高校工程档案全过程立体化管理初探

2016-11-27黄晓燕

决策与信息 2016年33期

关键词：立体化全过程工程项目

黄晓燕

上海交通大学基建处档案室 200240

高校工程档案全过程立体化管理初探

黄晓燕

上海交通大学基建处档案室 200240

随着我国教育事业的不断发展，高校的工程项目随之不断增多，基建投资也在日益增大，与此同时中央也出台了许多档案方面的新措施，比如档案数字资源建设、创新管理等等，因此这对各大高校工程档案的管理工作来说是一次巨大的挑战。工程档案对于高校在土地产权、资产管理、基础设施建设、工程项目处理以及经济纠纷等方面具有十分重要的意义，因此本文将对高校工程档案全过程立体化的管理进行分析研究，从而使高校得到更好的发展。

高校；工程档案；全过程管理；立体化管理

近几年，中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，上海市委办公厅、市政府办公厅印发《关于加强和改进新形势下本市档案工作的事实意见》，上海市档案局印发《深入贯彻〈关于加强和改进新形势下本市档案工作的事实意见〉的工作措施》，档案工作越来越受关注和重视。工程档案作为档案管理工作中不可或缺的一部分，是在工程项目的建设活动中直接形成的，真实记载和反映了工程项目建设的全过程，是工程项目质量评估和日后维护的重要依据。在新形势下加强高校工程档案的全过程立体化管理既是机遇更是挑战。

一、工程档案的特点

工程档案与一般档案相比，不仅具有原始记录性、价值性、信息性等特点，还具有以下一些独特的特点：第一个是专业性。不仅是在形成领域上面，在内容、性质上都有明显的专业特点；第二个是成套性。因为基建工程是一个相对独立的工程项目，这就使得它可以逐渐形成一系列具有规律性的相关文件；第三个是现实性。因为工程档案具有较强的现实使用性，因此在文件归档之后，它可以在很长一段时间内发挥现行效用。

二、高校工程档案现状

高校工程项目可分为基建项目和修缮项目。基建项目投资大、建设周期长、工艺复杂，其中涉及勘查、设计、土建、安装、智能建筑、节能等多方面的技术，从而产生了许多极为复杂的文件材料，为文件材料的收集、整理、归档带来了很大的难度。修缮项目与其说周期短，不如说时间紧，如每年暑期的学生公寓整修，仅仅一两个月，要完成大批量宿舍的维修工作，“麻雀虽小五脏俱全”，修缮工程的档案也会涉及小部分土建、装饰装修及水电风等安装内容。这使得工程档案归档质量存在以下几点共性问题：第一点，文件材料的内容质量偏低。由于一些文件材料不符合归档的基本要求，就使得这些文件不具有相应的法律效力，在出现纠纷时就会无据可依。第二点是文件归档不够规范。即文件材料的纸张大小、材质不统一，并且部分文字内容模糊不清，达不到归档的要求。第三点是档案与施工不同步，几乎所有工程项目的档案要晚于项目竣工后很长一段时间。第四点是对档案建设的不重视，只重视施工进程，不重视档案整理，使得文件资料不够全面。

三、加强高校工程档案全过程立体化管理策略

在实际的档案管理过程中，可实施“三步走”策略，加强高校工程档案全过程立体化管理。具体来说就是：第一步，工程与工程档案的管理要同步进行。工程档案是从工程的立项阶段就开始逐步形成的档案，其中包括立项、开工准备、可行性分析、评估、决策、计划、审批等全方面的内容。因此为了避免丢失归档材料的情况，档案管理者就应该及时建立工程档案，及时跟踪工程进度，掌握项目建设的第一手资料，了解项目开竣工等信息，从而保障工程档案的全面性。第二步，工程建设与档案材料的搜集、整理同步进行。从工程的计划安排阶段开始，一直到交付使用，期间所形成的所有文件资料都需要进行及时、系统的整理，并且要按照隶属管理对其进行排序归档，以此来确保基建档案的准确性、条理性。具体操作建议如下：项目正式开工之前，完成前期、设计阶段资料的收集、扫描工作；施工过程中，同步完成地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、建筑屋面、钢结构、建筑给水、排水及采暖、电气、智能建筑、通风与空调、电梯、建筑节能等每个分部（子分部）节点的纸质和数字化档案收集管理工作。过程中以合同为主线，根据“重视基建、强化修缮”、“突出重点、兼顾一般”等原则同步管理工程档案。第三步，工程验收与竣工材料验收同步进行。项目竣工时将资料从前期、设计、施工、验收四阶段分类，做到从分散到集中、从部分汇总到整体，做到不同参见单位、不同阶段、不同种类信息资源的优化整合。

除此之外，做到纸质到电子再结合声像的立体化管理，适应空间观念的根本性变革，实现从平面到立体的转变，针对如隐蔽工程的工艺制作及处理、拆除工程的前后面貌等，通过照片、视频等多媒体的过程跟踪拍摄及管理，能起到纸质材料无法比拟的效果，既能直观感受施工过程，保留了工程档案的权威真实性，也为档案编研、史料考证提供第一手材料，更使工程档案不再是冗长的文字、而是显得栩栩如生、有声有色。