新时期人事档案管理存在的问题与对策研究

文/济宁市疾病预防控制中心 孔祥锦



新时期人事档案管理存在的问题与对策研究

文/济宁市疾病预防控制中心 孔祥锦

【摘要】本文就新时期人事档案管理工作的现状进行分析，指出其管理中存在的问题并且给出合理化的对策。

【关键词】人事档案管理；存在问题；措施

人事档案管理是我国人事管理制度、干部管理制度以及行政管理制度的重要组成部分。人事档案管理工作的有效运行对于整个行政管理制度的改革和发展产生了深远的影响。随着人事制度的不断更新，对人事档案管理工作也提出了更高的要求，为了进一步深化人事档案管理发展，拓宽人事档案管理范畴，充实人事档案管理内容，使其向着科学化和制度化方向发展，我们需要做好新时期的人事档案管理工作，改革目前人事档案管理中存在的弊端，使人事档案管理工作与档案工作同步有效地健康发展。

一、人事档案管理概念与基本内容

（一）人事档案管理概念。人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。人事档案在新的市场形势下，由于社会治理及单位管理内容和要求的变化，人事档案的内容也相应发生了巨大的变化，需要在新的板块中加以升级和更新。

（二）人事档案管理基本内容。建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括5部分：材料归档制度、检查核对制度、转递制度、保卫保密制度、统计制度。

1.材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求。其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。再次，在目录上补登材料名称及有关内容。最后，将新材料放入档案。

2.检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：①突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。②对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。③发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

3.转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的。

4.保卫保密制度。具体要求如下：①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。②库房备有必要的防火、防潮器材。③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

5.统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：①人事档案的数量。②人事档案材料收集补充情况。③档案整理情况。④档案保管情况。

二、人事档案管理中存在的问题

（一）对人事档案管理重视程度不够。由于受我国传统观念的影响，我国以前的人事档案管理工作比较片面，仅仅注重收集个人的家庭出身、政治面貌、社会关系以及受教育程度等基本材料，这些都已经很难跟上现在社会发展的步伐，更无法适应社会化发展的需要。当前一些单位对于人事档案管理工作的重视度不高，普遍认为档案管理工作只是简单的资料归档和收集工作，对于信息化的建设的重视程度低，这些都严重影响到了我国人事改革的进度，无法适应现代化管理的需要。

（二）档案利用繁琐、检索困难，神秘性依然严重。我国人事档案管理工作长期以来奉行的是内向型的封闭式管理，过分强调档案管理的政治性和保密性，忽视了档案管理的社会化作用。社会档案管理意识淡薄，人事档案管理工作思想保守，缺乏档案管理的服务宣传，无法给单位员工提供高效优质的服务。在实际工作中会出现档案查阅困难的问题，因而单位员工对人事档案充满神秘感和敬畏感，无法便捷地接触到个人的人事档案。

（三）信息数据库建设落后、信息共享性差。当前，我国在人事档案管理的信息化建设方面投入还不足，在数据库建设过程中还存在着数据录入不完整，数据更新及补充不及时，数据检查不到位等问题。另外由于网络安全不稳定性因素的影响，一些计算机网络犯罪、病毒、信息保存载体寿命还威胁着人事档案数据库的安全性。人事档案信息和网络建设的形式还不统一，人事档案信息管理的建设缺乏规范性和标准化，严重制约了人事档案的共享性，造成档案信息资源建设发展的滞后。

（四）人事档案信息管理缺乏高素质人员。在现代化信息技术飞速发展的时代，人事档案管理逐步走向了信息化处理，这对于档案管理人员的素质要求也变得越来越高。从总体上来看，我国人事档案信息化管理人员队伍整体素质偏低，人员专业素质和实践操作等能力的培养还有待加强。由于缺乏大量的档案管理复合型人才，加之档案管理人员培训力度不大，造成了我国兼备档案管理专业知识和计算机网络通信技术技能的人才大量匮乏，远远不能够满足新时期人事档案信息化管理的需要。

三、解决人事档案管理中存在问题的对策

（一）更新观念是做好管理工作的前提。当前，我国正处在改革全面开放和发展的新时期，传统的以保密为管理手段的档案管理模式已经不再适应档案管理工作的发展。因此，档案管理工作人员要切实转变思想观念，树立开放主动的服务意识，加强档案管理工作的创新性，从简单的收集归档观念转变成主动开放和利用档案的观念。在实际人事档案管理工作中，要坚持以人为本的理念，发挥档案管理人员的主动性，改革档案管理发展模式，使人事档案管理工作同人事工作得到同步发展，开创人事工作发展的新局面。

（二）改革陈旧落后的管理方式与手段。当前，人事档案管理工作方式和手段落后，严重制约了人事档案管理工作的发展，因此要逐步改革落后的管理模式，实现人事档案管理工作的科学化和现代化。比如可以通过添置必要的复印设备和计算机设备来加强人事档案管理的信息化建设，建立有效的人事档案管理系统，使人事档案资料能够及时有效地进行存档，可以通过系统进行及时输入和输出，提高档案的检索效率，快速准确地为人才开发和经济建设服务。另外要加强人事档案管理的分类化，做到从手工管理向智能化管理转变，注重人员对于人事档案信息化管理方法的掌握，有效提升管理的标准化。

（三）加强人事档案信息化管理的安全性。加强人事档案信息化管理的安全性需要从三个方面入手。首先，要建立完善人事档案管理信息的安全性法规，严格规范人事档案管理制度和安全标准，不断完善信息安全的保障体系。其次，要加强人事档案管理人员的安全性教育培训，从思想上增强人事档案管理人员的安全意识。最后，要加强人事档案管理操作的规范化管理，制定严格的操作规则和标准，并且加强完善人事档案信息化操作系统，加强系统的定期维护和更新。

（四）加强领导，提高档案人员的综合素质。人事档案管理工作是一项政策性和技术性比较强的工作，它集服务与保密性为一体。因此，各级单位领导要高度重视人事档案管理工作，把档案管理队伍建设作为工作的重点来对待。要建立档案管理领导小组，加强对档案管理人员的检查和监督，从制度上规范档案管理人员的工作。同时还要加强人事档案管理人员的技能培训，加强人事档案管理人员职业技能培训，通过开展一系列活动来增强档案管理人员队伍技能水平，用科学的思想来武装档案管理人员的头脑，使其树立正确的世界观和价值观，恪守档案管理的工作纪律，严格执行《档案法》规定。通过不断地学习和实践来提高档案管理人员的整体素质，发挥人事档案管理人员应有的作用。

综上所述，随着新时期现代管理理念和实践的不断发展，对于当前人事档案管理工作的要求也不断严格。因此，从人事档案信息适度公开的角度探讨改革的新突破，不仅可以加强和改善人事档案管理工作，促进人事档案的制度化、法制化和科学化，更好地服务民生，为和谐社会建设服务，还可以从新的角度和领域延伸和扩展人事档案的内涵，丰富档案学研究的内容，进而以更广阔的视野认识人事档案的社会功能，提升人事档案的社会价值。

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