基层街道办事处档案管理信息化建设

2016-11-27黄文琼

决策与信息 2016年33期

关键词：档案管理基层信息化

黄文琼

佛山市三水区西南街道办事处广东佛山 528000

基层街道办事处档案管理信息化建设

黄文琼

佛山市三水区西南街道办事处广东佛山 528000

将信息化技术应用于基层街道办事处档案管理中，能在极大程度上提升档案管理工作的效率与质量。本文结合实际研究,针对基层档案管理现状及存在的相关问题，提出了档案管理的信息化应对策略，以供相关人员参考借鉴。

基层；档案管理；信息化建设；策略

档案管理信息化建设是顺应时代的发展进步,对于完善档案管理工作具有非常重要的意义。当下基层街道办事处在档案信息化管理工作上已经取得了一定成效，但从如今的基本情况分析来看，仍然存在各样的问题和不足，一定程度上限制了档案管理信息化的进一步发展，为此，对基层档案管理信息化建设进行探究，通过有效的管理改进对策完善管理，是当下档案管理工作者的一项重要课题。

一、当今基层档案信息化建设中的基本情况及存在的问题

随着经济社会的快速推进，城镇经济得到了快速发展，各行各业都有显著的改观。基层档案管理工作也不例外。有很多问题需要解决。具体问题如下:

（一）基层档案的管理方式比较滞后。尽管配置了电脑，但是多数基层仍在沿用旧有档案管理模式，与信息化管理格格不入。而且，大部分档案为各级政府所下发的红头文件，对“三农”建设具有指导作用又具有实效性的科研型的文件资料少之又少，档案管理缺乏层级化和网络化管理的体系建设，基层档案信息化建设缺乏根基性及继续前进的动力。

（二）档案管理的设备不足且设施陈旧。大多数基层所配备的计算机都是几年前购置的，电脑配置低，无法运行复杂程序，导致电脑经常“死机”，致使档案管理软件无法正常使用，也无法安装扫描仪等高科技设备。这给档案的信息化管理带来极大的不便。而且，尽管有些基层已经对日常工作中的电子文件进行了分类收集与整理归档，但仍未建立能够覆盖整个基层的档案数据库管理系统。

（三）缺乏专业的管理人员。使用电脑的档案信息化建设要求有熟悉电脑的档案管理人员来操作，然而基层原来的档案管理人员，对传统的档案管理的理论与实践技能比较熟悉，但大多数对电脑操作并不熟悉，影响了基层档案信息化建设的进程。

（四）档案信息的开发利用率偏低。由于多年来基层档案多以各级政府下发的红头文件为主，因此经常因保密性而不能被公之于众，基层百姓也看不到，而基层百姓最关心的惠农文件也呈现断档局面，致使档案无法为基层百姓服务。另外，基层百姓居住比较分散，有些村庄离基层比较远，而有的档案管理人员又身兼数职，经常需要外出，造成档案室经常大门紧闭，这些都造成档案的利用率低下。

二、针对档案信息化管理问题的应对策略

（一）更新管理观念，树立现代化管理意识。基层档案管理人员应该与时俱进，学习先进的信息化管理理念，树立以人为本的工作方针，树立大局观念，紧紧抓住党和政府中心工作的核心内容，以基层百姓的需求为准绳，主动提供优质服务。而档案管理部门更应该不断更新服务观念，学习市场经济的理念，创新服务方式，拓宽服务领域，更新服务方式。基层档案管理工作是一项服务于社会主义精神文明建设的工作。因此，应该顺应时代的要求，将信息化建设放在重中之重的位置，最终将其纳入社会信息化建设整体布局。发挥其应该发挥的作用，明确其地位。

（二）对档案管理部门加大资金投入，并完善档案信息化的配套设施。响应党中央的号召，将资金用在正确的位置上。对档案管理来说，升级电脑配置，以适应档案管理软件的需求，完善其他配套设施，如扫描仪等。当然，在完善设施配备的同时，也要注意避免设备的重复购置，造成不必要的浪费。

（三）积极培训和引进相关专业人才。人才永远是最重要的资源。没有专业的人才，任何事业都无从谈起，档案信息化的管理工作更是如此。对基层档案管理部门来说，若人员充裕则可以通过培训、学习等方式对原有的档案管理人员进行培养，使其尽快掌握信息化专业知识。如果人员不足则可以通过政府的考录机制，引进档案信息化的专业人才。人才兴则万事兴，有了人力资源的保证，基层档案信息化建设就不再会举步维艰了。

（四）革新档案管理制度，建立新时代的档案信息中心。高科技产业的迅猛发展，带动了信息化建设的快速发展，对信息采集、保管和利用的方式也有相应的促进和改变。因此，档案管理工作人员的工作方式也要相应的改变。档案管理部门的管理制度也要顺势而为，顺应新变化和新形势，完善档案管理制度，规范工作流程。同时，要为群众着想，力求建成方便群众查阅、方便政务公开、档案保存方便快捷、具有地方产业特色的档案信息管理中心。充分发挥网络的不限地域、不限时间的巨大优势，实现专业化精准查询，为“三农”服务，为群众服务。使基层群众真正享受到信息时代的实惠。