信息化背景下勘察设计单位的档案管理工作

2016-11-26陕西工程勘察研究院吕馨

办公室业务 2016年10期

文/陕西工程勘察研究院吕馨

信息化背景下勘察设计单位的档案管理工作

文/陕西工程勘察研究院吕馨

【摘要】在近些年来，我国的经济社会发展水平不断提高，信息化发展水平和发展速度加快，这些都为我国的档案管理工作带来了良好的发展机遇。进一步提高了我国档案管理工作的专业化和数字化水平，使整体经济性增强。但是，就目前来看，勘查单位的档案管理工作还是无法与社会经济发展水平相适应，所以本文对信息化背景下的勘查设计单位档案管理进行了深入分析，对我国的勘查单位档案管理工作完善具有重要指导意义。

【关键词】信息化；勘察设计单位；管理

近些年来，伴随着我国工程技术的不断发展，我国的勘查设计工作也取得了一定的进步。档案管理在勘查设计单位的日常工作中作用明显。勘查设计单位的档案主要内容包含了两个部分：科技档案管理部分以及人事档案管理部分。科技档案主要是勘查单位在实际的项目勘查及设计过程中形成的重要档案类别，属于一类有重要知识信息价值的资源，科技档案属于勘查设计单位进步发展过程中的重要研究依据。

一、信息化环境对档案管理工作的影响

（一）档案的经济化。伴随着我国信息化发展水平的提高，经济发展速度不断加快，我国勘查设计单位的整体工作流程和工作方式也发生了很多调整和革新，同时我国的传统档案管理模式和管理观念也发生了很大变化。目前，我国的主要档案管理形式与传统档案管理相比较最大的不同就在于信息化环境下，我国的档案管理逐渐与单位发展相结合，从而逐步发展成为勘查设计以及管理的重要环节之一。档案管理的经济性革新为未来的档案发展提供了重要的创新依据和目标。

（二）档案的专业化。在我国的市场经济社会发展过程中，整体的信息流通速度加快，从而进一步促进了勘查设计单位整体档案管理水平专业性提高，规范化发展进步速度加快。由于档案本身就是在长期的经济管理活动中形成的，所以，档案的实际内容通常较为复杂、种类繁多，在信息化的发展进步背景下，我国的大部分地区已经建立起了完善系统的计算机网络系统，这为档案管理的专业化发展提供了良好的平台和条件。

（三）档案的数字化。伴随着我国计算机技术的不断推广，整体的信息技术水平不断提高。现代大部分企业已经形成了办公自动化系统，建立起了现代化的信息管理方案。由此，大部分的档案管理也由传统的纸质档案管理转变为了电子信息化的档案管理，档案管理的主要载体也由纸质资料转变为了电子信息资料。我国从2006年开始实行企业的电子档案管理，由此成为我国企业档案数字化发展的开端。

二、信息化环境下的档案管理工作存在的问题

到目前为止，我国的整体档案管理发展仍然处于转型发展阶段，因此，实际的发展在信息化进步的大背景下很容易出现问题和不足。部分部门由于工作管理不到位，仅仅为了完成暂时工作而没有考虑到档案的长期管理，对于部门的重要资料信息收集和移交混乱，这很容易导致档案管理出现无序和分散的问题，难以很好地实现档案管理的规范化和科学化发展。此外，由于部分档案管理工作人员对于档案管理应用重视程度不够，导致了档案管理工作长期得不到创新。

三、信息化环境下提高勘查单位档案管理的措施

（一）提高档案管理人员专业水平。档案管理工作人员的工作水平会对勘查设计单位的档案管理工作开展实施的质量造成重大影响，档案管理工作主体在于人，对于科技档案和人事档案管理都需要档案管理人员专业水平较高，尤其是科技档案有较强的专业性，很多内容需要档案管理人员根据相关的科技档案内容进行分类。因此，勘查设计单位对于档案管理人员的入职人员进行严格筛选，选择专业素质较高同时服务管理意识优良的合格人才。

（二）全面落实现代化管理方法。在现代化管理方式落实的过程中需要做到以下几点：第一，保证管理机制的流畅性，只有保证流畅的管理机制发挥作用，才能建立起完善的档案管理责任分配制度，从而进一步保障档案管理部门与其他部门的工作协调和相关性。第二，应用现代化的管理设备。良好的设备是管理实施的重要基础前提。应该根据实际的现代档案管理需要进行档案管理设备调整，进而完善设备功能，实现档案管理工作的信息化发展进步。

（三）推进档案信息化。在档案信息化建设过程中，应该建立起完善的档案管理电子信息系统，信息技术在档案管理工作中的作用不可忽视。通过信息技术的应用可以大大提高档案管理工作实践的效率，利用信息化管理平台实现资源信息实时共享。