浅谈计算机技术在档案信息管理中的应用

2016-11-27林永辉

决策与信息 2016年35期

关键词：网络化信息管理检索

林永辉

甘肃省临夏中学 731100

浅谈计算机技术在档案信息管理中的应用

林永辉

甘肃省临夏中学 731100

近年来，我国的计算机技术和网络技术得到了迅速的发展，并且在很多领域和行业都得到了广泛的应用，为人们的生活和工作带来了很大的便捷。计算机技术的发展为档案的信息资源管理创造了有利的条件，将其应用到档案信息管理中，实现了档案信息的现代化管理，满足现代社会对档案管理的要求。本文就计算机技术在档案信息管理中的应用进行探析。

计算机技术；档案管理；信息化

一、引言

现阶段，我国社会处于大变革的时代，信息和知识的重要性已经超过了能源和资产，档案是人们社会实践活动的历史记录，档案信息资源对社会进步以及生产力的发展具有重要的作用，因此档案信息部门应该加强对档案信息的管理，不断提升信息存储处理能力和信息控制能力，为社会提供良好的档案信息服务。为了实现这一目标，应该充分利用计算机技术。

二、计算机技术在档案信息管理中的优势

（一）实现档案管理自动化

计算机技术之所以得到广泛的应用，是因为其具有非常强大的信息处理能力，在信息的输入、存储和输出中都非常快捷，并且能够对数据进行一定的逻辑推理和判断。在档案信息管理中采用计算机技术，能够实现档案管理的自动化，对于信息管理的一般业务，包括档案检索、编辑、编目和出版等，都能够应用，提升工作效率，避免了传统档案管理中需要大量的人力资源、花费大量的时间和精力等问题，使档案管理更加便捷。

（二）档案信息数字化

将计算机技术、网络技术和通讯技术等通过各种硬件设备和软件设备的加工，可以研制出很多新的信息产品，实现了档案信息的数字化管理。采用各种新型的信息产品，改变了传统手工处理的纸质档案信息模式，向更快更高的方向发展，通过计算机技术的应用，可以开发出档案电子信息和信息产品，实现档案信息数字化。和纸质档案相比，数字化档案信息更容易保存和存储，查询、修改也更加便捷，档案信息可以通过网络快速传递。档案信息数字化大大提升了档案的利用率，充分发挥了档案的作用，为社会提供有用的档案信息。

（三）档案信息传递网络化

通过计算机技术的应用还实现了档案信息传递的网络化，充分发挥计算机技术的优势，运用计算机网络通讯技术，可以为将档案信息的检索方式由传统的联机检索、脱机检索向网络检索和智能检索的方向发展，从而实现档案信息的资源共享，促进信息资源传递的网络化。计算机网络化检索是一种更加高级的检索方式，由于人们对档案信息的需求量越来越大，同时提出了更高的要求，而通过计算机网络化检索就可以满足人们更高的要求，对档案信息资源进行提取、分类、分析、加工和应用等。

三、计算机技术在档案信息管理中的应用

（一）计算机技术在归档中的应用

在档案信息管理中应用计算机技术，能够有效提高档案信息资源收集的有效性，从而确保归档的及时性。在档案信息管理中，工作人员通过网络就能够对档案信息进行采集、核对、分析、修改、保存等，同时还能够将完成的电子文件通过网络及时发送到档案室，也可以直接在档案室对数据信息的数据进行录入，使归档更加便捷和快速。在传统的归档中，档案室约定时间统一收集档案资料，保存的档案信息都是上一期的，最新的档案资料都在不同部门的手中，因此档案室提供的信息具有一定的滞后性。通过计算机技术的应用，档案室可以通过网络对不同部门形成的文件进行采集和归档。通过这种形式归档，就能够节省大量的时间和精力，同时还能够确保档案信息的完整性。

（二）计算机技术在档案基础管理中的应用

计算机技术在档案基础管理中具有重要的作用。（1）首先可以利用计算机技术编制档案的检索工具，通过计算机技术将档案数据库中的数据按照实际要求自动编制案卷目录、分类目录和专题目录，对档案信息进行分类保存，保证数据的可靠性。（2）档案信息资源非常大，人们在查找档案时，可以根据实际需求的档案目录进行检索，根据不同档案著录项目中所标识的内容、形式特征进行检索，从而实现快速查找。（3）利用计算机技术还能够实现档案数据的快捷登记和管理，由于档案信息资源的种类、数据容量非常大，而计算机技术的数据处理能力非常高，可以在大容量的数据库中对各种数据进行登记和管理，对于信息的入库、出库和储存等都能够进行高效管理，实现档案和文件的调阅，保证档案数据便于查找，不易丢失。

（三）计算机在档案综合管理中的应用

计算机技术在档案的综合管理中也发挥着重要的作用，档案信息在网络上不断流动，因此一些高端的计算机技术也逐渐应用到档案管理工作中，实现档案数据的传输和共享，例如压缩技术、数据库技术等已经在档案综合管理中得到广泛应用。在实际的档案管理中，如果一些重要的档案信息需要备份或者传输，为了节省空间，就可以利用压缩技术对文件进行压缩处理，保证数据能够正常传输。在档案信息的归档和管理中，可以利用数据库技术对相关的数据进行归档和分类，建立数据库。档案管理人员在对档案信息进行管理时，如果对数据进行错误处理，可以使用数据恢复技术，针对数据失误的状况对这些数据进行及时恢复处理，提高数据的正确性。应用音频视频数据处理技术还能够对音频视频数据进行处理。