校内的部分信息共享，高校间的档案信息数据库都是独立的，不能实现高校间或高校企业间的档案共享。“互联网+”背景下，高校要更好地利用互联网资源，开发档案管理的具体标准，真正实现资源的共享，改变传统档案管理服务的被动情况，将档案服务变得更为主动。

（二）加强数据库的建设。学校档案的网络化管理主要就是通过数据库来实现的，数据库属于整个网络系统中非常重要的信息资源，因此，要想实现整个管理系统的有效建设，首先就需要加强数据库的建设。在建设数据库时，要以国际上和国家制定好的统一标准来执行，集中物力、财力和人力来建设成通用性好、标准化的全文数据库、条文数据库、多媒体数据库。此外，学校还应该充分结合自身的实际特点和发展情况建立属于自己的数据库，以此来改变现有的低水平建设、重复性建设和力量分散的局面。对于一些学校数据库规模比较小的情况，这些学校还要抓紧对数据库进行标准化、规范化的改造，以实现数据库容量的扩大以及数据库上网率的提升。

（三）不断地创新档案管理模式并将电子信息和档案管理相结合。随着我国信息技术的飞速发展，传统的档案管理方法已不适合应用在现代的档案管理工作中，需要管理人员不断地创新管理模式，提高档案管理工作效率。因此，教育档案管理工作需要与电子信息技术相结合，进而促使档案管理向信息化管理方向发展，这样可以使教育档案得到最大化的利用，而且还可以进一步地促进我国教育档案管理工作的可持续发展。